Werk & Studie
alle pijlers
Evenementen organiseren! Praktische tips?
zondag 20 augustus 2017 20:13
Hoi allemaal,
Sinds een half jaar heb ik een nieuw bijbaantje bij de universiteit, als student-assistent van mijn opleiding. Mijn takenpakket is heel divers. Tot nu toe gaat het hartstikke goed, maar vanaf eind augustus krijg ik er nieuwe taken bij: namelijk het organiseren van evenementen bij mijn opleiding. Het vorige evenement werd nog georganiseerd door een andere student, maar vanaf nu komt alles op mij neer. Een probleem is alleen dat ik nog helemaal geen ervaring heb met dit soort dingen!
Ik wil het graag goed doen en ik weet zeker van aanpakken, maar ik ben wel erg onzeker over mijn kunnen, omdat ik ook een lichte vorm van autisme heb en daardoor bepaalde dingen niet zo goed kan inschatten 
Ik vroeg me af of jullie misschien (praktische) tips voor mij hadden? Waar begin ik uberhaupt?
Ik kan natuurlijk niet teveel zeggen over de aard van de evenementen, maar ik moet allerlei dingen regelen zoals de catering, sprekers uitnodigen en helpen met selecteren, de locatie regelen, beveiligingspersoneel, promotie van het event, programma samenstellen enzovoorts. Dit komt allemaal nogal op me af en ik raak er eerlijk gezegd een beetje overprikkeld van (voor mede-autisten vast herkenbaar)
Binnenkort heb ik weer een vergadering met mijn leidinggevende en nog wat mensen, en dan kan ik wel wat vragen stellen, maar het is wel de bedoeling dat ik al een beetje voorbereid ben omdat mijn leidinggevende meestal niet zo duidelijk communiceert en weinig sturing geeft (gelukkig kon ik alles altijd prima uitzoeken, tot nu..).
Sinds een half jaar heb ik een nieuw bijbaantje bij de universiteit, als student-assistent van mijn opleiding. Mijn takenpakket is heel divers. Tot nu toe gaat het hartstikke goed, maar vanaf eind augustus krijg ik er nieuwe taken bij: namelijk het organiseren van evenementen bij mijn opleiding. Het vorige evenement werd nog georganiseerd door een andere student, maar vanaf nu komt alles op mij neer. Een probleem is alleen dat ik nog helemaal geen ervaring heb met dit soort dingen!
Ik wil het graag goed doen en ik weet zeker van aanpakken, maar ik ben wel erg onzeker over mijn kunnen, omdat ik ook een lichte vorm van autisme heb en daardoor bepaalde dingen niet zo goed kan inschatten Ik vroeg me af of jullie misschien (praktische) tips voor mij hadden? Waar begin ik uberhaupt?
Ik kan natuurlijk niet teveel zeggen over de aard van de evenementen, maar ik moet allerlei dingen regelen zoals de catering, sprekers uitnodigen en helpen met selecteren, de locatie regelen, beveiligingspersoneel, promotie van het event, programma samenstellen enzovoorts. Dit komt allemaal nogal op me af en ik raak er eerlijk gezegd een beetje overprikkeld van (voor mede-autisten vast herkenbaar)
Binnenkort heb ik weer een vergadering met mijn leidinggevende en nog wat mensen, en dan kan ik wel wat vragen stellen, maar het is wel de bedoeling dat ik al een beetje voorbereid ben omdat mijn leidinggevende meestal niet zo duidelijk communiceert en weinig sturing geeft (gelukkig kon ik alles altijd prima uitzoeken, tot nu..).
zondag 20 augustus 2017 20:22
Ik ga er vanuit dat de uni samenwerkingsverbanden heeft met een cateraar, beveiligingsbedrijf enzo. Die kan je dan gewoon bellen/mailen en een afspraak mee maken. Verder is het handig om tijdig de locatie en gastsprekers te regelen en dan echt op tijd mee beginnen en niet last minute mee wachten.
Meestal worden er draaiboeken gemaakt voor de eventdag zelf. Hier zijn mega veel voorbeelden van te vinden op internet en is handig bij de planning. Verder zou ik ook echt een goede planning maken en je hier aan houden.
Waar je mee kan beginnen is het einddoel voor ogen nemen en hoe je dat eruit wil laten zien. Ook is het belangrijk te weten wat je budget is zodat je daar niet overheen gaat.
