Werk & Studie
alle pijlers
4000 mails in mijn mailbox
woensdag 18 maart 2015 09:26
Ik heb ongeveer 5000 mails in mijn werk-mailbox (and counting). Sommigen zelfs van 2009. Ik gooi eigenlijk nooit een mailtje weg. Ik heb het idee dat daar misschien wel handige/nuttige en belangrijke dingen in staan en soms gebruik ik het wel eens als klant-archief. Eigenlijk wil ik er van af, want die 4000 mails geven me ook een gevoel van chaos en ballast. Maar hoe kom ik er van af? 5000 mails netjes doorspitten zie ik niet zitten. Maar klakkeloos alles weggooien geeft me ook een onbestemd gevoel. Iemand tips?
anoniem_182541 wijzigde dit bericht op 18-03-2015 09:30
Reden: typfoutjes
Reden: typfoutjes
% gewijzigd
woensdag 18 maart 2015 09:27
Zou je ze kunnen scheiden? Welke emails zijn wel belangrijk en welke niet. Ik zou zelf de emails met een bijlage bewaren. Van bepaalde mensen ook. Die kun je met de zoekfunctie vinden en in een aparte map zetten.
Misschien is dat sowieso wel een idee? De gehele buds gewoon in een andere map zetten zodat ze niet in je inbox staan?
Misschien is dat sowieso wel een idee? De gehele buds gewoon in een andere map zetten zodat ze niet in je inbox staan?
woensdag 18 maart 2015 09:34
Gewoon allemaal in 1 map gooien. Mocht je het een keer nodig hebben dan heb je ze nog.
En daarna voor nu allemaal aparte mappen maken en elke dag elk mailtje verwerken,weggooien of filen in de bestemde map.
Zo is eind van elke dag je inbox leeg.
En daarna voor nu allemaal aparte mappen maken en elke dag elk mailtje verwerken,weggooien of filen in de bestemde map.
Zo is eind van elke dag je inbox leeg.
Als je tot over je oren in de soep zit, zie je de gehaktballen pas naast je drijven
woensdag 18 maart 2015 09:34
Die 5000 mails zitten al in verschillende mappen. En ook daar maak ik een rommeltje van. 2x een nieuwe computer, dus mails opgeslagen en weer overgezet in de nieuwe Outlook. Het is dus verspreid over een oude inbox, een nieuwe inbox, oude klantmappen en nieuwe klantmappen, oud verzonden-box en nieuwe verzonden-box. Argh. En mail mailsysteem wordt er nu ook trager van.
woensdag 18 maart 2015 09:36
quote:Mylene_Valerie schreef op 18 maart 2015 @ 09:34:
Gewoon allemaal in 1 map gooien. Mocht je het een keer nodig hebben dan heb je ze nog.
En daarna voor nu allemaal aparte mappen maken en elke dag elk mailtje verwerken,weggooien of filen in de bestemde map.
Zo is eind van elke dag je inbox leeg.En wat doe je dan uiteindelijk met die ge-filede mailtjes? Hebben die dan een soort houdbaarheidsdatum? Daar ga ik dus de mist in, wan ik bewaar ze dan tot in den treure.
Gewoon allemaal in 1 map gooien. Mocht je het een keer nodig hebben dan heb je ze nog.
En daarna voor nu allemaal aparte mappen maken en elke dag elk mailtje verwerken,weggooien of filen in de bestemde map.
Zo is eind van elke dag je inbox leeg.En wat doe je dan uiteindelijk met die ge-filede mailtjes? Hebben die dan een soort houdbaarheidsdatum? Daar ga ik dus de mist in, wan ik bewaar ze dan tot in den treure.
woensdag 18 maart 2015 09:37
Maak mappen aan in je inbox. Maak als eerste een mapje die je "oud" noemt. Daar kwak je alles in wat nu in je inbox staat. Vervolgens maak je een mapje 2015 (ook in je inbox, dus niet in "oud"). In "2015" maak je mapjes op onderwerp of op klant, net wat er handig is in jouw werkveld.
Iedere ochtend spendeer je het eerste half uur en het laatste half uur van je werkdag aan het archiveren van de mail die op dat moment los in je inbox staat. Dingen die je binnen 5 minuten kan afhandelen handel je gelijk af, de rest plan je in in je outlook tasks. Als je erg veel mails binnen krijgt kan je het half uurtje na de lunch voor een zelfde soort actie reserveren.
Als je iets uit het mapje "oud" gebruikt zet je de betreffende mail in het mapje waar hij bijhoort.
