Digi
alle pijlers
Meerdere vergaderverzoeken aan een groep
vrijdag 13 maart 2015 08:15
Ik zit met een vraagje.
Ik wil voor mijn werk, op verzoek van 1 van de mensen, een groep van 30 mensen meerdere vergaderverzoeken sturen. We hebben nl 2x per maand een vergadering (helaas geen terugkerend patroon, dus allemaal apart invoeren). Dit zijn dus ca 20 data.
Als ik per datum dus 30 mensen uitnodig en dat x 20, krijg ik dan 600 maal een "geaccepteerd-bericht" in mijn mailbox? Of " geweigerd" natuurlijk. Want daar zit ik natuurlijk niet op te wachten.
Het idee was dat men zich dan makkelijk kon afmelden via de agenda ipv een mail te sturen. Maar voor mijn mailbox betekent het alleen maar veel onnodige mails zoals ik het zie.
Heb ik het goed of werkt het niet zo?
Ik wil voor mijn werk, op verzoek van 1 van de mensen, een groep van 30 mensen meerdere vergaderverzoeken sturen. We hebben nl 2x per maand een vergadering (helaas geen terugkerend patroon, dus allemaal apart invoeren). Dit zijn dus ca 20 data.
Als ik per datum dus 30 mensen uitnodig en dat x 20, krijg ik dan 600 maal een "geaccepteerd-bericht" in mijn mailbox? Of " geweigerd" natuurlijk. Want daar zit ik natuurlijk niet op te wachten.
Het idee was dat men zich dan makkelijk kon afmelden via de agenda ipv een mail te sturen. Maar voor mijn mailbox betekent het alleen maar veel onnodige mails zoals ik het zie.
Heb ik het goed of werkt het niet zo?
vrijdag 13 maart 2015 20:02
Ah, secretaresse inderdaad heb ik inmiddels gezien.
Dus jouw taak om zo goed mogelijk de afspraken in te plannen.
Dan zou ik me toch maar eens snel gaan verdiepen in de mogelijkheden van Outlook waaronder het instellen van regels e.d.
En wist je dat er verschillende terugkeerpatronen zijn? Je kan ook kiezen voor 'elke laatste maandag van de maand' en dat soort opties. Er zit vast wel een patroon in de afsprakenreeks...
Dus jouw taak om zo goed mogelijk de afspraken in te plannen.
Dan zou ik me toch maar eens snel gaan verdiepen in de mogelijkheden van Outlook waaronder het instellen van regels e.d.
En wist je dat er verschillende terugkeerpatronen zijn? Je kan ook kiezen voor 'elke laatste maandag van de maand' en dat soort opties. Er zit vast wel een patroon in de afsprakenreeks...
Een volk dat voor tirannen zwicht, zal meer dan lijf en goed verliezen, dan dooft het licht
zaterdag 14 maart 2015 08:15
Wat ik me afvraag: kun je ook een kopie maken van een afspraak? Stel je moet 20 identieke afspraken inplannen waar geen patroon in zit, moet je dan telkens een nieuwe afspraak maken en daar de gegevens inzetten? Ik weet dat je van een mailtje kopieën kunt maken, kan dat bij een afspraak ook waarvan je dan later datum en tijd aanpast?
Poep, wie heeft jou gescheten?
zaterdag 14 maart 2015 11:32
quote:fireandice schreef op 13 maart 2015 @ 20:00:
Oh, de secretaresse van mijn afdelingshoofd doet het ook per mail: willen jullie dan en dan dit in je agenda zetten. Zo irritant.
Stuur gewoon een vergaderverzoek, is ook makkelijker met wijzigen.
Als een secretaresse haar werk graag afschuift, is de tegenvraag: waarom hebben we dan een secretaresse?
Mijn standaardantwoord in dit soort situaties: stuur maar een vergaderverzoek
Oh, de secretaresse van mijn afdelingshoofd doet het ook per mail: willen jullie dan en dan dit in je agenda zetten. Zo irritant.
Stuur gewoon een vergaderverzoek, is ook makkelijker met wijzigen.
Als een secretaresse haar werk graag afschuift, is de tegenvraag: waarom hebben we dan een secretaresse?
