Werk & Studie
alle pijlers
Positief assertief op het werk
maandag 31 augustus 2009 om 17:40
Hoi, voor de assertievelingen onder jullie wsch een rare vraag, maar toch graag jullie reacties. Ik heb 20 jaar ervaring als assistente/secretaresse. Sinds kort heb ik een nieuwe baas die me veel taken toeschuift. Ik ben niet het type die snel "nee" zegt dus heb het meeste zonder zeuren uitgevoerd. Vorige week kreeg ik echter per mail de vraag om een presentatie 40x uit te printen voor hem en in een mapje te stoppen.. Hij zal die presentatie dan uitdelen tijdens een bijeenkomst (waar ik niet bij betrokken ben). Eigenlijk vind ik dit van de zotte, zeker omdat ik het erg druk heb sinds een andere collega ziek is. Anderzijds weet ik dat de persoon in kwestie snel boos wordt en vindt dat het een administratieve taak is die bij mijn werk hoort. Maar ik voel me er erg slecht bij en wil me assertiever opstellen zonder ruzie te maken, de sfeer is immers al niet geweldig op onze afdeling. Wie van de assertieve werkmensen kan me zeggen hoe ik deze kwestie in het bijzonder het beste aanpak zonder dat de zaak uit de klauwen loopt? Alvast bedankt!
maandag 31 augustus 2009 om 17:44
Is het probleem dat je vindt dat deze taak niet in jouw takenpakket hoort, of dat je het gewoon te druk hebt hiervoor?
Het lijkt mij namelijk dat het normaal is dat een assistente/secretaresse dit soort klusjes doet, en niet de manager zelf?
Als je teveel hooi op je vork krijgt, zou je dat aan de orde moeten stellen, los van deze klus.
Het lijkt mij namelijk dat het normaal is dat een assistente/secretaresse dit soort klusjes doet, en niet de manager zelf?
Als je teveel hooi op je vork krijgt, zou je dat aan de orde moeten stellen, los van deze klus.
maandag 31 augustus 2009 om 17:50
Hoi Delphi, ik snap je reactie maar in het bedrijf waar ik werk wordt iedereen (ook de assistentes) erg gestimuleerd om zelfstandig dingen op te lossen. Dit betekent dat ik bv zelfstandig veel rechtstreekse verzoeken van externe en interne klanten behandel. Mensen die wat langer hier werken zouden zoiets niet vragen omdat ze daarmee bekend zijn, mijn baas komt uit een overheidsinstantie en denkt er anders over. Als ik hogerop ga, krijg ik wellicht gelijk maar zover wil ik het niet laten komen. Mijn werkdruk is idd ook te hoog momenteel, maar daar is weinig aan te doen. Assertief zijn is DE manier om dat op te lossen.
maandag 31 augustus 2009 om 18:03
Ik vind het eigenlijk een heel normale taak als assistente/secretaresse zijnde. Ik ben PA van de MD en doe regelmatig dit soort dingen voor zijn presentaties, soms moet ik die presentaties ook inbinden. Takkewerk, maar wat mij betreft hoort het erbij. Vaak heb ik de presentatie ook zelf gemaakt trouwens.
Een heel enkel keertje als ik het erg druk heb vraag ik de receptioniste of ze het kan doen.
Een heel enkel keertje als ik het erg druk heb vraag ik de receptioniste of ze het kan doen.
maandag 31 augustus 2009 om 18:16
Het punt is vooral dat hij haar baas is en hij vindt dat het bij haar werk hoort. Daar valt dan gewoon weinig tegenin te brengen.
Aan de andere kant gingen zaken, voordat hij de baas werd, kennelijk anders. En als TO het toen leuker vond, dan zal ze dat aan moeten geven. De assertieve manier is om dat gewoon in een 1op1 gesprek te doen over hoe de dingen nu gaan en hoe dat anders zou kunnen. Ik zou dat zeker niet doen naar aanleiding van een concrete opdracht, want op dat moment wil hij waarschijnlijk gewoon dat de opdracht gedaan wordt en zal hij wellicht niet open staan voor commentaar en verandering.
Ik ben nog steeds erg benieuwd wat er volgens TO moet gebeuren met de presentatie. Wellicht is er nog een elegante manier om daar onderuit te komen, maar daar kan ik alleen in adviseren als ik de alternatieven weet.
(Ik zou zoiets trouwens nooit zonder vooraf overleg uitbesteden aan bijvoorbeeld de receptie. Wie weet staat er iets heel vertrouwelijks in en vraagt hij om die reden niet aan de receptie maar aan jou om het uit te printen).
