Meerdere vergaderverzoeken aan een groep

13-03-2015 08:15 42 berichten
Alle reacties Link kopieren
Ik zit met een vraagje.



Ik wil voor mijn werk, op verzoek van 1 van de mensen, een groep van 30 mensen meerdere vergaderverzoeken sturen. We hebben nl 2x per maand een vergadering (helaas geen terugkerend patroon, dus allemaal apart invoeren). Dit zijn dus ca 20 data.



Als ik per datum dus 30 mensen uitnodig en dat x 20, krijg ik dan 600 maal een "geaccepteerd-bericht" in mijn mailbox? Of " geweigerd" natuurlijk. Want daar zit ik natuurlijk niet op te wachten.

Het idee was dat men zich dan makkelijk kon afmelden via de agenda ipv een mail te sturen. Maar voor mijn mailbox betekent het alleen maar veel onnodige mails zoals ik het zie.



Heb ik het goed of werkt het niet zo?
Www.datumprikker.nl
Die mails zijn toch zo verwijderd? Ik klik zelf meestal aan om wel te accepteren, maar geen bevestiging te sturen naar de organiserende partij. Als je outlook gebruikt kan diegene in een overzichtje zien wie er al geaccepteerd hebben.
quote:TheHorseWithNoName schreef op 13 maart 2015 @ 08:18:

Www.datumprikker.nlDatumprikker werkt prima als je uit meerdere optics er eentje wilt kiezen, maar dit gaat (als ik het goed begrepen heb) om een serie bijeenkomsten waarvan de data vaststaan. Bovendien staat het imho niet zo professioneel en is het niet gelinkt aan de agenda.
quote:erizo schreef op 13 maart 2015 @ 08:22:

[...]





Datumprikker werkt prima als je uit meerdere optics er eentje wilt kiezen, maar dit gaat (als ik het goed begrepen heb) om een serie bijeenkomsten waarvan de data vaststaan. Bovendien staat het imho niet zo professioneel en is het niet gelinkt aan de agenda.Ik weet niet hoe professioneel het moet zijn. Als je in een bedrijfsomgeving zit is de oplossing nog veel simpeler: open een nieuw outlook-account "vergadering"
Alle reacties Link kopieren
Zet in de mail dat ze moeten accepteren of weigeren, maar zonder jou hiervan op de hoogte te stellen (kun je aanvinken, dat scheelt waarschijnlijk al 400 mail. Dan heb je alsnog een groep mensen die gewoon niet lezen. Die bevestigingen komen in je inbox en door te sorteren op soort mail kan je ze in 1 handomdraai verwijderen (selecteren, delete)
Alle reacties Link kopieren
Maak regels in je mailbox en verplaats alle bevestigingen automatisch naar een aparte map.
Wat Nimbus zegt; of de optie response options uitvinken.
Alle reacties Link kopieren
quote:nimbus schreef op 13 maart 2015 @ 08:54:

Maak regels in je mailbox en verplaats alle bevestigingen automatisch naar een aparte map.Dit. Werkt prima
"Hey baby girl, you're on speaker so behave" (© Derek Morgan)
Alle reacties Link kopieren
Oke, dank voor jullie antwoorden.



Dan is het dus zo dat áls iedereen alles zou accepteren, ik inderdaad 600 berichten krijg. Tuurlijk kan ik die groeperen en verwijderen, maar het is voor mij onhandiger en meer werk.



En als iemand dan de optie aanzet om geen bevestiging naar mij te sturen (wat mij dus mails scheelt), dan weet ik dus in feite niet of iemand kan. Toch?



Datumprikker kan niet, het is echt de bedoeling dat iederen het in zjn agenda dan heeft staan, en dmv "weigeren" of "afspraak uit agenda verwijderen" zich kan afmelden.