Als 2016 begint maak je een mapje "2016" en ga je daar in werken. Alle projecten uit 2015 die nog actief zijn neem je mee naar 2016 (je sleept de mapjes dus uit 2015 naar 2016). De projecten die je niet meer gebruikt blijven in 2015 staan. In 2025 heb je dus nog steeds een mapje met "2015" waar dingen in staan die je sinds 2015 niet meer nodg hebt gehad. Tegen die tijd kan je het wel redelijk veilig weggooien. Ook het mapje "oud" bevat op een gegeven moment alleen nog maar dingen die je echt noooooooit meer gaat gebruiken (omdat je alles wat je wel gebruikt geachiveerd hebt) en kan dan weg.
Iedere ochtend spendeer je het eerste half uur en het laatste half uur van je werkdag aan het archiveren van de mail die op dat moment los in je inbox staat. Dingen die je binnen 5 minuten kan afhandelen handel je gelijk af, de rest plan je in in je outlook tasks. Als je erg veel mails binnen krijgt kan je het half uurtje na de lunch voor een zelfde soort actie reserveren.
Als je iets uit het mapje "oud" gebruikt zet je de betreffende mail in het mapje waar hij bijhoort.
Als 2016 begint maak je een mapje "2016" en ga je daar in werken. Alle projecten uit 2015 die nog actief zijn neem je mee naar 2016 (je sleept de mapjes dus uit 2015 naar 2016). De projecten die je niet meer gebruikt blijven in 2015 staan. In 2025 heb je dus nog steeds een mapje met "2015" waar dingen in staan die je sinds 2015 niet meer nodg hebt gehad. Tegen die tijd kan je het wel redelijk veilig weggooien. Ook het mapje "oud" bevat op een gegeven moment alleen nog maar dingen die je echt noooooooit meer gaat gebruiken (omdat je alles wat je wel gebruikt geachiveerd hebt) en kan dan weg.
woensdag 18 maart 2015 09:51
quote:Mylene_Valerie schreef op 18 maart 2015 @ 09:43:
[...]
Het hangt er vanaf hoevaak je ze nog nodig hebt. Heb je ze nog wel nodig? Anders gewoon elke maand die map legen in een `oud` map. Mocht je ze nodig hebben dan is het even zoeken maar heb je ze. En elk jaar met een schone lei beginnen.
Maar kan je zonder je privacy hier te gooien wat voor soort emailtjes dat dan zijn, hoevaak heb je ze erna nog nodig?
En stel dat je ze elke maand echt weggooit, kom je dan in de problemen of kan je het dan ook nog op een andere manier achterhalen? Als je niets met die emailtjes meer doet dan kan het ook weg. De belangrijke dingen print je uit en doe je in een map, dan ben je het ook niet kwijt als je pc crasht, en je pc blijft sneller op die manier.
Het zijn mailtjes van onbenulligheden: 'hoe laat en waar vindt de vergadering plaats', tot aan belangrijke info: facturen en opdracht-inhoud.
Dat laatste heb ik nog wel eens nodig voor een volgende opdracht. Dan weet ik wat in het verleden heeft plaatsgevonden en dat gebruik ik deels als basis voor een vervolgopdracht.
Uitprinten en in een map doen, is misschien verstandig. Of nog beter: een externe hardeschijf als 'archiefkast' aanschaffen. Van papier raak ik ook altijd in de stress.
[...]
Het hangt er vanaf hoevaak je ze nog nodig hebt. Heb je ze nog wel nodig? Anders gewoon elke maand die map legen in een `oud` map. Mocht je ze nodig hebben dan is het even zoeken maar heb je ze. En elk jaar met een schone lei beginnen.
Maar kan je zonder je privacy hier te gooien wat voor soort emailtjes dat dan zijn, hoevaak heb je ze erna nog nodig?
En stel dat je ze elke maand echt weggooit, kom je dan in de problemen of kan je het dan ook nog op een andere manier achterhalen? Als je niets met die emailtjes meer doet dan kan het ook weg. De belangrijke dingen print je uit en doe je in een map, dan ben je het ook niet kwijt als je pc crasht, en je pc blijft sneller op die manier.
Het zijn mailtjes van onbenulligheden: 'hoe laat en waar vindt de vergadering plaats', tot aan belangrijke info: facturen en opdracht-inhoud.
Dat laatste heb ik nog wel eens nodig voor een volgende opdracht. Dan weet ik wat in het verleden heeft plaatsgevonden en dat gebruik ik deels als basis voor een vervolgopdracht.
