Werk & Studie
alle pijlers
Urenregistratie voor secretaresses, hoe op te zetten?
dinsdag 9 oktober 2007 11:49
Hoi Meiden
Wij zijn door ons management team gevraagd om een urenregistratie systeem op te zetten voor het secretariaat. Maar ik kunnen hiervan niet echt iets op internet vinden. Wel voor andere beroepen en functies, maar niet voor secretaresses.
Hoe doen jullie dit?
Liefs, Barbabella
Wij zijn door ons management team gevraagd om een urenregistratie systeem op te zetten voor het secretariaat. Maar ik kunnen hiervan niet echt iets op internet vinden. Wel voor andere beroepen en functies, maar niet voor secretaresses.
Hoe doen jullie dit?
Liefs, Barbabella
"ik ben het, Barbabelladingdong"
dinsdag 9 oktober 2007 13:01
Ik ben ook secretaresse en ook bij ons moeten de uren bij
worden gehouden. Misschien kun je eerst goed uitzoeken
wat jullie werkzaamheden nu precies zijn en hoeveel tijd
deze in beslag nemen. Bekijk dit een paar weken.
Daarna kun je e.e.a. wellicht in een schema zetten. Je moet
natuurlijk niet alles tot op de minuut bijhouden, maar de grote
lijnen aanhouden. Succes!
worden gehouden. Misschien kun je eerst goed uitzoeken
wat jullie werkzaamheden nu precies zijn en hoeveel tijd
deze in beslag nemen. Bekijk dit een paar weken.
Daarna kun je e.e.a. wellicht in een schema zetten. Je moet
natuurlijk niet alles tot op de minuut bijhouden, maar de grote
lijnen aanhouden. Succes!
dinsdag 9 oktober 2007 13:09
Je hebt speciale urenregistratieprogramma's.
Maar eerlijk gezegd vond ik het altijd zo'n onzin.. Het voelt als een soort controle, en hoe moet je nu al die ad-hoc dingen in halve uurtjes en uurtjes vatten?
En sommige mensen doen het gewoon netjes, maar de meesten hebben er een schurfthekel aan. Heb ook het idee dat er bij ons door het personeel maar gewoon wat werd ingevuld om er vanaf te zijn.
Maar eerlijk gezegd vond ik het altijd zo'n onzin.. Het voelt als een soort controle, en hoe moet je nu al die ad-hoc dingen in halve uurtjes en uurtjes vatten?
En sommige mensen doen het gewoon netjes, maar de meesten hebben er een schurfthekel aan. Heb ook het idee dat er bij ons door het personeel maar gewoon wat werd ingevuld om er vanaf te zijn.
dinsdag 9 oktober 2007 13:10
Maak een excelbestand met links in een kolom je verschillende werkzaamheden gegroepeerd in categorieën, bijvoorbeeld "vergaderingen" (voorbereiden en notuleren), "postverwerking".
Bovenin maak je per maand een overzicht van de dagen in die maand, zodat je voor iedere dag kunt noteren hoeveel uur je (globaal!) aan iedere activiteit besteed hebt.
Bovenin maak je per maand een overzicht van de dagen in die maand, zodat je voor iedere dag kunt noteren hoeveel uur je (globaal!) aan iedere activiteit besteed hebt.
dinsdag 9 oktober 2007 13:25
Wat je af kunt spreken, is dat iedereen dit dus invult en aan het eind van iedere maand bij 1 persoon inlevert. Diegene kan dan een totaaloverzicht maken van het aantal bestede uren aan bijvoorbeeld vergaderingen. Op die manier krijgt het management inzicht in de efficiëntie van jullie tijdsbesteding.
dinsdag 9 oktober 2007 13:30
Wij moeten op ons secretariaat ook uren invoeren. Wij zijn een acc. kantoor dus onze uren worden ook doorberekend aan de klant.
Je moet dan denken aan:
-datum
-interne code of externe codes die verbonden zijn met klant
-soort werkzaamheden intern (debiteuren, telefoon, receptie, postfrankering) en natuurlijk soort werkzaamheden extern (typen brief, typen rappot etc.
- tijd (tijd moet gekoppeld worden aan tarief) bij 0.10 voor typen briefje, 0.40 voor receptie telefoon
- nog een keuzevakje voor toelichting
Wij hebben een programma voor het boeken van de uren, maar in excel kan natuurlijk ook. Nadeel van excel is dat je constant moet rekenen of je wel 8 uur gewerkt hebt. In ons systeem boekt hij automatisch af.
Je moet dan denken aan:
-datum
-interne code of externe codes die verbonden zijn met klant
-soort werkzaamheden intern (debiteuren, telefoon, receptie, postfrankering) en natuurlijk soort werkzaamheden extern (typen brief, typen rappot etc.
- tijd (tijd moet gekoppeld worden aan tarief) bij 0.10 voor typen briefje, 0.40 voor receptie telefoon
- nog een keuzevakje voor toelichting
Wij hebben een programma voor het boeken van de uren, maar in excel kan natuurlijk ook. Nadeel van excel is dat je constant moet rekenen of je wel 8 uur gewerkt hebt. In ons systeem boekt hij automatisch af.
maandag 22 oktober 2007 16:41
maandag 22 oktober 2007 22:27
Het ligt natuurlijk wel aan de werkzaamheden die verricht worden....uiteraard is niet alles declarabel, maar je kunt jezelf zeker terugverdienen. Waarom wel betalen voor een accountant, maar niet voor de secretariele afwikkeling? Als management assistente is het praktisch onmogelijk omdat ik veel indirect werk, maar zodra er iets te schrijven valt dan zal ik dat zeker niet laten.
vrijdag 26 oktober 2007 19:14
toen ik secretaresse was bij een advocatenkantoor hadden we aan de binnenkant van elk dossier een papier geniet en daar schreven we allebei in, dus de advocaat en ik. dan stond er gewoon brief 10 min, telefoon inkomend 5 min etc. je kunt zoiets natuurlijk ook digitaal doen als je daar allemaal mapjes van clienten hebt. maar ist de bedoeling dat ze kunnen checken hoe jullie je uren volmaken of om de clienten eea door te rekenen? je hebt ook kantoren die per rekening 5% ofzo doorrekenen voor kantoorkosten.
vrijdag 2 november 2007 18:31