Nu stuur ik, als organisator, iedereen een overzicht met de vergaderdata, en eenieder zet het zelf in zijn agenda of laat dat door zijn/haar secretaresse doen. Is dus 1 mail versturen. Is iemand verhinderd, dan meldt hij/zij zich telefonisch of per mail bij mij af.

Nu keeg ik het verzoek van één van hen om het dus via vergaderverzoeken te doen. Maar dit betekent dus voor mij veel meer werk. Eerst al 20x vergaderverzoek maken met 30 genodigden + nog eens alle reacties erop bijhouden.

Hoe zouden jullie dit aanpakken dan? Zouden jullie meegaan met het verzoek?
Alle reacties Link kopieren
Natuurlijk zou ik meegaan in dat verzoek. Jij moet het toch in je agenda zetten. Onbegrijpelijk dat je daar over aarzelt. Ik weet niet wat je functie is, hier zou ik als ik dat zelf teveel werk zou vinden dat proberen over te dragen aan een secretaresse of ondersteuner. Als dat juist jouw baan is, dan hoort het gewoon bij je werk. Als een secretaresse of ondersteuner dit bezwaar zou hebben dan zou ik uitleggen hoe regels in Outlook werken.
Alle reacties Link kopieren
Het is maar een vraag. Ik vind het nl. veel omslachtiger.

Ik weet ook nog niet of de rest van de groep dit ook wil hoor, en dan vind ik het helemaal omhandig. Als ik het voor 13 man wel moet doen bijv en de rest zet het er gewoon zelf in,

heb je nog geen overzicht.



Maar ik vroeg me gewoon af of ik het goed had.

En hoe gaan andere mensen met zulke bijeenkomsten, plannings- en agendatechnisch om? Werken jullie ook allemaal via die vergaderverzoeken of zet de groep mensen het zelf in hun agenda?
Alle reacties Link kopieren
quote:mamaonbekend schreef op 13 maart 2015 @ 10:05:

Het is maar een vraag. Ik vind het nl. veel omslachtiger.





Tja 30 mensen moeten een vergadering in hun agenda zetten, en jou mailen of ze kunnen. Of jij zet het in de agenda en 30 mensen klikken alleen aan of ze wel of niet aanwezig zijn.



Als ik jouw baas zou zijn dan had je de langste tijd voor mij gewerkt.
Alle reacties Link kopieren
Dit heeft ook nog gelijk als voordeel dat als jij de afspraak opent in je agenda dat je gelijk 1 overzicht hebt van wie geweigerd of geaccepteerd heeft.
Alle reacties Link kopieren
quote:nimbus schreef op 13 maart 2015 @ 10:08:

Als ik jouw baas zou zijn dan had je de langste tijd voor mij gewerkt.



Beetje kort door de bocht, niet? Jij kent de werkwijze binnen ons bedrijf toch niet?

In principe is iedereen verplicht bij die bijeenkomsten aanwezig te zijn, en zit er wel énige lijn in de structuur. Afzeggen is dus ook alleen de bedoeling als het echt niet anders kan. Dus ik krijg geen 20 afmeldingen per vergadering ofzo, dat is een enkeling hooguit.



Maar ik stel gewoon een vraag en ben even benieuwd hoe anderen dit aanpakken...en bytheway: mijn baas is zeer tevreden over mij hoor.
Ik zou voor iedere bijeenkomst een apart mapje aanmaken, en gelijk als je een antwoord krijgt deze in het betreffende mapje zetten. In de vergadering zelf kun je een overzicht zien van wie er heeft geaccepteerd en wie (nog) niet.
Alle reacties Link kopieren
Ik ga het eens overdenken en met mijn lg bespreken. Dank allemaal.
Alle reacties Link kopieren
quote:nimbus schreef op 13 maart 2015 @ 08:54:

Maak regels in je mailbox en verplaats alle bevestigingen automatisch naar een aparte map.Dit is voor het voorbeeld dat je geeft de beste oplossing, klantgericht naar de mensen toe en overzichtelijk voor jezelf.
Denk aan de egels en eekhoorns in de herfst en winter.
quote:mamaonbekend schreef op 13 maart 2015 @ 12:08:

Ik ga het eens overdenken en met mijn lg bespreken. Dank allemaal.Waarom met je lg bespreken? Dit is toch jouw werk?
Alle reacties Link kopieren
Ik zou de reacties/acceptaties etc meteen verwijderen. Je kunt in je eigen agenda in de vergadering gewoon zien wie er geaccepteerd heeft en wie er geweigerd heeft.
Alle reacties Link kopieren
quote:mamaonbekend schreef op 13 maart 2015 @ 10:23:

[...]





Beetje kort door de bocht, niet? Jij kent de werkwijze binnen ons bedrijf toch niet?

In principe is iedereen verplicht bij die bijeenkomsten aanwezig te zijn, en zit er wel énige lijn in de structuur. Afzeggen is dus ook alleen de bedoeling als het echt niet anders kan. Dus ik krijg geen 20 afmeldingen per vergadering ofzo, dat is een enkeling hooguit.



Maar ik stel gewoon een vraag en ben even benieuwd hoe anderen dit aanpakken...en bytheway: mijn baas is zeer tevreden over mij hoor.Ik had al eerder aangegeven dat ik je eerst zou uitleggen als je baas hoe regels in Outlook werken. Als je dan nog steeds vindt dat jouw tijd belangrijker is dan die van 30 anderen, dan zou ik het gehad hebben. Ik snap ook nog steeds niet wat je functie is. Is die ondersteunend dan hoort iets dergelijks mijns inziens gewoon bij je werk. Ben jij toevallig degene die de vergadering organiseert dan zou je dit toch kwijt moeten kunnen bij iemand die ondersteunende werkzaamheden doet (zodat hij of zij die mailtjes in zijn mailbox krijgt).
Alle reacties Link kopieren
Dames, dank! Ik weet voldoende. Slotje!
quote:mamaonbekend schreef op 13 maart 2015 @ 14:45:

Dames, dank! Ik weet voldoende. Slotje!



Zo werkt dat hier niet. Ten eerste lezen de mods niet alles dus moet je je verzoek in het modtopic op de overig pijler doen. Daarnaast is het beleid dat er niet zomaar topics dicht gaan omdat jij er klaar mee bent. Een ander kan er nog vragen over hebben.



Wel fijn dat je nu voldoende weet!
Alle reacties Link kopieren
quote:mamaonbekend schreef op 13 maart 2015 @ 14:45:

Dames, dank! Ik weet voldoende. Slotje!

Ik ben ook nog heel benieuwd naar je functie.

Agendaverzoeken in Outlook zijn echt superhandig. En de tips zijn al gegeven: stel een regel in dat de antwoorden automatisch naar een apart mapje gaan (prullenbak bijv. ) en kennelijk kan je ook uitzetten dat mensen reageren.
Een volk dat voor tirannen zwicht, zal meer dan lijf en goed verliezen, dan dooft het licht
Alle reacties Link kopieren
Oh, de secretaresse van mijn afdelingshoofd doet het ook per mail: willen jullie dan en dan dit in je agenda zetten. Zo irritant.

Stuur gewoon een vergaderverzoek, is ook makkelijker met wijzigen.



Ik snap dat het voor haar irritant is om 60 x een response te krijgen, maar het is nog veel irritanter voor mijn afdelingshoofd dat de helft van zijn afdeling er niet is omdat ze het mailtje niet hebben gezien, of het niet in de agenda hebben gezet, of dat er wat gewijzigd is wat de helft niet gezien heeft.

En in Outlook kun je heel goed groeperen en deleten.
never a failure, always a lesson

Dit is een oud topic. Het topic is daarom gesloten.
Maak een nieuw topic aan om verder praten over dit onderwerp.

Terug naar boven