Ik weet niet zo goed wat ik er over moet zeggen, is voor mij zo logisch allemaal en automatisch dat ik het niet goed weet :')
Meestal worden er draaiboeken gemaakt voor de eventdag zelf. Hier zijn mega veel voorbeelden van te vinden op internet en is handig bij de planning. Verder zou ik ook echt een goede planning maken en je hier aan houden.
Waar je mee kan beginnen is het einddoel voor ogen nemen en hoe je dat eruit wil laten zien. Ook is het belangrijk te weten wat je budget is zodat je daar niet overheen gaat.
Ik weet niet zo goed wat ik er over moet zeggen, is voor mij zo logisch allemaal en automatisch dat ik het niet goed weet :')
zondag 20 augustus 2017 20:24
maak een draaiboek voor elk soort evenement. Hierin de standaard dingen die geregeld moeten worden, met een tijdslijn erin. Hier kun je altijd op terug kijken ook voor nieuwe evenementen. Schrijf er ook bij, wat er minder goed ging, zodat je dat een volgende keer anders doet.
En schroom niet om te vragen aan anderen. Liever iets vragen dan dat het niet goed loopt
En schroom niet om te vragen aan anderen. Liever iets vragen dan dat het niet goed loopt
zondag 20 augustus 2017 20:42
zondag 20 augustus 2017 20:42
@friezinnetje2014: Dank je wel voor de tips! Zo'n tijdslijn lijkt me inderdaad handig. Ik zal op internet eens rondkijken naar voorbeelden.
@Foodisgood: Dank je! Je laatste zin vat mijn probleem goed samen: "Ik weet niet zo goed wat ik er over moet zeggen, is voor mij zo logisch allemaal en automatisch dat ik het niet goed weet :')". Voor mij is het juist níet logisch en gaat het verre van automatisch, zo niet-automatisch dat ik helemaal vastloop voordat ik begonnen ben!
Heb je nog tips voor het besteden van een budget? En sorry voor de gedetailleerde vraag maar als je dan zo'n cateraar of bedrijf mailt, waar vraag je dan naar, en wat komt er dan zoal aan bod tijdens zo'n afspraak? Is die afspraak altijd 'in real life'? Ik heb geen eigen kantoor oid. Hoe en wanneer bepaal je dan of je met hun in zee gaat of niet? Ik geloof dat de uni niet telkens dezelfde bedrijven gebruikt, zeker niet bij de aard van mijn evenementen (zal ik verder navragen hoor). Ik vind het moeilijk om voor te stellen wat er allemaal besproken moet worden zonder het idee te hebben dat ik iets belangrijks vergeet. Aan sommige dingen denk ik simpelweg niet (door gebrek aan ervaring maar ook door gebrek aan inzicht). 
@Foodisgood: Dank je! Je laatste zin vat mijn probleem goed samen: "Ik weet niet zo goed wat ik er over moet zeggen, is voor mij zo logisch allemaal en automatisch dat ik het niet goed weet :')". Voor mij is het juist níet logisch en gaat het verre van automatisch, zo niet-automatisch dat ik helemaal vastloop voordat ik begonnen ben!
Heb je nog tips voor het besteden van een budget? En sorry voor de gedetailleerde vraag maar als je dan zo'n cateraar of bedrijf mailt, waar vraag je dan naar, en wat komt er dan zoal aan bod tijdens zo'n afspraak? Is die afspraak altijd 'in real life'? Ik heb geen eigen kantoor oid. Hoe en wanneer bepaal je dan of je met hun in zee gaat of niet? Ik geloof dat de uni niet telkens dezelfde bedrijven gebruikt, zeker niet bij de aard van mijn evenementen (zal ik verder navragen hoor). Ik vind het moeilijk om voor te stellen wat er allemaal besproken moet worden zonder het idee te hebben dat ik iets belangrijks vergeet. Aan sommige dingen denk ik simpelweg niet (door gebrek aan ervaring maar ook door gebrek aan inzicht).
zondag 20 augustus 2017 20:44
En noteer in het draaiboek wat je wanneer met wie heb afgesproken. Als je iets telefonisch hebt geregeld, stuur er dan een bevestigingsmail achteraan (als het bedrijf/de persoon dat zelf niet doet) met zoiets als 'zoals we net telefonisch hebben besproken leveren jullie 4 tafels van 2x1m op 18 september op locatie X om zo laat en komen jullie ze dan-en-dan halen'.