Uitprinten en in een map doen, is misschien verstandig. Of nog beter: een externe hardeschijf als 'archiefkast' aanschaffen. Van papier raak ik ook altijd in de stress.
woensdag 18 maart 2015 09:54
quote:lilalinda schreef op 18 maart 2015 @ 09:44:
Ik heb mappen voor projecten (en die staan overvol) Projecten die afgerond zijn, gaan naar een Map OUD
eens in d e zoveel tijd, gooi ik alle verzonden mails ouder dan 3 jaar weg en alle oude deleted mails ook
Een richtlijn van 3 jaar klinkt als een goede basisregel. Die kan ik hanteren vanaf nu. Misschien dan toch de mails van ouder dan 4 jaar ongezien weggooien.
Ik heb het idee dat als ik de oude mails inhoudelijk ga bekijken, dat ik door de bomen het bos niet meer die en in een soort 'mijn huis in puin' modus kom.... uiteindelijk gooi ik dan niks of te weinig weg.
Ik heb mappen voor projecten (en die staan overvol) Projecten die afgerond zijn, gaan naar een Map OUD
eens in d e zoveel tijd, gooi ik alle verzonden mails ouder dan 3 jaar weg en alle oude deleted mails ook
Een richtlijn van 3 jaar klinkt als een goede basisregel. Die kan ik hanteren vanaf nu. Misschien dan toch de mails van ouder dan 4 jaar ongezien weggooien.
Ik heb het idee dat als ik de oude mails inhoudelijk ga bekijken, dat ik door de bomen het bos niet meer die en in een soort 'mijn huis in puin' modus kom.... uiteindelijk gooi ik dan niks of te weinig weg.
woensdag 18 maart 2015 10:32
Mijn inbox is altijd "leeg" (alle e-mails van de dag ervoor zijn op een moment in de dag afgehandeld). Ik sleep dingen netjes naar mapjes die horen bij projecten of lijnactiviteiten. Eigenlijk is dat helemaal niet nodig want ik gebruik bijna altijd gewoon de zoekfunctie. Al ga ik soms ook wel op het mapje staan en gebruik dan de zoekfunctie.
Als ik jouw was zou ik de methode van Ugala volgen. Alles in 1 map zetten en vanaf nu elke dag even opruimen. Dan weet je in elk geval zeker dat alles wat je vanaf nu binnen krijgt goed verwerkt. Alles wat je eerder hebt gebruikt kun je nog wel terug vinden, maar hoef je eigenlijk helemaal niet meer op te ruimen.
Als ik jouw was zou ik de methode van Ugala volgen. Alles in 1 map zetten en vanaf nu elke dag even opruimen. Dan weet je in elk geval zeker dat alles wat je vanaf nu binnen krijgt goed verwerkt. Alles wat je eerder hebt gebruikt kun je nog wel terug vinden, maar hoef je eigenlijk helemaal niet meer op te ruimen.
woensdag 18 maart 2015 10:36
Je zegt dat je jouw mail zakelijk gebruikt, bedoel je dan voor je baas of ben je bijvoorbeeld zelfstandige? Kijk dan even welke bewaarplicht er voor jou geldt, want die is voor e-mail meestal 7 jaar. Dat kun je ook gewoon "opslaan als" en op en schijf bewaren natuurlijk, als je het maar weer kunt terughalen.
woensdag 18 maart 2015 10:43
Je kan ook op trefwoorden heel veel soorten mails deleten. Ik krijg altijd een wekelijkse mail die Nieuws heet. Die kan ik ook in ons netwerk opzoeken, daar staan ze centraal opgeslagen. Die hoef ik dus niet te bewaren. Als je een zoekopdracht door je mailboxen gooit verzamelt hij ze bij elkaar (zoek op "Nieuws" in alle mappen) en je kan ze in 1 keer deleten.
zo kan je ook zoeken op "vergadering", "terugbellen" "leesbevestigingen" mails van collega's die al jaren weg zijn e.d.
Dat scheelt al heel veel mails. Denk aan trefwoorden, afzenders e.d
En verder vanaf nu wel mapjes gaan maken en een systeem. Ik ben in 2009 begonnen daarmee. Wat oud was, bleef rommelig maar nu is het vanaf 2009 geordend bij mij.
Nieuwsbrieven, notulen e.d. gooi ik standaard na 5 jaar weg.