Aan de andere kant gingen zaken, voordat hij de baas werd, kennelijk anders. En als TO het toen leuker vond, dan zal ze dat aan moeten geven. De assertieve manier is om dat gewoon in een 1op1 gesprek te doen over hoe de dingen nu gaan en hoe dat anders zou kunnen. Ik zou dat zeker niet doen naar aanleiding van een concrete opdracht, want op dat moment wil hij waarschijnlijk gewoon dat de opdracht gedaan wordt en zal hij wellicht niet open staan voor commentaar en verandering.
Ik ben nog steeds erg benieuwd wat er volgens TO moet gebeuren met de presentatie. Wellicht is er nog een elegante manier om daar onderuit te komen, maar daar kan ik alleen in adviseren als ik de alternatieven weet.
(Ik zou zoiets trouwens nooit zonder vooraf overleg uitbesteden aan bijvoorbeeld de receptie. Wie weet staat er iets heel vertrouwelijks in en vraagt hij om die reden niet aan de receptie maar aan jou om het uit te printen).
maandag 31 augustus 2009 om 18:21
Het gaat niet om de hoeveelheid en ook niet om die ene taak maar de vele vergelijkbare verzoeken. En om het feit dat het bedrijf waar ik werk juist altijd promoot dat iedereen (dus ook de managers) een project van a-z afwerken. Helaas kan ik nu mijn andere werk (zelfstandige taken) niet afmaken, maar anderen buiten mijn afdeling verwachten dit wel van mij. Ik wil mijn nieuwe baas dus op een goede manier duidelijk maken dat ik de 2 niet kan combineren. En voorheen hoefde dat ook niet, omdat mijn vorige baas kopieerwerk e.d. zelf deed. Op mijn bedrijf doen de meeste managers dat. Behalve de directeur die 1 assistente voor zichzelf heeft, ik werk voor een team van managers. Het assertiviteitsaspect is eigenlijk mijn vraag en hoe ik hem dat duidelijk kan maken.
maandag 31 augustus 2009 om 18:46
Vlinder, waarom de functiescheidingen er zijn weet ik ook niet, ik werk voor een multinational waar in de loop der jaren veel reorganisaties zijn geweest die geleid hebben tot de huidige manier van werken. Het verloop is niet zo groot en meestal zijn nieuwe collega's mensen van andere afdelingen buiten het bedijf, dus tot nu toe heb ik niet te maken gehad met managers die er anders over denken. Uiteraard kan ik ook naar onze gezamenlijke hoogste baas stappen of steun zoeken bij andere bazen (managers), dit wil ik juist niet, ik wil het oplossen 1 op 1. Liefst zonder dat dit de werkrelatie verstoort. Iemand?
maandag 31 augustus 2009 om 18:46
maandag 31 augustus 2009 om 18:51
Ik denk dat het eraan ligt voor hoeveel personen je werkt. Als je voor 6 mensen werkt dan heb je natuurlijk minder tijd voor dit soort dingen dan wanneer je voor 2 personen werkt. Het ligt er ook aan hoe vaak dit soort klussen van je gevraagd worden. Maar daarentegen is mijn ervaring ook (generaliserend gezegd) dat er secretaresses zijn die al heel lang (en ik bedoel heel lang) in het vak zitten en die zich (soms) een beetje te goed voelen om (vooral) voor een nieuweling dit soort werkzaamheden te verrichten. Voor jou is het een kleine moeite (ik noem dit "een tussen neus en lippen door klus") en voor hem een groot gebaar (althans in een ideale wereld).
Hoe het ook is, stuur al je managers een uitnodiging of zet de afspraak direct in de agenda's, zet daarbij de punten die je wilt bespreken (zodat ze weten waar het over gaat) en leg je twijfels en wensen op tafel. Nee heb je, ja kun je krijgen.
Oh en even over het woord "baas"; je hebt maar 1 baas/leidinggevende en als je echt er niet alleen uitkomt dan ga je naar deze persoon. Als je voor 6 managers werkt (bij wijze van spreken) dan heb je geen 6 bazen. Is deze persoon je baas, dan zou ik vooraf gaan bedenken welke taken ik zou moeten laten om meer tijd aan deze persoon te kunnen besteden. Je baas is je baas en die komt op nummer 1 (tijdens kantooruren
.
Hoe het ook is, stuur al je managers een uitnodiging of zet de afspraak direct in de agenda's, zet daarbij de punten die je wilt bespreken (zodat ze weten waar het over gaat) en leg je twijfels en wensen op tafel. Nee heb je, ja kun je krijgen.
