Werk & Studie alle pijlers

Signaalfunctie?

22-09-2014 20:45 10 berichten
Alle reacties Link kopieren
Hoi,



Graag zou ik weten hoe jullie met bepaalde signalen op de werkvloer omgaan. Wat achtergrondinformatie; ik ondersteun een aantal leidinggevenden in een non-profit organisatie. De functie in deze vorm, de organisatiestructuur en omvang van de organisatie zijn nieuw voor mij; ik kom uit een kleine, commerciële organisatie. Ik ben dus nog best wel zoekende naar mijn rol, ook buiten het signaleren om.



Door mijn werk signaleer ik weleens wat; onvrede, gerommel en gemor onder collega's. Soms richting de leidinggevenden, soms onder collega's onderling. Ik heb eerder een leidinggevende geïnformeerd over iets dat speelde. Mijn overweging daarbij was dat diens functioneren onterecht ter discussie werd gesteld en ik ervoor vreesde dat als het niet tijdig en goed aangepakt zou worden, diens positie onder druk kwam te staan. Ik vond dit erg moeilijk en heb uitgelegd dat ik voor een dilemma stond, want waar ligt de grens tussen signaleren en roddelen? Mijn leidinggevenden hebben daarop onverkort aangegeven dat zij er juist op vertrouwen dat ik dit soort signalen deel.



Even voor de goede orde; ik word niet ingezet als "spion" , dat wordt ook niet verwacht. Het gaat om bepaalde zaken die ik signaleer en die zakelijk van aard zijn en dus consequenties voor het bedrijf, op welke laag dan ook zouden kunnen hebben. Dat kan gaan om geroddel waardoor een collega in slecht daglicht komt te staan of een collega die sociaal onbewust buitengesloten wordt.



Sorry, beetje lang verhaal geworden, maar ik wou een duidelijk beeld schetsen. Nu mijn vraag; hoe hou ik deze "rol" zuiver? Ik merk dat ik moeite heb dit aan te geven, omdat ik er soms gewoon geen zin in heb (bah, gezeur, wil erbuiten blijven) en niet de brenger van vervelend/negatief nieuws wil zijn. Ik ben soms dagen aan het wegen en wikken of ik iets wel of niet moet vertellen.



Hoe bepalen jullie dat?
Signaleer je zo vaak iets dan?
Is het bij iedereen, dus niet alleen bij de managers, duidelijk dat jij die rol vervult? Dat lijkt me een voorwaarde om de rol "zuiver" te houden.



Vraag aan de medewerkers (van alle lagen) wat ze van je verwachten. Gewoon letterlijk "Wat verwacht je van mij?"



Stel protocollen op over hoe je gaat handelen in verschillende situaties en bespreek die protocollen met je leidinggevende en met de mensen die met jou in die rol te maken hebben en krijgen. Zodat duidelijk is wat voor stappen je gaat nemen en wat ze van jou kunnen verwachten. Je begeeft je namelijk nogal op glad ijs daarom zou ik de boel goed formaliseren en afkaderen.
Alle reacties Link kopieren
Herkenbaar. Ik denk dat je na een tijdje een soort radar of intern afweegmechanisme ontwikkelt. Bedenk goed wat je zou willen dat een ander zou doen als de signalen jou zouden betreffen en zorg vooral dat je dicht bij jezelf blijft. Het helpt ook je te realiseren dat jij niet verantwoordelijk bent voor al het gesignaleer. Weeg het af met een gezond verstand
Ik ben 't nog steeds :-)
Heb je je wel eens afgevraagd of je wel zo geschikt bent voor deze baan als je dit zo moeilijk vindt? Of is het niet zo'n belangrijk onderdeel van je werk?
Alle reacties Link kopieren
@ copacabana, dat valt volgens mij wel mee. Ik denk dat ik iets "dichter" bij het vuur zit.



@ vlinder, goede vraag! Nee, ik denk niet dat dat zo expliciet bij alle medewerkers bekend is. Maar het is ook niet een onderwerp dat zich leent voor zo'n open gesprek. Ik denk wel dat men zich ervan bewust is dat ik een bepaalde vertrouwenspositie heb. Ik vind je suggestie over protocollen een goede, maar ik denk dat dat praktisch niet uitvoerbaar is. Wat ik wel probeer te doen is duidelijk stelling/afstand nemen.