Je kan overigens in Outlook ook archiveren. Dan schrijf je de mappen weg naar een archiefmap die je wel kan benaderen maar die niet stoort in je dagelijkse outlook waardoor hij niet zo traag is.
https://support.office.co ... d7-4ee3-a830-46a5c33274f6
zo kan je ook zoeken op "vergadering", "terugbellen" "leesbevestigingen" mails van collega's die al jaren weg zijn e.d.
Dat scheelt al heel veel mails. Denk aan trefwoorden, afzenders e.d
En verder vanaf nu wel mapjes gaan maken en een systeem. Ik ben in 2009 begonnen daarmee. Wat oud was, bleef rommelig maar nu is het vanaf 2009 geordend bij mij.
Nieuwsbrieven, notulen e.d. gooi ik standaard na 5 jaar weg.
Je kan overigens in Outlook ook archiveren. Dan schrijf je de mappen weg naar een archiefmap die je wel kan benaderen maar die niet stoort in je dagelijkse outlook waardoor hij niet zo traag is.
https://support.office.co ... d7-4ee3-a830-46a5c33274f6
woensdag 18 maart 2015 10:54
Ik heb op mijn werk eens een workshop gehad over 'Inbox Zero'. Hoe dat werkt kan je o.a. gratis dowloaden via deze site: http://www.adjustintime.nl/wp/tag/inbox-zero/
Werkt heel goed voor mij, juist geen gedoe meer met allemaal mapjes op jaartal of onderwerp of wat dan ook. 5 mapjes, meer niet. Het punt is om de zoekfunctie van Outlook goed leren te gebruiken!
Werkt heel goed voor mij, juist geen gedoe meer met allemaal mapjes op jaartal of onderwerp of wat dan ook. 5 mapjes, meer niet. Het punt is om de zoekfunctie van Outlook goed leren te gebruiken!
woensdag 18 maart 2015 11:00
quote:pimpampum schreef op 18 maart 2015 @ 10:36:
Je zegt dat je jouw mail zakelijk gebruikt, bedoel je dan voor je baas of ben je bijvoorbeeld zelfstandige? Kijk dan even welke bewaarplicht er voor jou geldt, want die is voor e-mail meestal 7 jaar. Dat kun je ook gewoon "opslaan als" en op en schijf bewaren natuurlijk, als je het maar weer kunt terughalen.Ik ben zelfstandig ondernemer. Mijn formele administratie is wel op orde dat bewaar ik buiten mijn mail, netjes in (digitale)mappen. De bewaarplicht (7jr) geldt dan toch alleen voor dat onderdeel, en niet zozeer voor mails over 'wie er wanneer bij een gesprek aanwezig was'? etc.
Je zegt dat je jouw mail zakelijk gebruikt, bedoel je dan voor je baas of ben je bijvoorbeeld zelfstandige? Kijk dan even welke bewaarplicht er voor jou geldt, want die is voor e-mail meestal 7 jaar. Dat kun je ook gewoon "opslaan als" en op en schijf bewaren natuurlijk, als je het maar weer kunt terughalen.Ik ben zelfstandig ondernemer. Mijn formele administratie is wel op orde dat bewaar ik buiten mijn mail, netjes in (digitale)mappen. De bewaarplicht (7jr) geldt dan toch alleen voor dat onderdeel, en niet zozeer voor mails over 'wie er wanneer bij een gesprek aanwezig was'? etc.
woensdag 18 maart 2015 11:01
quote:Jippertje schreef op 18 maart 2015 @ 10:54:
Ik heb op mijn werk eens een workshop gehad over 'Inbox Zero'. Hoe dat werkt kan je o.a. gratis dowloaden via deze site: http://www.adjustintime.nl/wp/tag/inbox-zero/
Werkt heel goed voor mij, juist geen gedoe meer met allemaal mapjes op jaartal of onderwerp of wat dan ook. 5 mapjes, meer niet. Het punt is om de zoekfunctie van Outlook goed leren te gebruiken!Dank! Dat ga ik eens bekijken.
Ik heb op mijn werk eens een workshop gehad over 'Inbox Zero'. Hoe dat werkt kan je o.a. gratis dowloaden via deze site: http://www.adjustintime.nl/wp/tag/inbox-zero/
Werkt heel goed voor mij, juist geen gedoe meer met allemaal mapjes op jaartal of onderwerp of wat dan ook. 5 mapjes, meer niet. Het punt is om de zoekfunctie van Outlook goed leren te gebruiken!Dank! Dat ga ik eens bekijken.
woensdag 18 maart 2015 11:55
Als ik jou was, zou ik alles automatisch naar mapjes laten gaan.
