Werk & Studie
alle pijlers
Plannen, organiseren en niks vergeten op het werk, tips
vrijdag 12 juli 2019 20:21
Sinds mijn 2 zwangerschappen ( jongste is anderhalf, geef nog bv) kan ik niks onthouden. Het lijkt ook steeds erger te worden. Voorheen zat alles in mijn hoofd en gebruikte ik geen agenda. Nu merk ik dat ik op het moment denk dat ik t wel weer maar 10 min. Later is het weg. Opschrijven dus, maar op de een of andere manier krijg ik dat niet zo geordend of gestructureerd als ik wil. Ik heb overal boekjes en briefjes en post its liggen. Daarnaast heb ik veel taken die ik afstreep waar ik dan nog een keer op terug moet komen ofzo. Maar afgestreept is dan ook helemaal weg uit mijn hoofd. En dan is het blaadje vol en gooi ik het weg en een dag later kan ik me niet meer herinneren of ik het nou al gedaan heb of niet.
Herkennen jullie dit? Hoe krijg ik mijn werk meer gestructureerd en vergeet ik niks?
Bijkomstigheid is dat ik op mijn werk meer verschillende taken heb gekregen.
Ik schrijf tussendoor dingetjes op mijn hand maar na het wassen is het weg en dan denk ik shiiiit....
Herkennen jullie dit? Hoe krijg ik mijn werk meer gestructureerd en vergeet ik niks?
Bijkomstigheid is dat ik op mijn werk meer verschillende taken heb gekregen.
Ik schrijf tussendoor dingetjes op mijn hand maar na het wassen is het weg en dan denk ik shiiiit....
vrijdag 12 juli 2019 23:00
Outlook gebruiken we voor de mail. Ik mail er alleen mee. Wat jij schrijft lijkt me super handig! Ik weet alleen niet hoe dat moet. Ik ga eens kijken of daar een handleiding van is. Of heb je die toevallig?Unknown1985 schreef: ↑12-07-2019 22:15Met Outlook kan je met taken werken en inkomende mails categoriseren/labelen en daarmee bepalen wanneer ze weer moeten oppuppen om te behandelen.
vrijdag 12 juli 2019 23:02
Wat veel reacties! Dank. Ik ga ze eens rustig doorlezen. Kijken wat bij me past en haalbaar is.
Zon bambook ding lijkt me ook handig!
Heb afspr staan bij huisarts ja. Gezien het steeds erger wordt. Na de eerste had ik er minder last van. We slapen ook nog steeds onderbroken door beide kinderen. Hoewel ik altijd goed tegen korte nachten kan is het misschien nu de opeenstapeling van bijna 4 jaar slaaptekort.
Zon bambook ding lijkt me ook handig!
Heb afspr staan bij huisarts ja. Gezien het steeds erger wordt. Na de eerste had ik er minder last van. We slapen ook nog steeds onderbroken door beide kinderen. Hoewel ik altijd goed tegen korte nachten kan is het misschien nu de opeenstapeling van bijna 4 jaar slaaptekort.
zaterdag 13 juli 2019 08:29
Wauw elein, ben jij mij?elein schreef: ↑12-07-2019 22:21Ik ben ook een zeef met twee kleine kinderen hoor, maar volgens vriendinnen met oudere kinderen wordt het weer beter, dus daar vertrouw ik opTot die tijd:
Veel aantekeningen maken. Ik sleep naar elk overleg een (dunne) laptop mee en tik desnoods halve overleggen mee. Dit doe ik in OneNote, per project of soort overleg een tabblad en ik kan alles weervinden. Zijn anderen ook erg dankbaar voor kom ik achter.
Mijn inbox probeer ik leeg te houden, min of meer volgens de eerdere GTD methode. Alles wat in 2 minuten of minder kan doe ik meteen, de rest archiveren, delegeren of in de 'doen deze week', later misschien, wachten op mapjes. De rest van GTD is te ingewikkeld voor mijn chaotische brein.