Mijn standaardantwoord in dit soort situaties: stuur maar een vergaderverzoek
zaterdag 14 maart 2015 13:21
Als ik 30 man moet uitnodigen dan maak ik een mailgroep aan. En ja, dan wordt het 20x een vergaderverzoek sturen. Je kunt idd vragen om te accepteren zonder antwoord. Jij kunt vervolgens (als je de uitnodiging opent) onder controleren en traceerstatus weergeven wie er allemaal al wel of niet heeft geaccepteerd.
Plus, het staat dan bij iedereen alvast in de agenda en niemand die kan zeggen dat hij/zij niks van de afspraak af wist.
Plus, het staat dan bij iedereen alvast in de agenda en niemand die kan zeggen dat hij/zij niks van de afspraak af wist.
wij slapen nooit.
zaterdag 14 maart 2015 14:53
quote:louise1 schreef op 14 maart 2015 @ 08:15:
Wat ik me afvraag: kun je ook een kopie maken van een afspraak? Stel je moet 20 identieke afspraken inplannen waar geen patroon in zit, moet je dan telkens een nieuwe afspraak maken en daar de gegevens inzetten? Ik weet dat je van een mailtje kopieën kunt maken, kan dat bij een afspraak ook waarvan je dan later datum en tijd aanpast?
Ja, je kunt een afspraak kopiëren:
- Zet de eerste afspraak in de agenda
- Selecteer deze afspraak en CTRL-C
- Ga naar de volgende datum en CTRL-V
Het klinkt simpel, maar zo simpel is het dus ook
Wat ik me afvraag: kun je ook een kopie maken van een afspraak? Stel je moet 20 identieke afspraken inplannen waar geen patroon in zit, moet je dan telkens een nieuwe afspraak maken en daar de gegevens inzetten? Ik weet dat je van een mailtje kopieën kunt maken, kan dat bij een afspraak ook waarvan je dan later datum en tijd aanpast?
Ja, je kunt een afspraak kopiëren:
- Zet de eerste afspraak in de agenda
- Selecteer deze afspraak en CTRL-C
- Ga naar de volgende datum en CTRL-V
Het klinkt simpel, maar zo simpel is het dus ook
Beter onvolmaakt en echt dan gemaakt volmaakt - Beati pauperes spiritu
zaterdag 14 maart 2015 14:56
@mamaonbekend, ik zou niet blij zijn met jou als je het op die manier doet zoals je in je OP voorstelt.
Dan maar 600 mailtjes met acceptaties of weigeringen in je mailbox. Ook die kun je in één keer selecteren en verwijderen.
Kleine moeite voor jou.
Op de door jou voorgesteld manier maak je het voor alle deelnemers alleen maar ingewikkeld en loop je ook een grote kans dat zij het niet of niet juist noteren in hun agenda.
Dan maar 600 mailtjes met acceptaties of weigeringen in je mailbox. Ook die kun je in één keer selecteren en verwijderen.
Kleine moeite voor jou.
Op de door jou voorgesteld manier maak je het voor alle deelnemers alleen maar ingewikkeld en loop je ook een grote kans dat zij het niet of niet juist noteren in hun agenda.
Beter onvolmaakt en echt dan gemaakt volmaakt - Beati pauperes spiritu
zaterdag 14 maart 2015 17:22
quote:louise1 schreef op 14 maart 2015 @ 08:15:
Wat ik me afvraag: kun je ook een kopie maken van een afspraak? Stel je moet 20 identieke afspraken inplannen waar geen patroon in zit, moet je dan telkens een nieuwe afspraak maken en daar de gegevens inzetten? Ik weet dat je van een mailtje kopieën kunt maken, kan dat bij een afspraak ook waarvan je dan later datum en tijd aanpast?
Je kunt ook afspraken forwarden naar nieuwe deelnemers.
Tips en trucs zijn ook te vinden via de LinkedIn groepen secretaresse/management assistente etc, of gebruik een zoekfunctie. Inschrijven op nieuwsbrieven helpt ook.
Nadeel van Outlook vind ik, is dat je niet dezelfde afspraak op verschillende data kunt inplannen. Hooguit via een vast terugkeerpatroon. Hiervoor hadden we een mailprogramma (Groupwise dacht ik), dat dat wel kon. Ideaal.