@ Wren, duidelijk. En dat probeer ik "steeds" te doen. Afgaande op die criteria kan ik niet anders dan het vertellen. Maar ik vind het verdomde moeilijk. Fijn dat je zegt dat ik niet verantwoordelijk ben voor wat ik signaleer Ik begin ook te twijfelen aan mezelf; ben ik niet te gevoelig? Acteer ik niet te snel? Ben ik niet te doemdenkerig ingesteld? Als je signaleert, leg je het op het bordje van de ander. Als die nu te snel acteert, ben ik ook verantwoordelijk voor gevolgen.





Goed vraag Honeymoonquiz. Het is een nieuwe baan in een voor mij totaal nieuwe wereld met een onbekend product. Dus de tijd zal dat moet uitwijzen. Ik denk dat ik goed ben in het sec ondersteunen, maar dit is een element dat erbij bijgekomen is, zo in korte tijd gegroeid is. Het is niet mijn hoofdtaak.
Alle reacties Link kopieren
Het is altijd een dilemma en dat zal altijd zo blijven. Als je langer in de organisatie werkt leer je vanzelf wat wel en niet belangrijk is. Met mijn twintig jaar ervaring als ondersteuner van diverse managers vind ik het ook soms nog een moeilijke afweging. Niet alle signalen geef ik door, maar wel die, die tegen het organisatiebelang en beleid ingaan. En soms wik en weeg ik wel weken... vraag aan jouw leidinggevende (n) wat zij belangrijk vinden om te horen. En neem dat als leidraad. Sterkte en wijsheid!
leef, geniet en eet!
Alle reacties Link kopieren
Je hoeft niet op elke roddel en gemopper in te gaan en door te vertellen. Wat belangrijk is, is dat je het eerst terug legt bij de medewerker. "ik hoor dat je problemen hebt met die en die, heb je dat al eens aangekaart" of aan de vergadertafel "jongens, jullie zitten de hele tijd te mopperen over dat en dat, maar is er ook iemand die er concreet iets aan doet? "

Met alleen maar doorbrieven ondermijn je je eigen positie. De medewerkers zullen je niet meer vertrouwen en je ook niets meer vertellen. Het neigt al snel naar doorbrieven en roddelen ipv signaleren.



Ik heb in ieder geval ook een collega die vanuit zijn functie als verzuimcoordinator / arbomedewerker een hoop hoort wat in vertrouwen wordt verteld en vervolgens op een drafje naar de leidinggevende gaat "wat hij heeft een signaalfunctie" uhuh. Ik vind in ieder geval dat wat je in vertrouwen wordt verteld je ook bij je houd en niet doorklept. Een ding weet ik zeker, ik vertel hem helemaal niets meer, binnen no time weet mijn leidinggevende het. Soms is gewoon lekker kunnen roddelen en van je af praten ook gewoon nodig.
Jouw rol is dus onduidelijk voor jou, maar ook voor jouw collega's.

Als die collega's het idee hebben dat jij gewoon '1 van hun' bent, dan zullen ze zich, terecht, verraden voelen als blijkt dat jij dingen doorbrieft.



Ik denk dat het duidelijk is dat bepaalde dingen niet besproken en geuit zullen worden als men weet dat er kans dat jij dit gaat bespreken met de leiding. Wees transparant in jouw taak, nu ben je inderdaad een soort mol, of je dat nu wilt of niet.
Een signaalfunctie is iets anders dan roddelen. Het gaat er om dat je radars jouw uit hebt staan en daar iets mee doet wanneer nodig. Als er onvrede is, en je zegt "Ik hoorde Pietje zeggen tegen Marietje.." dan wordt het al snel roddelen. Als je zegt "Joh, er lijkt een hoop onrust te zijn over dat nieuwe plan/product/etc" dan wordt het al een ander verhaal. Als je dat op de juiste manier doet, dan zal niemand daar boos om worden, want je beschadigt niemand. Sterker nog, dan heb je kans dat mensen jou op een gegeven moment zelfs als doorgeefluik gaan gebruiken (en dan moet je daar weer voorzichtig mee zijn, want beter is het dat mensen zelf transparant zijn).



En de basisregel is: probeer mensen eerst zelf te bewegen om problemen op te lossen. Een signaalfunctie hoeft pas in werking te treden wanneer dat niet gebeurt en het wel nodig is dat er iets gebeurt.

Dit is een oud topic. Het topic is daarom gesloten.
Maak een nieuw topic aan om verder praten over dit onderwerp.

Terug naar boven