Oh en even over het woord "baas"; je hebt maar 1 baas/leidinggevende en als je echt er niet alleen uitkomt dan ga je naar deze persoon. Als je voor 6 managers werkt (bij wijze van spreken) dan heb je geen 6 bazen. Is deze persoon je baas, dan zou ik vooraf gaan bedenken welke taken ik zou moeten laten om meer tijd aan deze persoon te kunnen besteden. Je baas is je baas en die komt op nummer 1 (tijdens kantooruren
.
maandag 31 augustus 2009 om 18:52
maandag 31 augustus 2009 om 18:56
@JenniferB
Het is heel ongebruikelijk dat duurbetaalde managers in het bedrijfsleven hun eigen presentaties printen. Het is dus niet raar dat jouw nieuwe leidinggevende verwacht dat een assistente/secretaresse dit voor hem doet. In mijn bedrijf zou ik zelfs op mijn flikker krijgen als ik het zelf zou doen. Dat heeft niets te maken met "mij te goed voelen voor" maar alles met efficient omgaan met de mensen en middelen van het bedrijf. Iemand die duur betaald wordt, hoort daarvoor ook "duur" werk te verrichten en niet het werk te doen wat ook aan iemand met een minder hoog salaris overgelaten kan worden.
Het is heel ongebruikelijk dat duurbetaalde managers in het bedrijfsleven hun eigen presentaties printen. Het is dus niet raar dat jouw nieuwe leidinggevende verwacht dat een assistente/secretaresse dit voor hem doet. In mijn bedrijf zou ik zelfs op mijn flikker krijgen als ik het zelf zou doen. Dat heeft niets te maken met "mij te goed voelen voor" maar alles met efficient omgaan met de mensen en middelen van het bedrijf. Iemand die duur betaald wordt, hoort daarvoor ook "duur" werk te verrichten en niet het werk te doen wat ook aan iemand met een minder hoog salaris overgelaten kan worden.
maandag 31 augustus 2009 om 18:57
Paloma, van onze "echte" baas weet ik dat gelijk zal krijgen, maar dat dit wellicht de situatie met de manager zal verstoren, daarom liever een oplossing zonder inmenging van hem. Als we er niet gezamenlijk uitkomen uiteraard wel, maar in 1e instantie liefst niet. Door je opmerking dat sommige secretaresses zich te goed voelen voor bepaalde taken voel ik me niet aangesproken, ik ben eerder geneigd teveel op me te nemen.
maandag 31 augustus 2009 om 19:04
OK, hoe pak je dat het beste aan? Ik vermoed dat de nieuwe manager gewoon niet bekend is met de manier van werken binnen jullie bedrijf (en meer bekend is met de manier van werken zoals in mijn bedrijf). Ik vermoed dan ook dat hij zich van geen kwaad bewust is.
De assertieve manier om dit aan te pakken, is door met hem om de tafel te gaan en te bespreken hoe jij vindt dat de dingen nu gaan.
Val hem niet aan op zijn werkwijze, maar hou het bij jezelf. Leg hem uit hoe jouw dag er nu anders uit ziet, hoe jij jouw werkdruk nu ervaart, enz.
Als je "de schuld" bij hem legt, dan zal hij zich waarschijnlijk aangevallen voelen. De natuurlijke reactie daarop is dat mensen in de verdediging schieten en daar vloeien vaak geen oplossingen uit voort. Terwijl jouw gevoel van ongemak eerder een andere reactie uit zal lokken, namelijk dat hij je zal willen helpen om tot een oplossing te komen.
Kujn je hier iets mee?
De assertieve manier om dit aan te pakken, is door met hem om de tafel te gaan en te bespreken hoe jij vindt dat de dingen nu gaan.
Val hem niet aan op zijn werkwijze, maar hou het bij jezelf. Leg hem uit hoe jouw dag er nu anders uit ziet, hoe jij jouw werkdruk nu ervaart, enz.
Als je "de schuld" bij hem legt, dan zal hij zich waarschijnlijk aangevallen voelen. De natuurlijke reactie daarop is dat mensen in de verdediging schieten en daar vloeien vaak geen oplossingen uit voort. Terwijl jouw gevoel van ongemak eerder een andere reactie uit zal lokken, namelijk dat hij je zal willen helpen om tot een oplossing te komen.