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
zondag 20 augustus 2017 20:45
@cosmopolitan2208: Het budget hoor ik snel, kostenoverzichten van de komende twee evenementen zijn er niet. Het ene evenement organiseren we namelijk voor het eerst en het andere is dit jaar heel anders dan vorig jaar (twee studies zijn involved ipv twaalf studies). Sowieso hoorde ik ook dat er dit jaar veel problemen zouden zijn met geld, dus we moeten alles anders gaan doen dan eerst 
zondag 20 augustus 2017 20:49
@Splinter_: de komende twee evenementen zijn van een heel andere aard dus dan heb ik helaas niks aan het draaiboek van het vorige evenement.. Volgend jaar heb ik daar wel wat aan, en dan zal ik zeker contact opnemen met diegene. Dank je 
@himalaya: bedankt voor deze superhandige tip, dit is precies het type praktische tips waar ik naar op zoek ben!
@himalaya: bedankt voor deze superhandige tip, dit is precies het type praktische tips waar ik naar op zoek ben!
zondag 20 augustus 2017 20:56
In dat geval zul je dus voor jezelf heel duidelijk moeten hebben hoe het moet worden en wat je dus wil.-Veer- schreef: ↑20-08-2017 20:45@cosmopolitan2208: Het budget hoor ik snel, kostenoverzichten van de komende twee evenementen zijn er niet. Het ene evenement organiseren we namelijk voor het eerst en het andere is dit jaar heel anders dan vorig jaar (twee studies zijn involved ipv twaalf studies). Sowieso hoorde ik ook dat er dit jaar veel problemen zouden zijn met geld, dus we moeten alles anders gaan doen dan eerst
Bv qua cateraar: voor hoeveel mensen, alleen drank/borrel/hapjes of ook diner, zo ja buffet of zittend a la carte, wat voor eten wordt er aangeboden, wat voor hapjes, waar wordt alles aangeboden, hoe laat en tot wanneer. De cateraar moet ook met je meedenken over bv hoe en wanneer zij hun spullen aan en afvoeren, hoe alles blijft voldoen aan wettelijke eisen, personeel, etc.
Om goed duidelijk te krijgen wat je wil en wat je eisen zijn; vraag jezelf alle vragende voornaamwoorden; hoe wat waar wie wanneer waarom etc.
En gebruik de smart methodiek om alles te formuleren. (Even googelen)
Als je eenmaal heel duidelijk hebt wat je wil schrijf je dat uitgebreid op en stuur je dat naar een aantal cateraars met de vraag om een offerte. Wees niet bang of onzeker; JIJ bent de klant dus JIJ hebt de power en het geld.
En zo kan je dus te werk gaan en alle punten die geregeld moeten worden.
zondag 20 augustus 2017 21:26
Organiseer in terugwerkende kracht, dus vanaf de datum dat het evenement is en wat je in de weken/maanden ervoor wanneer definitief moet hebben. Idd middels een draaiboek.
Bijv. het aantal deelnemers, hou altijd een marge van rond de 15-20% aan mensen aan dat minder komt/zich niet afmeldt t.o.v. het geschatte aantal deelnemers.
Kijk ook wanneer de 'teller' van de locatie/cateraar gaat lopen. Moet je een aanbetaling doen, tot wanneer mag je nog afmelden, hoeveel kost je dat dan.
Zijn er subruimtes nodig, geluid, beeld, evt. presentje voor de sprekers, deelnemerslijst, presentielijst.
Face 2 face afspreken hoeft niet altijd maar kan zeker handig zijn. Zeker qua locatie. Als je nl. meerdere ruimtes nodig hebt, kun je een beetje een inschatting maken hoever de ruimtes uit elkaar liggen zodat je strakke tijden daardoor niet in de knel komen.
Bouw koffie/theepauzes in na ongeveer 1 1/2-2 uur.
Evt. 'tasje' met programma, gadget, plattegrond
Naambadges
1- 1 1/2 week voor het evenement deelname bevestiging sturen
Bijv. het aantal deelnemers, hou altijd een marge van rond de 15-20% aan mensen aan dat minder komt/zich niet afmeldt t.o.v. het geschatte aantal deelnemers.
Kijk ook wanneer de 'teller' van de locatie/cateraar gaat lopen. Moet je een aanbetaling doen, tot wanneer mag je nog afmelden, hoeveel kost je dat dan.
Zijn er subruimtes nodig, geluid, beeld, evt. presentje voor de sprekers, deelnemerslijst, presentielijst.
Face 2 face afspreken hoeft niet altijd maar kan zeker handig zijn. Zeker qua locatie. Als je nl. meerdere ruimtes nodig hebt, kun je een beetje een inschatting maken hoever de ruimtes uit elkaar liggen zodat je strakke tijden daardoor niet in de knel komen.
