Werk & Studie
alle pijlers
maximale duur vergadering?
woensdag 17 juni 2015 om 13:35
Is er volgens jou een maximale duur van een vergadering of bijeenkomst tot wanneer deze nog effectief is?
Ik merk zelf dat mijn grens voor een bijeenkomst waar aandacht en concentratie voor nodig is, echt maximaal 2 uur is. Daarna raak ik afgeleid, houd de aandacht er niet meer bij etc. Alleen een behoorlijke pauze met wat buitenlucht kan de boel dan nog redden. Soms komt het tot een punt dat ik nog liever in een tandartsstoel lig voor een wortelkanaalbehandeling dan nog langer met deze mensen in een vergaderzaal te moeten zijn. Volgens mij hebben andere deelnemers daar ook last van; een bijeenkomst kan dan nog even doorgaan maar eigenlijk wordt er niks meer echt besloten of besproken. Waarom doen we dat eigenlijk, zo lang vergaderen?
Ik merk zelf dat mijn grens voor een bijeenkomst waar aandacht en concentratie voor nodig is, echt maximaal 2 uur is. Daarna raak ik afgeleid, houd de aandacht er niet meer bij etc. Alleen een behoorlijke pauze met wat buitenlucht kan de boel dan nog redden. Soms komt het tot een punt dat ik nog liever in een tandartsstoel lig voor een wortelkanaalbehandeling dan nog langer met deze mensen in een vergaderzaal te moeten zijn. Volgens mij hebben andere deelnemers daar ook last van; een bijeenkomst kan dan nog even doorgaan maar eigenlijk wordt er niks meer echt besloten of besproken. Waarom doen we dat eigenlijk, zo lang vergaderen?
Piekeren is de verkeerde kant op fantaseren
woensdag 17 juni 2015 om 13:43
Nee, dat hangt niet van het onderwerp af. Mensen hebben een maximale concentratie spanningsboog, maar die verschilt van persoon tot persoon. Ik vind zelf vergaderingen tot ongeveer anderhalf uur het productiefst. Alleen is dat makkelijker te realiseren bij een bestuursvergadering met 6 personen dan bij een jaarvergadering met 120 personen.
woensdag 17 juni 2015 om 13:46
woensdag 17 juni 2015 om 13:50
quote:Ikbenanoniem schreef op 17 juni 2015 @ 13:43:
Nee, dat hangt niet van het onderwerp af. Mensen hebben een maximale concentratie spanningsboog, maar die verschilt van persoon tot persoon. Ik vind zelf vergaderingen tot ongeveer anderhalf uur het productiefst. Alleen is dat makkelijker te realiseren bij een bestuursvergadering met 6 personen dan bij een jaarvergadering met 120 personen.Dat mensen een spanningsboog hebben klopt. Maar er is nogal een verschil tussen iemand een half uur horen praten over een saai onderwerp of een oeverloze discussie tussen twee collega's aan te moeten horen en een interactieve vergadering met een goede voorzitter waarbij iedereen iets te zeggen heeft en er over en weer belangstelling is.
Nee, dat hangt niet van het onderwerp af. Mensen hebben een maximale concentratie spanningsboog, maar die verschilt van persoon tot persoon. Ik vind zelf vergaderingen tot ongeveer anderhalf uur het productiefst. Alleen is dat makkelijker te realiseren bij een bestuursvergadering met 6 personen dan bij een jaarvergadering met 120 personen.Dat mensen een spanningsboog hebben klopt. Maar er is nogal een verschil tussen iemand een half uur horen praten over een saai onderwerp of een oeverloze discussie tussen twee collega's aan te moeten horen en een interactieve vergadering met een goede voorzitter waarbij iedereen iets te zeggen heeft en er over en weer belangstelling is.
woensdag 17 juni 2015 om 13:58
Onlangs is hier een onderzoek over gepubliceerd. Het blijkt dat het het meest efficiënt is om staand te vergaderen. De vergaderingen duren dan korter en de besluitvorming is veel effectiever. Daarnaast is staan beter dan zitten voor het lichaam.
Ik vond dit wel een interessant onderzoek, ik denk inderdaad dat je met staand vergaderen, beter en efficiënter vergaderd.