Wat ik me afvraag: kun je ook een kopie maken van een afspraak? Stel je moet 20 identieke afspraken inplannen waar geen patroon in zit, moet je dan telkens een nieuwe afspraak maken en daar de gegevens inzetten? Ik weet dat je van een mailtje kopieën kunt maken, kan dat bij een afspraak ook waarvan je dan later datum en tijd aanpast?
Je kunt ook afspraken forwarden naar nieuwe deelnemers.
Tips en trucs zijn ook te vinden via de LinkedIn groepen secretaresse/management assistente etc, of gebruik een zoekfunctie. Inschrijven op nieuwsbrieven helpt ook.
Nadeel van Outlook vind ik, is dat je niet dezelfde afspraak op verschillende data kunt inplannen. Hooguit via een vast terugkeerpatroon. Hiervoor hadden we een mailprogramma (Groupwise dacht ik), dat dat wel kon. Ideaal.
wij slapen nooit.
zaterdag 14 maart 2015 17:49
quote:iceteapeach schreef op 14 maart 2015 @ 17:22:
[...]
Je kunt ook afspraken forwarden naar nieuwe deelnemers.
Nou, die voeg ik gewoon toe aan de bestaande afspraak.
Tips en trucs zijn ook te vinden via de LinkedIn groepen secretaresse/management assistente etc, of gebruik een zoekfunctie. Inschrijven op nieuwsbrieven helpt ook.
Nadeel van Outlook vind ik, is dat je niet dezelfde afspraak op verschillende data kunt inplannen. Hooguit via een vast terugkeerpatroon. Hiervoor hadden we een mailprogramma (Groupwise dacht ik), dat dat wel kon. Ideaal.Nu ben ik in verwarring want dat was mijn vraag waarvan ik dacht dat die door Miss i beantwoord was??
[...]
Je kunt ook afspraken forwarden naar nieuwe deelnemers.
Nou, die voeg ik gewoon toe aan de bestaande afspraak.
Tips en trucs zijn ook te vinden via de LinkedIn groepen secretaresse/management assistente etc, of gebruik een zoekfunctie. Inschrijven op nieuwsbrieven helpt ook.
Nadeel van Outlook vind ik, is dat je niet dezelfde afspraak op verschillende data kunt inplannen. Hooguit via een vast terugkeerpatroon. Hiervoor hadden we een mailprogramma (Groupwise dacht ik), dat dat wel kon. Ideaal.Nu ben ik in verwarring want dat was mijn vraag waarvan ik dacht dat die door Miss i beantwoord was??
Poep, wie heeft jou gescheten?
zaterdag 14 maart 2015 17:54
zaterdag 14 maart 2015 17:56
Wat Iceteapeach bedoelt is dat je in Lotus een mogelijkheid had om één vergaderverzoek te maken en dan als 'repeterend' handmatig verschillende data kon aanklikken. Dat kan in Outlook niet. Je moet het wel handmatig doen en niet als een repeterend verzoek.
Maar dat kun je dus sneller doen door niet telkens een nieuwe afspraak aan te maken, maar één keer en dan met simpel knippen en plakken op de andere data te plaatsen.
Maar dat kun je dus sneller doen door niet telkens een nieuwe afspraak aan te maken, maar één keer en dan met simpel knippen en plakken op de andere data te plaatsen.
Beter onvolmaakt en echt dan gemaakt volmaakt - Beati pauperes spiritu
zaterdag 14 maart 2015 18:06
Ik ga eens informeren of dit voor mijn hele groep een optie is. Niet iedereen gebruikt bijv de Outlookagenda bij mijn weten, maar dat zal ik nagaan.
Ik zie heus ook wel de voordelen van die vergaderverzoeken, maar ik vroeg me gewoon af of mijn gedachtegang correct was, vooral met het aantal reacties dat dan in mijn mailbox komt.
Wel jammer van de enkele negatieve reacties. Binnen ons bedrijf is het toezenden van vergaderschema's vrij gebruikelijk en dat heeft niets met het zgn. 'afschuiven van werk' te maken of het feit dat het voor mij zogenaamd 'teveel werk' zou zijn, maar meer met een bepaalde bedrijfscultuur.