Losse aantekeningen, to do's, of als een laptop niet kan/ gepast is maak ik tegenwordig in ÉÉN (erg belangrijk) whiteboard notitieboek (Google op Greenbook, Bambook, Correctbook etc). Hiervoor had ik schriftjes in mijn huis, auto, werk, tas, andere tas etc. En dan half vol, en door elkaar. Deze neem ik altijd mee in mijn tas, naar alles. Het mooie is dat hij vrij snel vol zit. En als je iets wist, moet je er wel wat mee gedaan hebben (fototje naar one note gestuurd, uitgewerkt, gedaan, ingepland). Het klinkt gek maar dit heeft mijn hoofd zó opgeruimd! Dat je het uitwist betekent dat je het gedaan hebt, en daarmee is het uit mijn hoofd. Dit in tegenstelling tot de wetenschap dat in elk van die 12 schriftjes nog wel wat zinnigs zou kunnen staan tussen doorgekraste dingen.
Maar het belangrijkste: het komt dus weer goed (zeggen ze).
Ik doe dit exact zo. Laptop met onenote, uitwisbaar notitieboek (rocketbook) en verder getting things done.
zaterdag 13 juli 2019 08:57
Persoonlijke ervaring: vergeetachtig, moe en woordvind problemen, dacht dat dit kwam door een jong gezin en druk, bleek mega vit b12 tekort. Just saying! Bespreek het gewoon eens met je huisarts.
zaterdag 13 juli 2019 09:05
COtweepuntnul schreef: ↑13-07-2019 08:29Wauw elein, ben jij mij?
Ik doe dit exact zo. Laptop met onenote, uitwisbaar notitieboek (rocketbook) en verder getting things done.
Overigens: ik heb Greenbook, met tabbladen en extra vellen van Correctbook - die passen in elkaars systeem. En sponsjes van correctbook vegen beter uit, al vergaan ze wel sneller.
zaterdag 13 juli 2019 09:48
zaterdag 13 juli 2019 09:56
zaterdag 13 juli 2019 10:01
Vraagje... klinkt ideaal, maar het vervaagt niet? Omdat ik uit een tas werk kan ik niks achterlaten op een bureau. Ook vanuit je tas blijft het zichtbaar? Dus niet uitgeveegd?COtweepuntnul schreef: ↑13-07-2019 09:56Ik heb een bambook maar mijn rocketbook vind ik veel fijner (is net ff ander systeem).
zaterdag 13 juli 2019 10:03
Ja, je moet het echt uitvegen met een doekje. Bambook en correctbook zijn echt whiteboardboekjes. Rocketbook is net ff anders, dat veeg je uit met water of warmte (frictie). Die schrijft fijner dus die vind ik zelf handiger.
zaterdag 13 juli 2019 10:51
Ik gebruik Trello voor mijn to do lists, en Notes van Apple voor de dingen die ik wil bewaren te ordenen.
Verder probeer ik ook alle dingen/mails af te handelen die binnen 2min kunnen, maar ik kwam niet door het boek heen van GTD, te droog, te langdradig, te Amerikaans. Heeft iemand misschien een goede link waar zijn methode op een eenvoudige manier staat uitgelegd?
Verder probeer ik ook alle dingen/mails af te handelen die binnen 2min kunnen, maar ik kwam niet door het boek heen van GTD, te droog, te langdradig, te Amerikaans. Heeft iemand misschien een goede link waar zijn methode op een eenvoudige manier staat uitgelegd?
zaterdag 13 juli 2019 10:55
Ik heb op mijn werk ook Outlook en heb het met mijn werk echt nodig (thuis gelukkig niet). Het voordeel is dat je gebruik kunt maken van herinneringen en kunt instellen wanneer je er aan herinnert moet worden. En je kunt alles combineren.neweve schreef: ↑12-07-2019 22:07Ik doe hetzelfde, alleen dan met de takenlijst van outlook. Daarnaast gaat alle mail waar ik niks meer mee hoef in een map archief. De mails in mijn inbox moet ik nog iets mee (al staan de meeste dan ook op mijn takenlijstje). Op vrijdag of maandag deel ik de taken in. Lukt het niet dan schuiven er dingen door. Daarnaast noteer ik ook wachten op 'taken', bijvoorbeeld wachten op antwoord van jan over X. Als ik veel wachten op blokjes heb staan dan weet ik dat er in de to
Wij hadden een training op werk waar we veel van dit soort trucjes hebben geleerd. Ik heb denk ik maximaal helft geïmplementeerd en dat bevalt goed. Ik zal even kijken of ik een online uitleg voor je kan vinden.