Ik vond dit wel een interessant onderzoek, ik denk inderdaad dat je met staand vergaderen, beter en efficiënter vergaderd.
woensdag 17 juni 2015 om 14:18
Dat ligt inderdaad aan het onderwerp, maar ook nogal aan de vorm van de vergadering. Ik organiseer en faciliteer vrij veel vergaderingen, waaronder vergaderingen die de hele dag duren, en ik merk dat het beter te doen is als:
- er voldoende afwisseling in de onderwerpen zit
- voldoende afwisseling in de vorm zit (presentaties, discussies, brainstorm)
- er ruimte is voor gekkigheid
- de agenda strak wordt gehanteerd
- er een voorzitter is die iedereen actief betrekt bij het ondewerp en het afkapt als het niet meer voor iedereen relevant is
- er voldoende afwisseling in de onderwerpen zit
- voldoende afwisseling in de vorm zit (presentaties, discussies, brainstorm)
- er ruimte is voor gekkigheid
- de agenda strak wordt gehanteerd
- er een voorzitter is die iedereen actief betrekt bij het ondewerp en het afkapt als het niet meer voor iedereen relevant is
woensdag 17 juni 2015 om 14:20
quote:rosaaa schreef op 17 juni 2015 @ 13:58:
Ik zit in het bestuur van een vereniging en wij vergaderen om de 2 weken 3 uur tot 4 uur. Daar zitten dan 10-20 minuten pauze in. Ik vind het verschrikkelijk en zou liever in 2 uur klaar zijn, maarja.
Gaat slechts om 4 mensen.
Dan doet het bestuur qua voorbereiding echt iets fout. Van te voren de stukken, een duidelijke agenda waarop helder staat aangegeven waarover besluitvorming nodig is en een maximale tijdsduur per onderwerp nemen. Een goede voorzitter die ingrijpt als discussies in kringetjes draaien wil ook goed helpen.
3 a 4 uur vergaderen met 4 mensen. Dat zou echt niet mijn ding zijn.
Ik zit in het bestuur van een vereniging en wij vergaderen om de 2 weken 3 uur tot 4 uur. Daar zitten dan 10-20 minuten pauze in. Ik vind het verschrikkelijk en zou liever in 2 uur klaar zijn, maarja.
Gaat slechts om 4 mensen.
Dan doet het bestuur qua voorbereiding echt iets fout. Van te voren de stukken, een duidelijke agenda waarop helder staat aangegeven waarover besluitvorming nodig is en een maximale tijdsduur per onderwerp nemen. Een goede voorzitter die ingrijpt als discussies in kringetjes draaien wil ook goed helpen.
3 a 4 uur vergaderen met 4 mensen. Dat zou echt niet mijn ding zijn.
woensdag 17 juni 2015 om 14:24
Eens met Kaaaaaatje: Je moet vooral een goede vorm kiezen. Een kort overleg kan staand, en moet niet veel meer dan 15 minuten duren. Een lange (of zelfs meerdaagse) vergadering moet goed ingericht worden, dus met plenaire sessies en kleinere werkgroepen, eten en ontspanning tussendoor en de mogelijkheid om goed voor te bereiden en je bijdrage dus efficient te kunnen leveren.
Meer dan 1.5 uur je aandacht bij 1 onderwerp houden is zwaar, maar meestal gaan lange vergaderingen ook niet over maar 1 onderwerp. Maar als je met een grote groep mensen het eens moet worden over een aantal zaken, is een vergadering vaak wel veel efficienter als wanneer je het bijvoorbeeld schriftelijk gaat proberen af te handelen.
Het aantal mensen zegt trouwens minder. Of je nu met 400 mensen of met 4 zit, vaak heb je ongeveer hetzelfde aantal belangen. De mate waarin belangen tegenstrijdig zijn, en/of er politiek uitgeruild moet worden bepaalt veel meer hoe lang een vergadering kan duren.
Meer dan 1.5 uur je aandacht bij 1 onderwerp houden is zwaar, maar meestal gaan lange vergaderingen ook niet over maar 1 onderwerp. Maar als je met een grote groep mensen het eens moet worden over een aantal zaken, is een vergadering vaak wel veel efficienter als wanneer je het bijvoorbeeld schriftelijk gaat proberen af te handelen.
