Werk & Studie
alle pijlers
Voor de secretaresses onder ons
zaterdag 25 juli 2009 om 13:38
Hoewel ik al jaren secretaresse ben heb ik eigenlijk nog nooit de ideale manier gevonden voor een aantal werkzaamheden nl.
- het aanleveren van de dagelijkse post
- het aanleveren van vergaderstukken
- het archiveren van de mail
Dit alles t.b.v. diegene voor wie ik werk. Zelf doe ik het zo
- het aanleveren van de post doe ik zelf zo. Ik gebruik een zgn. dagmap met verschillende gekleurde tabs voor bv. de post, vergaderstukken enz. Als hij naar gelijk naar bepaalde post moet kijkendoe ik er een post-it op. Wat ik vooral in deze lastig vind is hoe ik moet bewaken dat hij reacties geeft op bepaalde post.
- het aanleveren van vergaderstukken doe ik d.m.v. van een gele verdeler met daartussen gekleurde plakkers om de stukken onder te verdelen
- W.b.t. de mail, die lees ik en verdeel deze onder in verschillende catagorieen en plaats deze in verschillende mapjes zoals bv nog te behandelen, externe info en interne info. Voor onderwerpen die op dat moment "hot" zijn maak ik een aparte map aan die ik later weer verwijder. Graag zou ik van jullie weten hoe jullie het archiveren en behandelen van mail aanpakken want ik loop met vooral het laatste nog steeds te stoeien.
Groetjes, Marja
- het aanleveren van de dagelijkse post
- het aanleveren van vergaderstukken
- het archiveren van de mail
Dit alles t.b.v. diegene voor wie ik werk. Zelf doe ik het zo
- het aanleveren van de post doe ik zelf zo. Ik gebruik een zgn. dagmap met verschillende gekleurde tabs voor bv. de post, vergaderstukken enz. Als hij naar gelijk naar bepaalde post moet kijkendoe ik er een post-it op. Wat ik vooral in deze lastig vind is hoe ik moet bewaken dat hij reacties geeft op bepaalde post.
- het aanleveren van vergaderstukken doe ik d.m.v. van een gele verdeler met daartussen gekleurde plakkers om de stukken onder te verdelen
- W.b.t. de mail, die lees ik en verdeel deze onder in verschillende catagorieen en plaats deze in verschillende mapjes zoals bv nog te behandelen, externe info en interne info. Voor onderwerpen die op dat moment "hot" zijn maak ik een aparte map aan die ik later weer verwijder. Graag zou ik van jullie weten hoe jullie het archiveren en behandelen van mail aanpakken want ik loop met vooral het laatste nog steeds te stoeien.
Groetjes, Marja
zaterdag 25 juli 2009 om 15:54
Hoi Marja,
Als ik zo naar je manier van werken kijk, vind ik die eigenlijk nogal ouderwets, het klinkt een beetje als creatief met kurk
Ik zou afspreken dat jij alle uitgaande post van jouw baas verzorgt en alle mail die hij stuurt een cctje van ontvangt.
Ik denk dat je dan al een gedeelte hebt opgelost.
Als mijn baas naar iets direct zou moeten kijken zou ik die brief buiten de map laten, deze kan hij daar later prima zelf in stoppen.
Als ik zo naar je manier van werken kijk, vind ik die eigenlijk nogal ouderwets, het klinkt een beetje als creatief met kurk
Ik zou afspreken dat jij alle uitgaande post van jouw baas verzorgt en alle mail die hij stuurt een cctje van ontvangt.
Ik denk dat je dan al een gedeelte hebt opgelost.
Als mijn baas naar iets direct zou moeten kijken zou ik die brief buiten de map laten, deze kan hij daar later prima zelf in stoppen.
zaterdag 25 juli 2009 om 17:00
zaterdag 25 juli 2009 om 19:41
Pfff...
Dat zijn toch simpele dingen?
Dan moet je toch echt onder de knie hebben, dat doen stagaires zelfs!
Ik denk meer dat je onzeker bent, dan dat je het fout doet (anders had je het al van je baas gehoord)
Probeer anders wat dingen uitof ga eens met hem om de tafel zitten.
Je moet je aanpassen aan zijn manier van werken, daar moet je gevoel voor krijgen. Dan gaat het vanzelf en hoef je er niet over na te denken. Er zijn geen regels voor, puur logica en ervaring.
Dat zijn toch simpele dingen?
Dan moet je toch echt onder de knie hebben, dat doen stagaires zelfs!
Ik denk meer dat je onzeker bent, dan dat je het fout doet (anders had je het al van je baas gehoord)
Probeer anders wat dingen uitof ga eens met hem om de tafel zitten.