Help op taken:
Zichtbaar maken in mailomgeving: (https://support.office.com/nl-nl/articl ... 2e372b2ca2)
Aanmaken: https://support.office.com/nl-nl/articl ... 23c0eab8e
- Stel ik heb een afspraak met iemand en daar heb je over gemaild of al een document over voorbereid. Dan plan je de afspraak in je agenda en sleep/plak je de mail er bij. Of je plakt er (een link naar) het document in. Herinnering aanzetten dat je 1 uur/2 uur/4 dagen van te voren herinnertj wil worden.
- Of als ik morgen een afspraak heb, dan plan ik de afspraak en bijvoorbeeld eerder op die dag een half uurtje om het een en ander voor te bereiden.
- Stel ik heb een klant iets gemaild, dan zet ik een taak met herinnering in mijn agenda voor een paar dagen later met checken of ik antwoord retour heb (dus ik plak de mail er dan bij in).
- Mbt mijn mailbox, je kunt mailtjes vaak tags/labels geven. Eentje die ik afgehandeld heb, krijgt dus de label KLAAR (groene kleur). Als ik er nog niets mee gedaan hebt; nog doen (rood), als ik er mee bezig ben; mee bezig (oranje). Ik heb ook labels voor ingehangen (wij hebben een systeem waar je belangrijke mails in moet opslaan), ter kennisgeving (dus hoef ik alleen te lezen, en heeft geen haast), doorgestuurd.
- Als je taken uit hebt gezet, kun je dit ook doen middels een taakverzoek!
- Taken die elke week terugkomen? Plan ze op een vast moment in je agenda (met herinnering)!
Het nadeel van papiere lijstjes is dat je regelmatig een nieuw lijstje moet maken omdat er zoveel taken afgestreept zijn en de boel overzichterlijk wordt of je mist nog openstaande taken.
Als je echt een papieren takenlijst wilt:
- Als jij een taak afgehandeld hebt en nog op een reactie wacht, schrijf gelijk een nieuwe taak op. (bv reactie ontvangen Kees voor 8 juli), verstuurd 1 juli.)
- Zet bij een taak de begindatum en de einddatum.
- Als de dag voorbij is, schrijf alle taken die nog open staan in een nieuwe lijst en vul aan met nieuwe taken. Dan begin je elke dag met een schoon lei, nou ja, met een overzichtelijke rij met nieuwe en oude taken.
- Highlight de taken die deze dag echt gedaan moeten worden.
Het belangrijkste is dus, accepteer dat je het niet meer gewoon kunt onthouden. En schrijf/noteer alles.
Taken voor op langer termijn maak ik altijd digitaal en dagelijkse taken ligt het aan soms zowel difitaal als op paper (to-do-notitieblok).
Voor gezinszaken, zorg ervoor dat jullie een gezamenlijke (digitale) agenda hebben, zodat je altijd weet wie waar is en wie wat gaat/moet doen/regelen.
Als klagen telde als werk, dan had mijn ex zich ook moeiteloos een Mercedes kunnen veroorloven.
zaterdag 13 juli 2019 11:31
Krijg je met beide soorten geen vieze handen als je hand toevallig langs de geschreven tekst gaat?COtweepuntnul schreef: ↑13-07-2019 10:03Ja, je moet het echt uitvegen met een doekje. Bambook en correctbook zijn echt whiteboardboekjes. Rocketbook is net ff anders, dat veeg je uit met water of warmte (frictie). Die schrijft fijner dus die vind ik zelf handiger.
zaterdag 13 juli 2019 11:49
Zwangerschappen maar ook slaaptekort vergen veel van je lichaam en je brein.
Mijn advies is dan ook vooral om de oorzaak aan te pakken en eventuele tekorten aan vitaminen en mineralen weer op te bouwen door gezond eten, met name brainfoods. Bijvoorbeeld walnoten, zalm, avocado, bosbessen, pure chocola, granaatappel, spinazie, salie. Zorg ook dat je geen tekort aan vitamine d en jodium hebt.
En slaap is ook superbelangrijk voor scherpte overdag; dus geef daar voldoende prioriteit aan, binnen de mogelijkheden van een druk gezin.
Mijn advies is dan ook vooral om de oorzaak aan te pakken en eventuele tekorten aan vitaminen en mineralen weer op te bouwen door gezond eten, met name brainfoods. Bijvoorbeeld walnoten, zalm, avocado, bosbessen, pure chocola, granaatappel, spinazie, salie. Zorg ook dat je geen tekort aan vitamine d en jodium hebt.