Het aantal mensen zegt trouwens minder. Of je nu met 400 mensen of met 4 zit, vaak heb je ongeveer hetzelfde aantal belangen. De mate waarin belangen tegenstrijdig zijn, en/of er politiek uitgeruild moet worden bepaalt veel meer hoe lang een vergadering kan duren.
Anarchie is leuk, maar je blijft van mijn kaas af
woensdag 17 juni 2015 om 14:30
Ik zit in een bestuur van een vereniging en wij vergaderen elke week 1,5 tot 2,5 uur. Ik vind het soms wel echt te lang duren, maar dat ook omdat het vaak voorkomt dat mensen zich niet goed hebben voorbereid en dan tijdens de vergadering nog dingen moeten opzoeken. Ook moet ik vaak onze voorzitter helpen met to the point komen en vind ik dat best vermoeiend omdat ik als penningmeester eigenlijk al ontzettend veel op mijn bord heb.
woensdag 17 juni 2015 om 14:30
quote:Ikbenanoniem schreef op 17 juni 2015 @ 14:20:
[...]
Dan doet het bestuur qua voorbereiding echt iets fout. Van te voren de stukken, een duidelijke agenda waarop helder staat aangegeven waarover besluitvorming nodig is en een maximale tijdsduur per onderwerp nemen. Een goede voorzitter die ingrijpt als discussies in kringetjes draaien wil ook goed helpen.
3 a 4 uur vergaderen met 4 mensen. Dat zou echt niet mijn ding zijn.
Dat eerste gebeurt, dat tweede is lastig. Ik moet er wel bij zeggen dat we in de opstartende fase zitten, dus er moet gigantisch veel besproken en besloten worden.
Over een jaar zal het allemaal veel rustiger zijn.
[...]
Dan doet het bestuur qua voorbereiding echt iets fout. Van te voren de stukken, een duidelijke agenda waarop helder staat aangegeven waarover besluitvorming nodig is en een maximale tijdsduur per onderwerp nemen. Een goede voorzitter die ingrijpt als discussies in kringetjes draaien wil ook goed helpen.
3 a 4 uur vergaderen met 4 mensen. Dat zou echt niet mijn ding zijn.
Dat eerste gebeurt, dat tweede is lastig. Ik moet er wel bij zeggen dat we in de opstartende fase zitten, dus er moet gigantisch veel besproken en besloten worden.
Over een jaar zal het allemaal veel rustiger zijn.
woensdag 17 juni 2015 om 14:40
Het hangt voor mij ervanaf hoe effectief er vergadert wordt. To-the-point blijven en per agenda-onderwerp concreet tot actiepunten komen houd ik stukken langer vol dan overloos uitwijden over allerlei zijpaden.
Op dit moment zit ik in een bestuur waarbij ikzelf de agenda van de vergaderingen opmaak, en we een voorzitter hebben die de vergaderingen strak leidt. Heerlijk, klaar in 1,5 uur met een heldere actiepuntenlijst. Vergadering sluiten, en daarna nog even ontspannen tijd voor koetjes en kalfjes.
Op dit moment zit ik in een bestuur waarbij ikzelf de agenda van de vergaderingen opmaak, en we een voorzitter hebben die de vergaderingen strak leidt. Heerlijk, klaar in 1,5 uur met een heldere actiepuntenlijst. Vergadering sluiten, en daarna nog even ontspannen tijd voor koetjes en kalfjes.
woensdag 17 juni 2015 om 15:58
quote:MarianneDavids schreef op 17 juni 2015 @ 15:56:
Vergaderingen hoeven geen uren te duren als iedereen zich aan de agendapunten houdt en niet gaat zeuren over futiliteiten. Die komen aan te orde zodra de letters w.v.t.t.k. aan de beurt zijn.
Wat is dat dan?
Ik heb alleen nog maar vergaderd met commissies voor verenigingen en dergelijke, op mijn werk of stage nog nooit een vergadering bij hoeven wonen. Dus echt serieus was het nooit. Wel gezellig
Vergaderingen hoeven geen uren te duren als iedereen zich aan de agendapunten houdt en niet gaat zeuren over futiliteiten. Die komen aan te orde zodra de letters w.v.t.t.k. aan de beurt zijn.