Je moet je aanpassen aan zijn manier van werken, daar moet je gevoel voor krijgen. Dan gaat het vanzelf en hoef je er niet over na te denken. Er zijn geen regels voor, puur logica en ervaring.
zaterdag 25 juli 2009 om 22:55
De binnengekomen post doe ik in een postboek, de afspraak is dat hij deze meteen naar binnenkomst(half uur na mij) doorneemt. Op belangrijke stukken doe ik een post it met wat hij er mee moet. Belangrijke data noteer ik zelf al in termijnenlijst(advocatuur), zodat ze voor hem alleen ter info zijn. Ik krijg postboek weer terug van hem, met aantekeningen wat er eventueel mee moet gebeuren. Binnenkomende faxen print ik op geel papier (we ontvangen faxen digitaal), zodat voor hem duidelijk is dat het een fax is en sla het op in digitale en papieren dossier. De afspraak is dat hij de post dus meteen na binnenkomst doorneemt. Verder hebben we de afspraak dat ik indien ik hem stukken ter ondertekening heb gegeven hem na een uur er aan herinner of hij het al heeft nagekeken. Dit heeft vooral met zijn chaotisch zijn te maken en met zijn drukke schema. Je zou hem bijvoorbeeld ene mail kunnen sturen als reminder of in de outlook agenda kun je een herinnering instellen, zodat dit op zijn scherm omhoog komt.
Uitgewerkte stukken die hij moet tekenen/doornemen gaan ook in postboek. (op die manier geen losse blaadjes die kwijt kunnen raken, etc). Mails die hij ontvangt/verstuurt komen bij mij ook binnen, ik sleep ze naar digitale dossiernummer, zodat ze daar staan opgeslagen en maak een print voor het lijfelijke dossier( vooral in advocatuur is dit belangrijk).
Verder heb ik zelf een postboek waarin ik de stukken doe die ik die dag moet behandelen. belangrijke zaken voorin, zaken die kunnen wachten kunnen achterin. Ik denk dat het belangrijk is te kijken hoe het jullie het beste samen kunnen werken.
En Brown Eyes, over het algemeen zijn bazen die secretaresses hebben blij als het gewoon loopt, ze zijn niet bezig met hoe het proces zo efficiënt mogelijk te laten lopen, en dat is nu juist wat TO mijns inziens wil. De baas kan wel tevreden zijn, maar dat betekent niet dat je het niet kan aanpassen aan hoe het voor jou het beste en het snelste werkt..
Uitgewerkte stukken die hij moet tekenen/doornemen gaan ook in postboek. (op die manier geen losse blaadjes die kwijt kunnen raken, etc). Mails die hij ontvangt/verstuurt komen bij mij ook binnen, ik sleep ze naar digitale dossiernummer, zodat ze daar staan opgeslagen en maak een print voor het lijfelijke dossier( vooral in advocatuur is dit belangrijk).
Verder heb ik zelf een postboek waarin ik de stukken doe die ik die dag moet behandelen. belangrijke zaken voorin, zaken die kunnen wachten kunnen achterin. Ik denk dat het belangrijk is te kijken hoe het jullie het beste samen kunnen werken.
En Brown Eyes, over het algemeen zijn bazen die secretaresses hebben blij als het gewoon loopt, ze zijn niet bezig met hoe het proces zo efficiënt mogelijk te laten lopen, en dat is nu juist wat TO mijns inziens wil. De baas kan wel tevreden zijn, maar dat betekent niet dat je het niet kan aanpassen aan hoe het voor jou het beste en het snelste werkt..
zondag 26 juli 2009 om 11:35
Inkomende post/stukken die ik zelf kan afhandelen of op kan reageren dat doe ik meteen met een cc-tje naar baas.
Stukken waarvan ik weet dat hij die voor een meeting nodig heeft, daar schrijf ik de datum van de meeting op. Nadat hij die stukken heeft gelezen/ingezien, krijg ik ze terug en dan gaan ze in de rappelmap tot de meeting plaatsvindt.
Stukken die gearchiveerd kunnen worden, dat schrijf ik er ook op en nadat hij ze heeft gezien, krijg ik die ook terug en dan archiveer ik. Overige post nemen we normaal gesproken samen door.
Alle stukken die hij nodig heeft voor een meeting houd ik bij elkaar in de rappelmap en de stukken krijgt hij de dag van te voren. Als er een agenda is, dan hou ik alles per agendapunt bij elkaar en doe dat in een map, alles gesorteerd per agendapunt dus ik maar er een soort boekwerkje van.
Overige stukken voor een meeting gaan gewoon in een een plastic mapje.
Het ligt er ook maar net aan wat jij gewend bent en wat je baas gewend is.
Stukken waarvan ik weet dat hij die voor een meeting nodig heeft, daar schrijf ik de datum van de meeting op. Nadat hij die stukken heeft gelezen/ingezien, krijg ik ze terug en dan gaan ze in de rappelmap tot de meeting plaatsvindt.
Stukken die gearchiveerd kunnen worden, dat schrijf ik er ook op en nadat hij ze heeft gezien, krijg ik die ook terug en dan archiveer ik. Overige post nemen we normaal gesproken samen door.
