Werk & Studie
alle pijlers
Planning ... hoe al je taken in te delen?
donderdag 29 oktober 2009 om 13:30
Ik kan behoorlijk goed plannen, prioriteiten stellen is ook geen probleem.
Het punt is alleen dat je pas kan plannen en prio's kan stellen als je ook weet wat je moet doen.
Ofwel: als je niet telkens allerlei dingen vergeet die ook nog moeten. Met mijn geheugen is niets mis, maar ik heb werkelijk een enorme lijst van dingen.
Zo moet ik een aantal werkzaamheden dagelijks doen.
Een aantal dingen moeten gewoon 'vandaag' af.
Sommige dingen moet ik 'een keer' doen.
Andere dingen zijn slechts ideeen en blijven liggen totdat ze wellicht een keer interessant zijn (maar dan moet ik ze nog wel weten)
En dan hebben we ook nog dingen die opportuun worden op moment dat een andere taak gedaan is/wordt.
Ik heb momenteel een stuk of 400 taken in outlook staan. Keurig in categorien en kleurtjes onderverdeeld, maar het blijft onoverzichtelijk.
Iemand suggesties hoe te ordenen of welk tooltje handig zou kunnen zijn?
Bedankt!
Het punt is alleen dat je pas kan plannen en prio's kan stellen als je ook weet wat je moet doen.
Ofwel: als je niet telkens allerlei dingen vergeet die ook nog moeten. Met mijn geheugen is niets mis, maar ik heb werkelijk een enorme lijst van dingen.
Zo moet ik een aantal werkzaamheden dagelijks doen.
Een aantal dingen moeten gewoon 'vandaag' af.
Sommige dingen moet ik 'een keer' doen.
Andere dingen zijn slechts ideeen en blijven liggen totdat ze wellicht een keer interessant zijn (maar dan moet ik ze nog wel weten)
En dan hebben we ook nog dingen die opportuun worden op moment dat een andere taak gedaan is/wordt.
Ik heb momenteel een stuk of 400 taken in outlook staan. Keurig in categorien en kleurtjes onderverdeeld, maar het blijft onoverzichtelijk.
Iemand suggesties hoe te ordenen of welk tooltje handig zou kunnen zijn?
Bedankt!
donderdag 29 oktober 2009 om 13:51
Hoi amygdala,
Wat mij helpt bij enorme drukte is een raster maken met 4 vakken.
Belangrijk niet belangrijk
dringend
niet dringend
Zo krijg je een overzicht van wat de prioriteit echt heeft. Verder denk ik dat een map met ideetjes voor de toekomst voor jou interessant kan zijn...Als dat altijd bij je takenlijst blijft staan is de berg op een gegeven moment niet meer te overzien lijkt me.
Misschien kun je hier wat mee...
Wat mij helpt bij enorme drukte is een raster maken met 4 vakken.
Belangrijk niet belangrijk
dringend
niet dringend
Zo krijg je een overzicht van wat de prioriteit echt heeft. Verder denk ik dat een map met ideetjes voor de toekomst voor jou interessant kan zijn...Als dat altijd bij je takenlijst blijft staan is de berg op een gegeven moment niet meer te overzien lijkt me.
Misschien kun je hier wat mee...
donderdag 29 oktober 2009 om 14:08
Ik zou voor alles waat "een keer" moet en ideeën een tweede bestand maken voor als je je verveelt ofzo Dat ruimt -hoop ik- behoorlijk op in je 400 ( ) taken en dan kan je de rest hopelijk makkelijker indelen.
Bij mij werken papieren lijstjes het beste voor wat vandaag/binnen een paar dagen moet (inclusief wegkrassen, yay!) en voor het Grotere Plan gebruik ik "Remember the Milk" en dat werkt heel goed
Bij mij werken papieren lijstjes het beste voor wat vandaag/binnen een paar dagen moet (inclusief wegkrassen, yay!) en voor het Grotere Plan gebruik ik "Remember the Milk" en dat werkt heel goed
donderdag 29 oktober 2009 om 14:12
quote:pemberley schreef op 29 oktober 2009 @ 13:53:
Ik denk dat je als je 400 (!) taken in outlook hebt staan, je
of minder taken aan moet nemen,
of stoppen met de taken organiseren en ze daadwerkelijk doen.