Wat is dat dan?
Ik heb alleen nog maar vergaderd met commissies voor verenigingen en dergelijke, op mijn werk of stage nog nooit een vergadering bij hoeven wonen. Dus echt serieus was het nooit. Wel gezellig
woensdag 17 juni 2015 om 16:00
quote:budapest schreef op 17 juni 2015 @ 15:58:
[...]
Wat is dat dan?
Ik heb alleen nog maar vergaderd met commissies voor verenigingen en dergelijke, op mijn werk of stage nog nooit een vergadering bij hoeven wonen. Dus echt serieus was het nooit. Wel gezellig Wat Verder Ter Tafel Komt.
[...]
Wat is dat dan?
Ik heb alleen nog maar vergaderd met commissies voor verenigingen en dergelijke, op mijn werk of stage nog nooit een vergadering bij hoeven wonen. Dus echt serieus was het nooit. Wel gezellig Wat Verder Ter Tafel Komt.
verba volant, scripta manent.
woensdag 17 juni 2015 om 16:06
quote:MarianneDavids schreef op 17 juni 2015 @ 15:56:
Vergaderingen hoeven geen uren te duren als iedereen zich aan de agendapunten houdt en niet gaat zeuren over futiliteiten. Die komen aan te orde zodra de letters w.v.t.t.k. aan de beurt zijn.
Vaak gemaakte fout door voorzitters die niet snappen hoe het werkt.
WVTTK is er maar voor 1 ding: agendapunten die nog niet bekend waren bij het punt 'vaststellen agenda', en waarvan tijdens de vergadering (tijdens eerdere punten dus) besloten is dat ze een eigen plekje verdienen.
Dus als je met je VvE zit te vergaderen, en er is een punt 'reparatie dak', en tijdens dat punt merkt iemand op dat er overlast is van katten die over het dak lopen, en er dreigt daar een discussie over te ontstaan, dan zegt de voorzitter 'daar gaat het nu niet over, maar daar moeten we het wel even over hebben vandaag, dus die schrijf ik op voor wvttk'. Zodra je dan bij wvttk bent aanbeland, heb je 1 of 2 punten die je daar gaat behandelen. Niets meer.
Het is geen plek om volledig nieuwe willekeurige punten aan te gaan dragen, dat had je voor de vergadering moeten doen, of bij absolute spoed bij het punt 'vaststellen agenda'. Alles wat daar niet is aangedragen en waarvan tijdens de vergadering niet besloten is dat het alsnog een punt verdient is niet aan de orde.
Vergaderingen hoeven geen uren te duren als iedereen zich aan de agendapunten houdt en niet gaat zeuren over futiliteiten. Die komen aan te orde zodra de letters w.v.t.t.k. aan de beurt zijn.
Vaak gemaakte fout door voorzitters die niet snappen hoe het werkt.
WVTTK is er maar voor 1 ding: agendapunten die nog niet bekend waren bij het punt 'vaststellen agenda', en waarvan tijdens de vergadering (tijdens eerdere punten dus) besloten is dat ze een eigen plekje verdienen.
Dus als je met je VvE zit te vergaderen, en er is een punt 'reparatie dak', en tijdens dat punt merkt iemand op dat er overlast is van katten die over het dak lopen, en er dreigt daar een discussie over te ontstaan, dan zegt de voorzitter 'daar gaat het nu niet over, maar daar moeten we het wel even over hebben vandaag, dus die schrijf ik op voor wvttk'. Zodra je dan bij wvttk bent aanbeland, heb je 1 of 2 punten die je daar gaat behandelen. Niets meer.
Het is geen plek om volledig nieuwe willekeurige punten aan te gaan dragen, dat had je voor de vergadering moeten doen, of bij absolute spoed bij het punt 'vaststellen agenda'. Alles wat daar niet is aangedragen en waarvan tijdens de vergadering niet besloten is dat het alsnog een punt verdient is niet aan de orde.
Anarchie is leuk, maar je blijft van mijn kaas af