Kujn je hier iets mee?
maandag 31 augustus 2009 om 19:07
quote:jenniferb schreef op 31 augustus 2009 @ 18:57:
Paloma, van onze "echte" baas weet ik dat gelijk zal krijgen, maar dat dit wellicht de situatie met de manager zal verstoren, daarom liever een oplossing zonder inmenging van hem. Als we er niet gezamenlijk uitkomen uiteraard wel, maar in 1e instantie liefst niet. Als je nu toch al weet dat je het gelijk aan jou kant hebt, wat is dan het probleem om dit bespreekbaar te maken met de managers? Daar heb je echt niet zoveel assertiviteit voor nodig en je zit al 20 jaar in het vak, dus je weet zo langzamerhand van de hoed en de rand (waar de grenzen van je taken zijn). Gewoon de managers uitnodigen voor een bak koffie (gaatje prikken in de agenda) en even bespreekbaar maken. De baas laten weten dat je dit gaat doen (althans als je een dergelijke band mee hebt waarin hij/zij het fijn vindt om van dit soort zaken op de hoogte te zijn) en hem/haar de uitkomst op de hoogte te brengen.
Paloma, van onze "echte" baas weet ik dat gelijk zal krijgen, maar dat dit wellicht de situatie met de manager zal verstoren, daarom liever een oplossing zonder inmenging van hem. Als we er niet gezamenlijk uitkomen uiteraard wel, maar in 1e instantie liefst niet. Als je nu toch al weet dat je het gelijk aan jou kant hebt, wat is dan het probleem om dit bespreekbaar te maken met de managers? Daar heb je echt niet zoveel assertiviteit voor nodig en je zit al 20 jaar in het vak, dus je weet zo langzamerhand van de hoed en de rand (waar de grenzen van je taken zijn). Gewoon de managers uitnodigen voor een bak koffie (gaatje prikken in de agenda) en even bespreekbaar maken. De baas laten weten dat je dit gaat doen (althans als je een dergelijke band mee hebt waarin hij/zij het fijn vindt om van dit soort zaken op de hoogte te zijn) en hem/haar de uitkomst op de hoogte te brengen.
maandag 31 augustus 2009 om 19:11
quote:jenniferb schreef op 31 augustus 2009 @ 19:03:
Nummerzoveel, heel logisch, maar in het bedrijf waar ik werk is het anders en besteden eigenlijk alleen de afdelingsdirecteuren zulk werk uit. Zo te horen werk ik voor een heel apart bedrijf:-).Misschien is deze nieuwe manager niet bekend met wat hij/zij wel of niet kan vragen aan de secretaresse. En dan kun je dit in het gesprek helder maken. En als hij/zij dit wel weet, dan is hij/zij misschien de flexibiliteit van de grenzen aan het verkennen, en dan kun je ook dit in het gesprek helder maken en de grenzen nogmaals aangeven
Nummerzoveel, heel logisch, maar in het bedrijf waar ik werk is het anders en besteden eigenlijk alleen de afdelingsdirecteuren zulk werk uit. Zo te horen werk ik voor een heel apart bedrijf:-).Misschien is deze nieuwe manager niet bekend met wat hij/zij wel of niet kan vragen aan de secretaresse. En dan kun je dit in het gesprek helder maken. En als hij/zij dit wel weet, dan is hij/zij misschien de flexibiliteit van de grenzen aan het verkennen, en dan kun je ook dit in het gesprek helder maken en de grenzen nogmaals aangeven
maandag 31 augustus 2009 om 19:12
Bedankt, Nummerzoveel, daar kan ik wel iets mee. Ben in zulke gesprekken altijd geneigd mijn emoties de vrije hand te geven en dat leidde vorige keer dat ik hem er op aansprak tot een slecht gesprek. Doordat ik me niet assertief opstelde gaf ik uiteindelijk toe en heb de opdracht toen maar gedaan. Nu hoop ik door het inderdaad bij mezelf te houden en door hem evt. om hulp/oplossingen te vragen, te voorkomen dat hij bozig wegloopt, ik me gefrustreerd voel en er niks opgelost is. Ben verbaal niet zo sterk en deze manager is dat juist wel. thanks.
maandag 31 augustus 2009 om 19:16
quote:paloma schreef op 31 augustus 2009 @ 19:11:
[...]
. En als hij/zij dit wel weet, dan is hij/zij misschien de flexibiliteit van de grenzen aan het verkennen, en dan kun je ook dit in het gesprek helder maken en de grenzen nogmaals aangevenDaar heb je een punt wat wellicht speelt en waar ik rekening mee zal houden in het gesprek. Vast blijven houden aan mijn grenzen dus en niet te snel toegeven. Bedankt.
[...]
. En als hij/zij dit wel weet, dan is hij/zij misschien de flexibiliteit van de grenzen aan het verkennen, en dan kun je ook dit in het gesprek helder maken en de grenzen nogmaals aangevenDaar heb je een punt wat wellicht speelt en waar ik rekening mee zal houden in het gesprek. Vast blijven houden aan mijn grenzen dus en niet te snel toegeven. Bedankt.
