Werk & Studie
alle pijlers
4000 mails in mijn mailbox
woensdag 18 maart 2015 09:26
Ik heb ongeveer 5000 mails in mijn werk-mailbox (and counting). Sommigen zelfs van 2009. Ik gooi eigenlijk nooit een mailtje weg. Ik heb het idee dat daar misschien wel handige/nuttige en belangrijke dingen in staan en soms gebruik ik het wel eens als klant-archief. Eigenlijk wil ik er van af, want die 4000 mails geven me ook een gevoel van chaos en ballast. Maar hoe kom ik er van af? 5000 mails netjes doorspitten zie ik niet zitten. Maar klakkeloos alles weggooien geeft me ook een onbestemd gevoel. Iemand tips?
anoniem_182541 wijzigde dit bericht op 18-03-2015 09:30
Reden: typfoutjes
Reden: typfoutjes
% gewijzigd
zaterdag 21 maart 2015 13:50
zaterdag 21 maart 2015 14:42
Ik bewaar ook ALLE mails. Wat ik wel doe is, als het een draadje is van vraag en antwoord, zo gauw ik nieuwe mail heb over dit onderwerp de oude mail weggooien. En als het draadje klaar is, dan die hele mail wisseling in het mapje slepen.
Ik heb per client een mapje, en daaronder hangen weer submapjes. Eens per jaar spit ik alle fysieke dossiers uit en gooi weg wat niet meer nodig is. Datzelfde spul gooi ik dan ook weg uit de mail mapjes.
Cliënten die bij mij weg zijn gegaan, archiveer ik. En ook meteen opruimen wat niet meer nodig is, met uitzondering van de brondocumenten, als die alleen in de mail zitten en niet in het fysieke dossier.
Hopelijk helpt dit je iets verder!
Ik heb per client een mapje, en daaronder hangen weer submapjes. Eens per jaar spit ik alle fysieke dossiers uit en gooi weg wat niet meer nodig is. Datzelfde spul gooi ik dan ook weg uit de mail mapjes.
Cliënten die bij mij weg zijn gegaan, archiveer ik. En ook meteen opruimen wat niet meer nodig is, met uitzondering van de brondocumenten, als die alleen in de mail zitten en niet in het fysieke dossier.
Hopelijk helpt dit je iets verder!
zondag 22 maart 2015 10:29
quote:stroopwafels schreef op 21 maart 2015 @ 13:50:
Ik begrijp niet goed wat het voordeel is mail, ongezien en automatisch, naar een submap te laten sturen door Outlook. Dan ben je daarna toch weer bezig om alles voor de zekerheid na te lopen? Om wat voor een mails gaat het dan precies die automatisch worden weggeschreven?
Je mail systeem is geen doel op zich, het zou in het beste geval een weerslag moeten zijn van je manier van werken in het algemeen. Als jou manier van werken de 'hap-snap'-methode is, dan is jouw mailbox dat ook. Als jij geen structuur in je werkzaamheden hebt, geen prioriteiten en dagindeling hanteert, dan is jouw manier van mailafhandeling gericht op zonder structuur alles direct bekijken en er over na gaan denken. Dat kan misschien nog als je er drie op een dag krijgt en de hele dag de tijd hebt om die drie te behandelen, maar niet als jij andere werkzaamheden en minder tijd voor je mail hebt.
Een manier om time management te plegen is om je taken in te delen naar prioriteit: wat is NU belangrijk en wat kan wachten? Bijvoorbeeld via het Eisenhower model.
Als jij je werk zo kan indelen, weet je bijna automatisch ook hoe je je mailbox daarop moet indelen. Dat is de truuk en de moraal van dit verhaal
Ik begrijp niet goed wat het voordeel is mail, ongezien en automatisch, naar een submap te laten sturen door Outlook. Dan ben je daarna toch weer bezig om alles voor de zekerheid na te lopen? Om wat voor een mails gaat het dan precies die automatisch worden weggeschreven?
Je mail systeem is geen doel op zich, het zou in het beste geval een weerslag moeten zijn van je manier van werken in het algemeen. Als jou manier van werken de 'hap-snap'-methode is, dan is jouw mailbox dat ook. Als jij geen structuur in je werkzaamheden hebt, geen prioriteiten en dagindeling hanteert, dan is jouw manier van mailafhandeling gericht op zonder structuur alles direct bekijken en er over na gaan denken. Dat kan misschien nog als je er drie op een dag krijgt en de hele dag de tijd hebt om die drie te behandelen, maar niet als jij andere werkzaamheden en minder tijd voor je mail hebt.