Bouw koffie/theepauzes in na ongeveer 1 1/2-2 uur.
Evt. 'tasje' met programma, gadget, plattegrond
Naambadges
1- 1 1/2 week voor het evenement deelname bevestiging sturen
wij slapen nooit.
zondag 20 augustus 2017 21:59
Een cateraar wil van jou weten:
- Aantal personen
- Wat voor catering momenten - ontvangst / pauze / lunch / borrel / diner etc
- Is er een bepaald budget beschikbaar waar ze rekening mee moeten houden / indicatie van budget. Er zit bijv. nogal een verschil tussen bijv. bitterballen en luxe hapjes, of een eenvoudige broodjeslunch of juist uitgebreid lunchen met salades en warme gerechten
Jij wil weten:
- wanneer moet je aanbetalen
- wanneer willen zij het definitieve aantal gasten
Zelf vind ik het altijd aan te raden om te werken bij de cateraar die al bij de locatie bekend is. Dan hoef jij je meestal niet bezig te houden met op- en afbouw en de beschikbaarheid van werkruimte en koeling.
Een locatie zou ik zeker gaan bekijken. Daar wil je sfeer proeven, netheid checken, maar je moet ook het juiste gevoel bij de contactpersoon hebben. Vergeet ook niet het parkeren te checken en of dit betaald of gratis is.
Daarnaast geld eigenlijk altijd, zowel cateraar als locatie zijn altijd geïnteresseerd in achtergrond info. Dus vertel wat over je evenement. Ook denken zij graag met je mee.
Vergeet ook niet na te denken over de audiovisuele invulling. Hoeveel microfoons, technische begeleiding nodig, presentaties vooraf ontvangen en organiseren, of gebeurd dat pas op de dag zelf, etc.
Denk na over het uitnodigingstraject. Wanneer aankondiging / save the date, wanneer uitnodiging, tot wanneer mogelijk om aan te melden, gratis of betaald, nog een herinnering, laatste details versturen etc.
Gereed maken badges, deelnemerslijsten om evt. af te tekenen, mapjes / info voor sprekers, presentjes voor sprekers.
Denk na over de bezetting van de ontvangstbalie, wie begeleid de sprekers, wie houd contact op de dag zelf met organisatie en cateraar.
Maar je hoeft toch niet nu helemaal 'uit het niks' evenementen te gaan organiseren? Wie deed het andere jaren, of wie was er betrokken? Er is toch vast wel iemand die je gaat begeleiden?
- Aantal personen
- Wat voor catering momenten - ontvangst / pauze / lunch / borrel / diner etc
- Is er een bepaald budget beschikbaar waar ze rekening mee moeten houden / indicatie van budget. Er zit bijv. nogal een verschil tussen bijv. bitterballen en luxe hapjes, of een eenvoudige broodjeslunch of juist uitgebreid lunchen met salades en warme gerechten
Jij wil weten:
- wanneer moet je aanbetalen
- wanneer willen zij het definitieve aantal gasten
Zelf vind ik het altijd aan te raden om te werken bij de cateraar die al bij de locatie bekend is. Dan hoef jij je meestal niet bezig te houden met op- en afbouw en de beschikbaarheid van werkruimte en koeling.
Een locatie zou ik zeker gaan bekijken. Daar wil je sfeer proeven, netheid checken, maar je moet ook het juiste gevoel bij de contactpersoon hebben. Vergeet ook niet het parkeren te checken en of dit betaald of gratis is.
Daarnaast geld eigenlijk altijd, zowel cateraar als locatie zijn altijd geïnteresseerd in achtergrond info. Dus vertel wat over je evenement. Ook denken zij graag met je mee.
Vergeet ook niet na te denken over de audiovisuele invulling. Hoeveel microfoons, technische begeleiding nodig, presentaties vooraf ontvangen en organiseren, of gebeurd dat pas op de dag zelf, etc.
Denk na over het uitnodigingstraject. Wanneer aankondiging / save the date, wanneer uitnodiging, tot wanneer mogelijk om aan te melden, gratis of betaald, nog een herinnering, laatste details versturen etc.
Gereed maken badges, deelnemerslijsten om evt. af te tekenen, mapjes / info voor sprekers, presentjes voor sprekers.
Denk na over de bezetting van de ontvangstbalie, wie begeleid de sprekers, wie houd contact op de dag zelf met organisatie en cateraar.
