Werk & Studie alle pijlers

collega valt uit, taken herverdelen, gevolgen mijn werk?

28-02-2024 12:34 18 berichten
Alle reacties Link kopieren Quote
Hallo allen, ik hoop dat jullie met me mee willen denken, omdat ik sinds vorige week met een situatie te maken heb, die ik gisteren definitief te horen heb gekregen.
Een oudere collega van mij is al langere tijd ziek en nu blijkt dat hij nooit meer zijn taken zal kunnen oppakken. Althans, 60% van zijn taken die met mijn functie te maken hebben, worden acuut neergelegd en mijn baan leunt op zijn werk.

Omdat we intern veel onrust hebben, veel verloop, veel zaken die niet goed zijn belegd, betekent dit ook dat er nooit iemand heeft nagedacht over hoe die taken overgenomen kunnen worden. Zelfs niet, ondanks het feit dat het bedrijf wist dat mijn collega ziek was en ook binnenkort met pensioen zou gaan. Het werk van mijn collega zit in zijn hoofd, weinig is digitaal of geautomatiseerd en foutjes vielen niet op, omdat binnen een slecht functionerende organisatie 1 oog koning is.

Hoe dan ook, mijn werk leunt op zijn werk. Mijn baan is een nieuwe functie die de gegevens van onderaf naar flitsende output zou moeten leiden, om maar eventjes mijn eigen werk met een knipoog te benaderen. En dan wel met het idee dat ik aan de onderkant de juiste input geleverd krijg. Nu zie ik echt meerwaarde in mijn functie, maar niet als de basis niet op orde is.
Afgelopen maanden bleek al dat ik die input heel vaak moest controleren en veel fouten eruit moest halen. Dat ging nog tot op zekere hoogte, omdat ik met mijn collega kon praten. Ik kon doorvragen. Maar nu is hij niet meer beschikbaar en kan dat niet meer.

Zijn taken zullen moeten worden overgenomen en ik vermoed dat men mij gaat vragen of ik (althans een deel van) die taken kan overnemen. En hier wil ik graag met jullie over sparren. Zal ik dat wel of niet doen en zo ja/nee, waar moet ik voor opletten? Ik zie verbetermogelijkheden en in die zin zou het jammer zijn om dat te laten liggen. Ik zie veel meerwaarde in een goede basis en veel meerwaarde in mijn werk. Wat dat betreft hou ik van verbeteren, maakt eigenlijk niet uit wat.
Aan de andere kant wil ik niet afgerekend worden op fouten of keuzes die boven water komen en waar ik geen invloed op heb gehad. Bovendien wil ik niet zakken in functie (mijn collega zit twee schalen lager dan ik) en zou dat iets zijn dat ik tijdelijk wil doen, om uiteindelijk weer mijn eigen functie op te kunnen pakken.

Hebben jullie tips voor mij? Zinnige vragen, valkuilen die ik moet vermijden, etc.?
Alle reacties Link kopieren Quote
Is het een optie om je werkgever aan te bieden om die functie onder handen te nemen zodat een nieuw iemand er op ingewerkt kan worden? Dus de dingen die in het hoofd van je collega zaten, in processen en geschreven info uitwerken, de fouten eruit halen, etc.

Dat is van een hoger niveau dan de functie zelf uit gaan voeren, en daarbij tijdelijk (2 mnd?), waarna je terug kan in je eigen functie en hopelijk met betere input weer aan de slag kan.
Alle reacties Link kopieren Quote
In plaats van dat jij de taken van de collega over gaat nemen, is het niet voor de hand liggender dat je daarvoor iemand inhuurt die jij aan kunt sturen?
No one ever made a difference by being like everyone else.
Alle reacties Link kopieren Quote
Iemand inhuren kan wel, maar dat zal dan op nivo beheerder zijn en dit is een baan die is opgebouwd in bijna 30 jaar tijd. Een functie die iemand op het lijf gegroeid is, totdat vanuit hogerhand ineens flitsende dingen moesten gebeuren, de gang van zaken op meerdere fronten werd omgegooid en het in combinatie met ziekte die collega merkbaar boven het hoofd is gegroeid.