(en dat bedoel ik vriendelijker dan ik het mijn toetsenbord uit krijg)
Haha... ik snap wat je bedoelt hoor.
Maar ik heb gewoon een behoorlijk afwisselende baan en binnen onze afdeling vallen veelzijdige verantwoordelijkheden, zeg maar.
We werken hard hoor, doen ook veel taken. Komen ook nooit in de knoei met dingen die niet op tijd af zijn.
Ik hou er alleen niet zo van om verrast te worden met 'denk je daar nog aan?' en dat ik dan tegen mezelf zucht 'oh ja... daar heb ik 3 maanden geleden ook nog eens over gemaild...' Dan is het 10 keer op een lijstje meegegaan, en de 11e keer er toch afgevallen.
Ik denk dat je als je 400 (!) taken in outlook hebt staan, je
of minder taken aan moet nemen,
of stoppen met de taken organiseren en ze daadwerkelijk doen.
(en dat bedoel ik vriendelijker dan ik het mijn toetsenbord uit krijg)
Haha... ik snap wat je bedoelt hoor.
Maar ik heb gewoon een behoorlijk afwisselende baan en binnen onze afdeling vallen veelzijdige verantwoordelijkheden, zeg maar.
We werken hard hoor, doen ook veel taken. Komen ook nooit in de knoei met dingen die niet op tijd af zijn.
Ik hou er alleen niet zo van om verrast te worden met 'denk je daar nog aan?' en dat ik dan tegen mezelf zucht 'oh ja... daar heb ik 3 maanden geleden ook nog eens over gemaild...' Dan is het 10 keer op een lijstje meegegaan, en de 11e keer er toch afgevallen.
donderdag 29 oktober 2009 om 14:19
Wat je kan doen is een project management programma gebruiken (bv MS projects als je dat op je werk hebt, of een gratis programma downloaden) en al je taken erin zetten. Vind ik vooral handig om de "volgorde" van de taken te overzien. vb. Als Piet taak A heeft gedaan, kan ik B doen, waarna Jan C doet en ik D. Enige nadeel vind ik dat het vrij veel tijd kost om alles in te typen.
Ook een optie is om je dag heel gestructureerd in te delen. Dus bv. elke dag beginnen met de terugkerende dagelijkse dingen. Dan de taken die die dag af moeten. Als de werkdag dan nog niet om is, de taken die de volgende dag af moeten. Als je zo vooruit kan werken, dan heb je aan het einde van de week een "groot" stuk waar je de dingen kan doen die "eens" moeten gedaan worden. Ik zou sowieso al je ideeën niet in je outlook zetten, maar in een apart mapje op de pc. En ik zou op dit moment eens kritisch kijken naar je to-do list. Moet je echt alles doen? Heb je je taken niet té concreet geformuleerd? Bv. mail beantwoorden van An, kan je ook formuleren in mailbox opruimen/beheren? Want als ik elke dag mijn outlook open en daar staat: "nog 400 taken te gaan", zou ik al wanhopig worden. Oh ja, en voor een tijdje geen nieuwe taken aannemen?
Ook een optie is om je dag heel gestructureerd in te delen. Dus bv. elke dag beginnen met de terugkerende dagelijkse dingen. Dan de taken die die dag af moeten. Als de werkdag dan nog niet om is, de taken die de volgende dag af moeten. Als je zo vooruit kan werken, dan heb je aan het einde van de week een "groot" stuk waar je de dingen kan doen die "eens" moeten gedaan worden. Ik zou sowieso al je ideeën niet in je outlook zetten, maar in een apart mapje op de pc. En ik zou op dit moment eens kritisch kijken naar je to-do list. Moet je echt alles doen? Heb je je taken niet té concreet geformuleerd? Bv. mail beantwoorden van An, kan je ook formuleren in mailbox opruimen/beheren? Want als ik elke dag mijn outlook open en daar staat: "nog 400 taken te gaan", zou ik al wanhopig worden. Oh ja, en voor een tijdje geen nieuwe taken aannemen?
donderdag 29 oktober 2009 om 14:36
Bedankt voor het meedenken allemaal!
Is wel fijn om het er eens met anderen over te hebben (mijn collega is niet zo van t organiseren... hij heeft zijn eigen werk hoor, dus geen last van, maar ook niet echt een gesprekspartner in dezen).