Maar je hoeft toch niet nu helemaal 'uit het niks' evenementen te gaan organiseren? Wie deed het andere jaren, of wie was er betrokken? Er is toch vast wel iemand die je gaat begeleiden?
zondag 20 augustus 2017 22:07
Ik vind het nogal wat, dat je er dit allemaal bij krijgt. Dit kun je niet in je eentje allemaal organiseren tot en met het evenement zelf, je hebt helpende handen nodig.
En het budget wordt fors minder begrijp ik, gaan er nog mensen fondsen werven? Acties verzinnen om geld binnen te halen? Of moet je alles van het beperktere budget doen?
En het budget wordt fors minder begrijp ik, gaan er nog mensen fondsen werven? Acties verzinnen om geld binnen te halen? Of moet je alles van het beperktere budget doen?
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
zondag 20 augustus 2017 22:15
Ga inderdaad een evenementlocatie bekijken, wat hierboven al wordt gezegd. Zijn er stoelen of moeten die gehuurd worden? Hoe moeten de stoelen worden neergezet, zodat van alle plekken het podium (oid) te zien is?
Bespreek de prijs: is de zaalhuur inbegrepen bij de consumpties (bijvoorbeeld) of krijg je voor alles een rekening? Wanneer moet je uiterlijk aangeven hoeveel mensen er komen? Moeten de deelnemers betalen (vooraf?) voor het evenement?
Wie gaat er over de betaling van locatie en (bijvoorbeeld) sprekers? er moet vrijwel altijd (een deel) van te voren betaald worden, wie heeft de bevoegdheid om dat te doen?
Worden de budgetbestedingen nog besproken met iemand (een soort kascontrole) of kan het besteed worden aan van alles?
Als je concretere plannen hebt mag je me ook mailen en dat ik dan je plan bekijk en mijn (kritische) vragen en tips geef?
Bespreek de prijs: is de zaalhuur inbegrepen bij de consumpties (bijvoorbeeld) of krijg je voor alles een rekening? Wanneer moet je uiterlijk aangeven hoeveel mensen er komen? Moeten de deelnemers betalen (vooraf?) voor het evenement?
Wie gaat er over de betaling van locatie en (bijvoorbeeld) sprekers? er moet vrijwel altijd (een deel) van te voren betaald worden, wie heeft de bevoegdheid om dat te doen?
Worden de budgetbestedingen nog besproken met iemand (een soort kascontrole) of kan het besteed worden aan van alles?
Als je concretere plannen hebt mag je me ook mailen en dat ik dan je plan bekijk en mijn (kritische) vragen en tips geef?
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
zondag 20 augustus 2017 22:17
KalindaSharma schreef: ↑20-08-2017 21:23Ligt deze extra taak jou wel? Nee zeggen is soms ook een optie.
Mijn gedachte. Als je het een uitdaging vindt om dit te leren en doen dan dikke prima natuurlijk, maar zomaar een extra taak in je schoenen laten schuiven zou ik niet zo 1-2-3 laten gebeuren als ik mezelf daar niet geschikt voor vind.
zondag 20 augustus 2017 22:21
Ik vind het ook wel bijzonder dat ze je dit allemaal laten doen zonder ervaring, en in je eentje.
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
maandag 21 augustus 2017 11:28
Wat hierboven door al wordt gemeld zou ik inderdaad ook doen. Je belt/gaat langs de cateraar. Bespreekt je plan en je budget en waarvoor je eten nodig hebt en dan maken jullie samen een plan. Zij willen graag met je meedenken. Je gaat met ze in zee als het contact goed voelt, je er samen uit komt en het binnen het budget past. Zorg er voor dat wanneer je gastsprekers hebt dat zij een gereserveerde parkeerplek krijgen en daar gratis kunnen parkeren.-Veer- schreef: ↑20-08-2017 20:42@friezinnetje2014: Dank je wel voor de tips! Zo'n tijdslijn lijkt me inderdaad handig. Ik zal op internet eens rondkijken naar voorbeelden.
@Foodisgood: Dank je! Je laatste zin vat mijn probleem goed samen: "Ik weet niet zo goed wat ik er over moet zeggen, is voor mij zo logisch allemaal en automatisch dat ik het niet goed weet :')". Voor mij is het juist níet logisch en gaat het verre van automatisch, zo niet-automatisch dat ik helemaal vastloop voordat ik begonnen ben!
Ik zou ook eens je voorganger vragen om haar stukken zoals draaiboek e.d. misschien kan je eens met haar om tafel om te vragen hoe zij het aanpakte.
maandag 21 augustus 2017 12:22