Daar kun je niet 'zomaar' iemand op inzetten van dezelfde schaal, zeker als er niemand is om die persoon in te werken. En ik kan ook niet inwerken, aangezien ik net zo afhankelijk was van de gegevens. Iemand zal echt in de positie van het werk moeten kruipen, taken zichtbaar gaan maken, routes aanvliegen om dit te digitaliseren of organiseren en dan kan daarná iemand voor beheer worden aangenomen. Mogelijk moet de functie dan ook opgeknipt worden of taken elders belegd worden.
Alle reacties Link kopieren Quote
Het lijkt mij dat jij ervoor moet waken om twee functies te gaan doen. Je collega had een baan, met daarbij horende uren. Degene die dat gaat vervangen, zal waarschijnlijk in eerste instantie meer uren nodig hebben, omdat deze vervanger niet het hoofd vol info van haar/zijn voorganger heeft.
Jij loopt het risico dat je de vervanger wordt, dus met meer uren dan je oud-collega én daarnaast je eigen baan moet doen (of kwijtraakt).

Dat je niet achteruit wilt gaan in functie lijkt me logisch. Verder lijkt het me de taak van hogerhand om ervoor te zorgen dat jij genoeg juiste input krijgt om je werk goed te kunnen doen. Niet jouw taak. Wel om mee te denken, niet om op te lossen of in te vullen (zeker niet als jij daarop achteruit gaat).
Je hebt zo’n 26.000 dagen tussen níets en eeuwigheid, je kunt lachen, je kunt klagen, maar elke dag ben je voor eeuwig kwijt.
Alle reacties Link kopieren Quote
Het daadwerkelijk opzetten van een datamodel met daarop gouvernance en het voorbereiden van het kunnen bouwen van rapportages lijkt mij een heel andere functie dan functioneel beheerder zijn van de software waar die data in staat en de rapportages in gemaakt worden.

Dus volgens mij hoef je helemaal niet terug in functie, want het is een heel andere functie die je wilt gaan uitoefenen.

Als je dat gaat doen zou ik echter goed aan geven wat je bevindingen zijn tot nu toe, mijn ervaring is dat mensen denken, hoe ingewikkeld kan het allemaal nou zijn, even een rapportje maken, terwijl de werkelijk heel anders zit en het echt duwen en trekken gaat worden in de organisatie waar je in zit om meters te gaan maken. Dus zorg dat je je eigen verwachtingen tempert ga daar 50% onder zitten en communiceer daar de helft van qua resultaten die je kunt leveren in deze situatie. Ik vind hier extreem gelden, under promise over deliver.
Alle reacties Link kopieren Quote
Het lijkt erop dat jij het meeste zicht hebt op het werk dat de zieke collega deed? Je zou, mits je daar zin in hebt, je werkgever kunnen voorstellen dat jij diens taken inzichtelijk gaat maken, protocollen en dergelijke opstellen, om een goede taakomschrijving te kunnen maken voor een nieuw te werven collega. Natuurlijk met afspraken over niet verantwoordelijk zijn voor de fouten uit het verleden die daarbij naar voren komen en over salaris. Dan denk ik eerder aan een toeslag dan een lager salaris, je gaat immers flink de diepte in voor een bedrijfsprobleem.
Op deze manier heb je zelf het initiatief, geef je duidelijk aan dat niet jij dat werk definitief overneemt, bouw aan een goede basis voor de toekomstige input voor jouw huidige functie. Zorg wel voor afspraken over je huidige functie. Dat is een nieuwe functie, kan die nog een tijdje in de ijskast, totdat je een nieuwe input leverende collega hebt?
Alle reacties Link kopieren Quote
Ik zou op een rijtje zetten wat jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.
En dan de krenten uit de pap halen, dus waar ligt je talent, waar kun je goed resultaat mee laten zien, en de rest van de taken proberen te beleggen in een vacature. Als je dan de kans hebt kun je binnen het bedrijf kijken met wie je het best samenwerkt en die vragen voor een duo.
Je zou ook een ict stagiaire in het nieuwe schooljaar kunnen proberen aan te trekken. 2 vliegen in 1 klap: je leidt diegene op zoals jij wenst en je hebt er een extra handje bij.
Alle reacties Link kopieren Quote
Ik lees dat ik mijn werk iets te cryptisch heb omschreven, waardoor de indruk bestaat dat ik in een data team zit. Input en output is voor mij een neutrale omschrijving van werkprocessen. Het heeft iig weinig/niks te maken met software (hoewel ik daar uiteraard wel mee werk).
Alle reacties Link kopieren Quote
Kort maar krachtig: ga niet de problemen van je werkgever oplossen.
Alle reacties Link kopieren Quote
margreetder schreef:
28-02-2024 14:52
Kort maar krachtig: ga niet de problemen van je werkgever oplossen.
Dat is een goede tip. Op zich ben ik dat zeker niet van plan. Maar problemen oplossen of mogelijkheden zien, waardoor het werk voor mezelf uiteindelijk ook beter wordt, zijn wel twee verschillende dingen.
Als ik een probleem ga 'oplossen', wil ik daar ook iets voor terug. Anders wordt het alleen maar meer werk op mijn bordje en zul je ook nog zien dat je achteraf commentaar krijgt. Dus nu bepaalde taken oppakken, betekent elders ook taken laten vallen.