Alle stukken die hij nodig heeft voor een meeting houd ik bij elkaar in de rappelmap en de stukken krijgt hij de dag van te voren. Als er een agenda is, dan hou ik alles per agendapunt bij elkaar en doe dat in een map, alles gesorteerd per agendapunt dus ik maar er een soort boekwerkje van.
Overige stukken voor een meeting gaan gewoon in een een plastic mapje.
Het ligt er ook maar net aan wat jij gewend bent en wat je baas gewend is.
zondag 26 juli 2009 om 14:01
Bedankt voor de reacties. Gizz je hebt gelijk, ik krijg geen commentaar van m'n leidinggevende maar ik ben zelf nog niet tevreden over mijn werkwijze, ik ben van mening dat het beter/anders kan maar ik ben er nog steeds niet uit wat voor mij de ideale manier van werken is. Vandaar inderdaad dit topic om ideeen op te doen.
zondag 26 juli 2009 om 14:02
quote:sue2 schreef op 26 juli 2009 @ 11:35:
Inkomende post/stukken die ik zelf kan afhandelen of op kan reageren dat doe ik meteen met een cc-tje naar baas.
Stukken waarvan ik weet dat hij die voor een meeting nodig heeft, daar schrijf ik de datum van de meeting op. Nadat hij die stukken heeft gelezen/ingezien, krijg ik ze terug en dan gaan ze in de rappelmap tot de meeting plaatsvindt.
Stukken die gearchiveerd kunnen worden, dat schrijf ik er ook op en nadat hij ze heeft gezien, krijg ik die ook terug en dan archiveer ik. Overige post nemen we normaal gesproken samen door.
Alle stukken die hij nodig heeft voor een meeting houd ik bij elkaar in de rappelmap en de stukken krijgt hij de dag van te voren. Als er een agenda is, dan hou ik alles per agendapunt bij elkaar en doe dat in een map, alles gesorteerd per agendapunt dus ik maar er een soort boekwerkje van.
Overige stukken voor een meeting gaan gewoon in een een plastic mapje.
Het ligt er ook maar net aan wat jij gewend bent en wat je baas gewend is.Sue, hoe lever jij de post aan?
Inkomende post/stukken die ik zelf kan afhandelen of op kan reageren dat doe ik meteen met een cc-tje naar baas.
Stukken waarvan ik weet dat hij die voor een meeting nodig heeft, daar schrijf ik de datum van de meeting op. Nadat hij die stukken heeft gelezen/ingezien, krijg ik ze terug en dan gaan ze in de rappelmap tot de meeting plaatsvindt.
Stukken die gearchiveerd kunnen worden, dat schrijf ik er ook op en nadat hij ze heeft gezien, krijg ik die ook terug en dan archiveer ik. Overige post nemen we normaal gesproken samen door.
Alle stukken die hij nodig heeft voor een meeting houd ik bij elkaar in de rappelmap en de stukken krijgt hij de dag van te voren. Als er een agenda is, dan hou ik alles per agendapunt bij elkaar en doe dat in een map, alles gesorteerd per agendapunt dus ik maar er een soort boekwerkje van.
Overige stukken voor een meeting gaan gewoon in een een plastic mapje.
Het ligt er ook maar net aan wat jij gewend bent en wat je baas gewend is.Sue, hoe lever jij de post aan?
zaterdag 8 augustus 2009 om 15:10
Ik categoriseer de mailbox ook. Ik heb o.a. de volgende categorien:
Read (niet belangrijk)
FYI (ter info)
Read / action (actie ondernemen)
Action today (vandaag actie ondernemen / spoed)
Geprint (deze krijgt hij dan via zijn postboek)
Afgehandeld door .... (mail die ik zelf heb afgehandeld)
Mijn werkgever haalt de categorien weg als hij e.e.a. afgehandeld heeft, op die manier weet ik dat hij actie heeft ondernomen. Als ik twijfel, kijk ik in zijn sent items of vraag het hem.
Mail archiveer ik eens in de zoveel tijd. Ik heb mappen voor bepaalde onderwerpen en mail waarvoor geen map is, plaats ik in een map 'afgehandeld'.
Read (niet belangrijk)
FYI (ter info)
Read / action (actie ondernemen)
Action today (vandaag actie ondernemen / spoed)
Geprint (deze krijgt hij dan via zijn postboek)
Afgehandeld door .... (mail die ik zelf heb afgehandeld)
Mijn werkgever haalt de categorien weg als hij e.e.a. afgehandeld heeft, op die manier weet ik dat hij actie heeft ondernomen. Als ik twijfel, kijk ik in zijn sent items of vraag het hem.
Mail archiveer ik eens in de zoveel tijd. Ik heb mappen voor bepaalde onderwerpen en mail waarvoor geen map is, plaats ik in een map 'afgehandeld'.