Je kunt dat gewoon instellen. Dus nieuwsbrieven die je krijgt of andere dingen die je niet zo belangrijk vind, gelijk door laten gaan naar hun eigen map. Zo zie je ze niet en raakt je inbox iets minder vervuild.
Je kunt dat gewoon instellen. Dus nieuwsbrieven die je krijgt of andere dingen die je niet zo belangrijk vind, gelijk door laten gaan naar hun eigen map. Zo zie je ze niet en raakt je inbox iets minder vervuild.
Niets hoeft, paarden wel
woensdag 18 maart 2015 12:48
Ik heb op een gegeven moment al mijn emails per jaar in mapjes gedaan. Daarna ben ik met klantenmapjes gaan werken. Elke email die ik heb afgewikkeld gaat direct naar de desbetreffende klantenmap. En daar mogen ze van mij tot in der eeuwigheid blijven staan.
Verder heb ik aparte mapjes voor kantoorzaken, nascholingen, facturen en incidentele privedingetjes die via mijn zakelijke email lopen.
Mijn inbox is ook gesorteerd op naam, zodat ik wat overzicht heb in van wie ik nog openstaande vragen of opmerkingen heb waar ik op moet reageren. Iedere ochtend gooi ik als eerste alle reclame en nieuwsbrieven die ik toch niet ga lezen weg en daarna handel ik de dingen die snel kunnen direct af. De rest komt op een later moment. Maar ik probeer mijn inbox zo leeg mogelijk te houden. Op deze manier is het redelijk georganiseerd, ben ik vrijwel nooit iets kwijt en hou ik het overzicht, zodat het me niet op mijn zenuwen werkt.
Verder heb ik aparte mapjes voor kantoorzaken, nascholingen, facturen en incidentele privedingetjes die via mijn zakelijke email lopen.
Mijn inbox is ook gesorteerd op naam, zodat ik wat overzicht heb in van wie ik nog openstaande vragen of opmerkingen heb waar ik op moet reageren. Iedere ochtend gooi ik als eerste alle reclame en nieuwsbrieven die ik toch niet ga lezen weg en daarna handel ik de dingen die snel kunnen direct af. De rest komt op een later moment. Maar ik probeer mijn inbox zo leeg mogelijk te houden. Op deze manier is het redelijk georganiseerd, ben ik vrijwel nooit iets kwijt en hou ik het overzicht, zodat het me niet op mijn zenuwen werkt.
..
woensdag 18 maart 2015 13:41
Hierboven staan al een hoop goede tips. Mocht je je oude mails wel door willen spitten en alle "hoe laat en waar is de eerstvolgende vergadering"- mails willen verwijderen maak dan een map systeem aan van een klant per map en begin dan al die mailtjes stuk voor stuk door te lezen. Het is heel veel werk en heel onoverzichtelijk maar stel dat je dat bijvoorbeeld elke dag vijf minuten doet dan ben je al die onzin mailtjes kwijt en is het al een stuk overzichtelijker dan dat het nu is. Dan hoef je je niet meer je blind te staren op de hoeveelheid aan mailtjes die je nog weg moet werken maar kan je je gewoon concentreren op wat je gedaan krijgt in de tijd die je jezelf er voor gunt.
zaterdag 21 maart 2015 08:57
Ik heb op mijn werk ook minstens zoveel mail, in minder tijd. Maar bij mij gaan alle mails via automatische regels direct naar submapjes. Wat overblijft doe ik met de hand en maak zo nodig nieuwe regel voor aan. Daarna vlag ik alles waar ik iets mee moet. De rest kijk ik nooit meer naar maar bewaar ik wel. Als ik het nodig heb gok ik op de map en gebruik anders zoekfunctie.
Meestal verander ik eens in de zoveel tijd van werkgever en dan gooi ik alles weg. Maar je kunt het ook in een archief stoppen. Thuis exporteer ik elk jaar mijn mail (met de submapjes) naar een archief voor dat jaar. Wel eerst de bijlagen eerst verwijderen en apart zetten, maar ook dat kan weer automatisch.
Meestal verander ik eens in de zoveel tijd van werkgever en dan gooi ik alles weg. Maar je kunt het ook in een archief stoppen. Thuis exporteer ik elk jaar mijn mail (met de submapjes) naar een archief voor dat jaar. Wel eerst de bijlagen eerst verwijderen en apart zetten, maar ook dat kan weer automatisch.