Een manier om time management te plegen is om je taken in te delen naar prioriteit: wat is NU belangrijk en wat kan wachten? Bijvoorbeeld via het Eisenhower model.
Als jij je werk zo kan indelen, weet je bijna automatisch ook hoe je je mailbox daarop moet indelen. Dat is de truuk en de moraal van dit verhaal
zondag 22 maart 2015 10:31
En ik heb me aangeleerd om vooral al die 'waar is de vergadering vandaag', 'ga je mee lunchen', 'de koplampen van die en die auto branden nog' tot en met de nieuwsbrieven die ik daarna ook online terug kan vinden, zoveel mogelijk te deleten zodat ik aan het einde van de dag (zo) leeg (mogelijk) eindig qua inbox. Van veel zaken maak ik in Outlook taken, dat geeft meer overzicht dan een volle mailbox en een volgekrabbeld to-do-notitieblok in mijn geval.
maandag 23 maart 2015 05:03
quote:stroopwafels schreef op 21 maart 2015 @ 13:50:
Ik begrijp niet goed wat het voordeel is mail, ongezien en automatisch, naar een submap te laten sturen door Outlook. Dan ben je daarna toch weer bezig om alles voor de zekerheid na te lopen? Om wat voor een mails gaat het dan precies die automatisch worden weggeschreven?
Het gaat om alle mails. Het voordeel is dat je inbox altijd leeg is en je mail automatisch georganiseerd wordt bewaard. Er is dus geen noodzaak meer ze weg te gooien.
In de submappen geeft mijn mailprogramma automatisch aan waar nieuwe mail is, die is dan vetgedrukt en het aantal nieuwe mails staat erachter vermeld. Elke dag loop ik die nieuwe mail even door en waar ik iets mee moet vlag ik.
Om te weten wat ik moet doen kan ik daarna in mijn vlaggetjesmap kijken (daar komen ze dan automatisch ook in). Alle mails waar ik niks mee hoef die hoef ik dus maar 1 keer te lezen en staat vanzelf gearchiveerd voor het geval dat. Ik hoef zelfs niet de extra handeling te doen van op de delete knop te klikken.
Een ander voordeel is dat je minder urgente mail pas later hoeft te lezen. Zo heb ik mappen als nieuwsbrieven X of nieuwsbrieven Y, daar staan heel vaak nieuwe mails die ik pas weken later inkijk als ik toevallig eens tijd over heb. Ik weet dat ze er zijn, want mapje vet, maar aan de mapnaam zie ik ook meteen dat het niet zo belangrijk is.
Ik heb zelfs een map VIP, waar automatisch mails inkomen van bepaalde mensen: mijn baas. Zodat ik die altijd lees!
Ik begrijp niet goed wat het voordeel is mail, ongezien en automatisch, naar een submap te laten sturen door Outlook. Dan ben je daarna toch weer bezig om alles voor de zekerheid na te lopen? Om wat voor een mails gaat het dan precies die automatisch worden weggeschreven?
Het gaat om alle mails. Het voordeel is dat je inbox altijd leeg is en je mail automatisch georganiseerd wordt bewaard. Er is dus geen noodzaak meer ze weg te gooien.
In de submappen geeft mijn mailprogramma automatisch aan waar nieuwe mail is, die is dan vetgedrukt en het aantal nieuwe mails staat erachter vermeld. Elke dag loop ik die nieuwe mail even door en waar ik iets mee moet vlag ik.
Om te weten wat ik moet doen kan ik daarna in mijn vlaggetjesmap kijken (daar komen ze dan automatisch ook in). Alle mails waar ik niks mee hoef die hoef ik dus maar 1 keer te lezen en staat vanzelf gearchiveerd voor het geval dat. Ik hoef zelfs niet de extra handeling te doen van op de delete knop te klikken.
Een ander voordeel is dat je minder urgente mail pas later hoeft te lezen. Zo heb ik mappen als nieuwsbrieven X of nieuwsbrieven Y, daar staan heel vaak nieuwe mails die ik pas weken later inkijk als ik toevallig eens tijd over heb. Ik weet dat ze er zijn, want mapje vet, maar aan de mapnaam zie ik ook meteen dat het niet zo belangrijk is.
Ik heb zelfs een map VIP, waar automatisch mails inkomen van bepaalde mensen: mijn baas. Zodat ik die altijd lees!
donderdag 26 maart 2015 22:55