In eerste instantie voelde ik me defensief: als ze maar niet verwachten dat ik dat ga doen. Maar nu zie ik op zich wel voordelen in het oppakken van taken. Het geeft mij de kans om meer basiskennis op te doen van hoe zaken georganiseerd zijn, waardoor ik in mijn werk ook veel betere uitvragen kan doen. Maar het geeft me hopelijk ook invloed op de inrichtingsprocessen. Soms moet iets omvallen, om weer goed op te bouwen. En dan beter dan het was. Niet omdat mijn collega het fout gedaan heeft, maar omdat er door de jaren heen gewoon steeds meer en complexer werk op hem is afgekomen en er nooit een moment binnen de organisatie is geweest om zich af te vragen of de inrichting op oude fundamenten wel de juiste route was.
En ik zie dit wel als zo'n kans. Daar heb ik (met mijn huidige werk) én de organisatie profijt van. Maar dan alleen als ik terug kan naar mijn functie, taken komen te vervallen en ik een toelage krijg.
Alle reacties Link kopieren Quote
In feite moet er een professionaliseringsslag plaatsvinden. Daar kun je iemand voor inhuren, een beheerder komt natuurlijk daarna pas.
No one ever made a difference by being like everyone else.
Alle reacties Link kopieren Quote
NomenNescio schreef:
28-02-2024 14:44
Ik lees dat ik mijn werk iets te cryptisch heb omschreven, waardoor de indruk bestaat dat ik in een data team zit. Input en output is voor mij een neutrale omschrijving van werkprocessen. Het heeft iig weinig/niks te maken met software (hoewel ik daar uiteraard wel mee werk).
Maar goed, ook voro andere input en output geldt dat het goed inrichten van werkprocessen en dergelijk een vak apart is en dat het een uitdagendere rol is dan het werk daarna daadwerkelijk uitvoeren.
Alle reacties Link kopieren Quote
Ik had ook zoiets. Men vroeg mij ook om taken over te nemen. Dat heb ik niet gedaan, met als argumentatie dat dat geen structurele oplossing is, sterker nog, het was op termijn juist ongunstiger. Stel ik val uit of ga weg, dan valt er op twee plekken in de schakel een gat.

Zoek er eerst maar iemand nieuw voor, dan wil ik er best samen met diegene induiken. Vanuit mijn rol en de rol van de nieuw aan te nemen persoon. Maar voordat er iemand is, begin ik er niet aan. Mijn functie is al 40+ uur.

Verder blijkt het vaak wel mee te vallen met al die informatie die zo’n oudgediende in het hoofd heeft zitten. Na een half jaar blijkt dan dat we er allemaal toch wel een oplossing voor vinden. Zo nu en dan dook er weer eens iets op dat niet meer te achterhalen was. Helaas pindakaas. We verzinnen er wel wat op.
Alle reacties Link kopieren Quote
Kaaaaaaaatje schreef:
28-02-2024 18:11
het goed inrichten van werkprocessen en dergelijk een vak apart is en dat het een uitdagendere rol is dan het werk daarna daadwerkelijk uitvoeren.
Zeker. Een flink uitdagende rol. Ik moet hier nog over na gaan denken of ik mezelf daar uberhaupt geschikt voor acht. Ik ben geschikter dan de meesten binnen de organisatie, omdat ik qua kennis ook opnieuw een 1 oog koning ben en ik ook best wat eigenschappen heb die bij zo'n proces handig zijn. Aan de andere kant is de organisatie zo op z'n gat aan het vallen, dat ik ook voorzie dat ik dat heel slecht trek, weinig steun krijg en daar heel onzeker van kan worden.