Mijn taken zijn helaas niet erg concreet gedefineerd... dat staat in de taakomschrijving. 1 taak kan dus gerust zijn:
'event organiseren'. Dat is wel gelijk 3 weken werk, zeg maar.
Of 'website bijwerken', en dan moet ik nog van een ander lijstje halen wat er nu op welke website bijgewerkt moest worden.
Ik heb heel veel lijstjes, nette projectmapjes, bakje 'to do' op mn bureau, blauw to-do-blok voor wat ik vandaag moet doen etc. Maar toch floept er telkens wat tussendoor
Tja, MS Project... inderdaad een bult werk om bij te houden.
Of MindManager ...
ben nu bezig me te verdiepen in de GTD-methode. Ben benieuwd of ik daar blij van word...
Is wel fijn om het er eens met anderen over te hebben (mijn collega is niet zo van t organiseren... hij heeft zijn eigen werk hoor, dus geen last van, maar ook niet echt een gesprekspartner in dezen).
Mijn taken zijn helaas niet erg concreet gedefineerd... dat staat in de taakomschrijving. 1 taak kan dus gerust zijn:
'event organiseren'. Dat is wel gelijk 3 weken werk, zeg maar.
Of 'website bijwerken', en dan moet ik nog van een ander lijstje halen wat er nu op welke website bijgewerkt moest worden.
Ik heb heel veel lijstjes, nette projectmapjes, bakje 'to do' op mn bureau, blauw to-do-blok voor wat ik vandaag moet doen etc. Maar toch floept er telkens wat tussendoor
Tja, MS Project... inderdaad een bult werk om bij te houden.
Of MindManager ...
ben nu bezig me te verdiepen in de GTD-methode. Ben benieuwd of ik daar blij van word...
donderdag 29 oktober 2009 om 14:43
Beste Amygdala,
Als de werkdruk is zoals je beschrijft is het natuurlijk wel NORMAAL dat er af en toe iets tussendoor glipt.
Ik ben vorige week de hele week inhoudelijk bezig geweest met een presentatie voor de baas. Stond duidelijk in de agenda en alles. Maar de praktische kant was me ontschoten, geen uitnodigingen verstuurd, geen zaal gereserveerd. Dom dom dom -gelukkig wou de baas het toch verplaatsen, maar dan nog-
Als je alle grote lijnen altijd op tijd en in orde af krijgt, dan is perfectie nastreven niet nodig hoor. Zo goed mogelijk en Zeer Goed hoeft ook niet Perfect te zijn.
Bij mij is het wel zo dat het vaak dezelfde soort dingen zijn die er tussen door floepen -zaalhuur- Dus daar heb ik een sticky voor op m'n beeldscherm
Als de werkdruk is zoals je beschrijft is het natuurlijk wel NORMAAL dat er af en toe iets tussendoor glipt.
Ik ben vorige week de hele week inhoudelijk bezig geweest met een presentatie voor de baas. Stond duidelijk in de agenda en alles. Maar de praktische kant was me ontschoten, geen uitnodigingen verstuurd, geen zaal gereserveerd. Dom dom dom -gelukkig wou de baas het toch verplaatsen, maar dan nog-
Als je alle grote lijnen altijd op tijd en in orde af krijgt, dan is perfectie nastreven niet nodig hoor. Zo goed mogelijk en Zeer Goed hoeft ook niet Perfect te zijn.
Bij mij is het wel zo dat het vaak dezelfde soort dingen zijn die er tussen door floepen -zaalhuur- Dus daar heb ik een sticky voor op m'n beeldscherm
donderdag 29 oktober 2009 om 14:48
Je hebt ook wel gelijk Pemberley... Er kan af en toe iets tussendoor glippen.
Helaas denken anderen daar niet altijd zo over en soms zijn die dingen dan inmiddels toch echt belangrijk geworden.
Ik ga dat koeienprogrammaatje eens bekijken. Wie weet haal ik daar nog leuke ideeen uit.
Is het wel goed gekomen met de presentatie?
Groetjes,
Amy
Helaas denken anderen daar niet altijd zo over en soms zijn die dingen dan inmiddels toch echt belangrijk geworden.
Ik ga dat koeienprogrammaatje eens bekijken. Wie weet haal ik daar nog leuke ideeen uit.