En natuurlijk kan ik het voor mezelf dan makkelijker maken door óf met regels te werken óf alle reacties in 1x selecteren en verwijderen.
Het was ook gewoon nieuwsgierigheid hoe anderen met groepen en regelmatige vergaderingen omgaan. Of meer mensen vergaderschema's toezenden of dat gewerkt wordt via vergaderverzoeken.
Laten we het topic vooral positief benaderen en elkaar voorzien van tips en tricks!
Ik zie heus ook wel de voordelen van die vergaderverzoeken, maar ik vroeg me gewoon af of mijn gedachtegang correct was, vooral met het aantal reacties dat dan in mijn mailbox komt.
Wel jammer van de enkele negatieve reacties. Binnen ons bedrijf is het toezenden van vergaderschema's vrij gebruikelijk en dat heeft niets met het zgn. 'afschuiven van werk' te maken of het feit dat het voor mij zogenaamd 'teveel werk' zou zijn, maar meer met een bepaalde bedrijfscultuur.
En natuurlijk kan ik het voor mezelf dan makkelijker maken door óf met regels te werken óf alle reacties in 1x selecteren en verwijderen.
Het was ook gewoon nieuwsgierigheid hoe anderen met groepen en regelmatige vergaderingen omgaan. Of meer mensen vergaderschema's toezenden of dat gewerkt wordt via vergaderverzoeken.
Laten we het topic vooral positief benaderen en elkaar voorzien van tips en tricks!
zaterdag 14 maart 2015 18:18
Mamaonbekend, ik zou me niet zo druk maken om die evt. 600 mailtjes. Zoals ik al aangaf, je kunt prima aangeven om de genodigden te laten accepteren zonder antwoord. Verzoek daar gewoon om, doet mijn collega ook. En zijn erbij die toch onverhoopt gewoon accepteren met antwoord en jij krijgt daar een melding van, deleten of op een ander tijdstip verwijderen.
Het lijkt wel alsof je bang bent voor je inbox. Waarom? Plan anders een kwartier (of half uur indien nodig) per dag in om je inbox op te schonen.
Het lijkt wel alsof je bang bent voor je inbox. Waarom? Plan anders een kwartier (of half uur indien nodig) per dag in om je inbox op te schonen.
wij slapen nooit.
dinsdag 17 maart 2015 08:57
Je zei dat je niet zit te wachten op 600x 'geaccepteerd' bij die vergaderverzoeken.
Ik heb daar nog een oplossing voor bedacht, zodat je niet handmatig alle berichten hoeft te verwijderen.
Je kunt namelijk een 'regel' instellen, waardoor je alle acceptatieberichten direct naar je prullenbak verplaatst.
Dat doe je als volgt:
- zodra je de eerste 'Geaccepteerd: vergaderverzoek bla bla bla' ontvangt selecteer je die en dan klik je bovenin op 'regel maken'
- zet een vinkje voor 'onderwerp bevat [Geaccepteerd: vergaderverzoek bla bla bla]'
- zet ook een vinkje voor 'email naar map verplaatsen' en kies dan de map 'Verwijderde items'
Als het goed is wordt ieder volgend acceptatiebericht dan automatisch verplaatst naar je verwijderde items.
Ik heb daar nog een oplossing voor bedacht, zodat je niet handmatig alle berichten hoeft te verwijderen.
Je kunt namelijk een 'regel' instellen, waardoor je alle acceptatieberichten direct naar je prullenbak verplaatst.
Dat doe je als volgt:
- zodra je de eerste 'Geaccepteerd: vergaderverzoek bla bla bla' ontvangt selecteer je die en dan klik je bovenin op 'regel maken'
- zet een vinkje voor 'onderwerp bevat [Geaccepteerd: vergaderverzoek bla bla bla]'
- zet ook een vinkje voor 'email naar map verplaatsen' en kies dan de map 'Verwijderde items'
Als het goed is wordt ieder volgend acceptatiebericht dan automatisch verplaatst naar je verwijderde items.
Beter onvolmaakt en echt dan gemaakt volmaakt - Beati pauperes spiritu