Ik ga vooralsnog even niks doen denk ik. Behalve voor mezelf op schrift zetten waar ik tegenaan denk te gaan lopen. Ik heb afgelopen dagen een paar keer gemaild met een collega van een andere vestiging over problemen waar ik intern tegenaan loop en ze heeft me geadviseerd om even niks te doen. Ze is zijdelings bekend met de problemen en voorziet dat ik me in een wespennest kan steken. Zeker als het initiatief vanuit mijn kant komt.

Ik bereid me daarom wel een beetje strategisch voor, maar neem op dit moment niet het voortouw. Mocht er idd een vraag komen om bepaalde taken op me te nemen, ga ik dat iig weigeren, omdat het A: totaal niet tot mijn werkpakket hoort en ook het onderliggende probleem niet oplost. Tenzij het B: als onderdeel van een plan tot stevige procesverbetering hoort waar ik onderdeel/kartrekker van ben en dan zijn dergelijke taken vooral tijdelijk en moeten andere taken daardoor wachten en moet de beloning daar ook naar zijn. En anders laat ik inderdaad C: het probleem waar het hoort, niet zijnde bij mij.

Zouden jullie het ook zo kunnen zien? Of stel ik me dan te inflexibel op?
Alle reacties Link kopieren Quote
Nee hoor, ik vind het niet inflexibel.
Alle reacties Link kopieren Quote
Nee hoor, hooguit zelfbewust. En dat is een stuk beter dan maar aanpakken wat je opgedragen krijgt en dan later instorten onder de werkdruk...
Als je meer of andere taken gaat aannemen, zorg dan dat de randvoorwaarden daarvoor echt duidelijk zijn en op papier staan. Anders krijg je daar mogelijk achteraf nog discussie over, terwijl je juist je uiterste best doet om het probleem van de werkgever op te lossen.
Alle reacties Link kopieren Quote
Het zou mij niets verbazen als over een half jaar niemand meer onder de indruk is van wat die collega deed en hoe hij het deed.

Jij verbetert dat waarschijnlijk tot een halve functie of nog minder.

Op dit moment moet je wel eerst praten voordat je het oppakt.

Het bedrijf en het management heeft een probleem. Ze moeten aan de bak!
Ze moeten op korte termijn iemand vinden, inhuren én inwerken!
Het is natuurlijk fijn als een medewerker daar meteen in springt en het oplost. Hoera! Crisis afgewend, iedereen op tijd naar huis.

Maar over een half jaar kun jij die functie niet meer afstoten. "Maar we zouden er toch iemand voor inhuren? " "Jaaa, maar moeilijk moeilijk, och och, we hebben nog niet de Perfecte kandidaat gevonden, lastig hoor".
Dan ben jij de Sjaak.
Bovendien kun je dan geen afspraken meer maken over een eindtijd of een extra waardering.

Daarom moet je nu éérst afspraken maken.
1. Wil je dit? (zo nee dan huren zij maar iemand in. Dat is de reden dat een manager zijn salaris verdient).
2. Hoe wil jij hiervoor gewaardeerd worden? Extra geld? Tijd? Bos bloemen en een toespraak? Een bonus als het jou lukt om deze rol terug te brengen zodat iemand het in de helft van de tijd kan?
3. Wat is de exit-strategie? Op welk moment ga jij beginnen de (hopelijk verbeterde) rol overdragen? Als er op dat moment geen nieuwe medewerker is, welke interne gaat het dan doen?

Dat zijn vragen waar management antwoord op mag geven. Daarom zijn zij meneger.
Geef mensen geen informatie waar ze niet mee om kunnen gaan.

Gebruikersavatar
Anonymous
Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn

Terug naar boven