Is het wel goed gekomen met de presentatie?
Groetjes,
Amy
donderdag 29 oktober 2009 om 15:12
Een aantal tips die voor mij goed werken:
Definieer de eerste stap. 'event organiseren' is veel te groot. Denk na over wat de eerste stap moet zijn (bijvoorbeeld startnotitie maken) en neem dat als taak. Dat is veel overzichtelijker.
Zet taken in je agenda; plan er tijd voor.
Maak per dag een planning wat je die dag moet doen.
'Eat that frog': doe de taken waar je het meest tegenopziet het eerst. Vaak valt het dan reuze mee en kun je daarna veel vrolijker de leuke taken doen.
Definieer de eerste stap. 'event organiseren' is veel te groot. Denk na over wat de eerste stap moet zijn (bijvoorbeeld startnotitie maken) en neem dat als taak. Dat is veel overzichtelijker.
Zet taken in je agenda; plan er tijd voor.
Maak per dag een planning wat je die dag moet doen.
'Eat that frog': doe de taken waar je het meest tegenopziet het eerst. Vaak valt het dan reuze mee en kun je daarna veel vrolijker de leuke taken doen.
donderdag 29 oktober 2009 om 15:12
Die hebben we naar een andere datum geschoven en ik heb gelijk iedereen uitgenodigd en een locatie geboekt.
Tijdens mijn solicitatie gesprek heb ik de baas al laten weten dat ik niet perfect ben. Dat ik fouten/vergissingen/vergetingen zo snel mogelijk door geef en recht zet en er altijd van probeer te leren
Gelukkig is de baas zelf ook niet perfect en kunnen we elkaar er goed op aanspreken als er iets mis loopt zonder te verwijten.
-nu klinkt het net alsof alles hier elke week vast loopt en dat is natuurlijk niet zo -
Ik heb al mijn acties in de inbox, als de actie bij een ander ligt file ik de email weg; dat ga ik niet babysitten. Als er een actie binnenkomt op andere manier dan email dan ik email ik mezelf dat het ook in de inbox komt. Ik probeer nooit meer dan 25 emails in de inbox te hebben aan het eind van de dag, en een klein papieren te doen stapeltje op het buro.
1 email kan wel voor meerdere acties staan natuurlijk, maar dat splits ik niet helemaal uit, het is vaak een logisch gevolg van het ander.
Tijdens mijn solicitatie gesprek heb ik de baas al laten weten dat ik niet perfect ben. Dat ik fouten/vergissingen/vergetingen zo snel mogelijk door geef en recht zet en er altijd van probeer te leren
Gelukkig is de baas zelf ook niet perfect en kunnen we elkaar er goed op aanspreken als er iets mis loopt zonder te verwijten.
-nu klinkt het net alsof alles hier elke week vast loopt en dat is natuurlijk niet zo -
Ik heb al mijn acties in de inbox, als de actie bij een ander ligt file ik de email weg; dat ga ik niet babysitten. Als er een actie binnenkomt op andere manier dan email dan ik email ik mezelf dat het ook in de inbox komt. Ik probeer nooit meer dan 25 emails in de inbox te hebben aan het eind van de dag, en een klein papieren te doen stapeltje op het buro.
1 email kan wel voor meerdere acties staan natuurlijk, maar dat splits ik niet helemaal uit, het is vaak een logisch gevolg van het ander.
donderdag 29 oktober 2009 om 20:00
400 taken? Zitten daar niet heel veel dubbele taken tussen? Misschien de moeite waard om dat uit te zoeken en/of de taken te reorganiseren.
Ik doe mijn vaste dagelijkse taken op vaste tijden op een werkdag. Deze werk ik dan snel en geroutineerd af, binnen mijn persoonlijk vastgestelde tijd.
Daarna kijk ik naar de taken die meest urgent zijn en werk dan zo het rijtje af naar minder urgent-niet belangrijk. Simpel, maar het werkt wel.
Ik doe mijn vaste dagelijkse taken op vaste tijden op een werkdag. Deze werk ik dan snel en geroutineerd af, binnen mijn persoonlijk vastgestelde tijd.
Daarna kijk ik naar de taken die meest urgent zijn en werk dan zo het rijtje af naar minder urgent-niet belangrijk. Simpel, maar het werkt wel.