En slaap is ook superbelangrijk voor scherpte overdag; dus geef daar voldoende prioriteit aan, binnen de mogelijkheden van een druk gezin.
zaterdag 13 juli 2019 14:08
Visualisatie is inderdaad de meest efficiënte manier om dit te doen. Wordt ook bij alle agile methodes gebruikt. Het nadeel is alleen dat de manier waarop jij het doet alleen werkt als je een vaste werkplek hebt. Mensen die de pech hebben dat niet te hebben moeten iets anders verzinnen. In principe kan je de post-it methode natuurlijk ook gebruik in een notitieboekje, maar de ervaring leert dat zo'n bord aan de muur veel beter werkt (een notitieboek moet je actief openen maar dat bord hangt er altijd. Bijkomend voordeel van zo'n bord is dat de hoeveelheid werkt heel zichtbaar wordt gemaakt.lilguinea schreef: ↑12-07-2019 22:27Ik heb net een fysiek bord laten installeren in mijn kantoor. Drie kolommen: nog te doen, mee bezig en afgehandeld. Taken schrijf ik op verschillende kleuren post-its en plak ik op het bord. Rode briefjes hebben hoge prioriteit, groen gemiddeld en geel laag.
Ik heb gemiddeld 15 verschillende taken liggen en dit helpt mij overzicht te houden.
zaterdag 13 juli 2019 17:01
maak gebruik van een bullet journal op werk! en dan bedoel ik de minimalistische methode: https://bulletjournal.com/pages/learn, niet de bullet journals die Amerikaanse huisvrouwen dagelijks zitten te kleuren. die zijn prachtig, maar niet praktisch.
sinds ik een bullet journal gebruik vergeet ik niks meer. al die digitale trucjes zijn vast handig, maar werken voor mij niet omdat ik net als TO ook altijd dingen even snel op een papiertje schrijf. als je het daarna iedere keer eerst moet digitaliseren voordat je het daadwerkelijk gaat doen, kost mij dat te veel tijd. in een bullet journal kan je ook dat soort krabbels kwijt, in hetzelfde boekje als waar je je belangrijke afspraken in zet. en door de methode wordt dat dus niet onoverzichtelijk.
sinds ik een bullet journal gebruik vergeet ik niks meer. al die digitale trucjes zijn vast handig, maar werken voor mij niet omdat ik net als TO ook altijd dingen even snel op een papiertje schrijf. als je het daarna iedere keer eerst moet digitaliseren voordat je het daadwerkelijk gaat doen, kost mij dat te veel tijd. in een bullet journal kan je ook dat soort krabbels kwijt, in hetzelfde boekje als waar je je belangrijke afspraken in zet. en door de methode wordt dat dus niet onoverzichtelijk.
zaterdag 13 juli 2019 17:44
Maar als je het gelijk gaat doen, dan hoef je het toch niet te digitaliseren?chirimoya schreef: ↑13-07-2019 17:01maak gebruik van een bullet journal op werk! en dan bedoel ik de minimalistische methode: https://bulletjournal.com/pages/learn, niet de bullet journals die Amerikaanse huisvrouwen dagelijks zitten te kleuren. die zijn prachtig, maar niet praktisch.
sinds ik een bullet journal gebruik vergeet ik niks meer. al die digitale trucjes zijn vast handig, maar werken voor mij niet omdat ik net als TO ook altijd dingen even snel op een papiertje schrijf. als je het daarna iedere keer eerst moet digitaliseren voordat je het daadwerkelijk gaat doen, kost mij dat te veel tijd. in een bullet journal kan je ook dat soort krabbels kwijt, in hetzelfde boekje als waar je je belangrijke afspraken in zet. en door de methode wordt dat dus niet onoverzichtelijk.
Als ik een klant aan de telefoon heb met de vraag om iets door te sturen (een item waar ik zo bij kan), dan schrijf ik het op een post-it wat het precies moet zijn en doe ik dat gelijk. Gedaan? Post-it in de prullenbak. Op mijn werk staat mijn Outlook altijd in mijn tweede scherm open. Dus kleine moeite om voor iets dat ik nog moet doen een taak aan te maken. Is een minuut werk.
Misschien is digitaal wel handiger voor TO ipv overal blaadjes/boekjes en zo. Privézaken gewoon in de telefoon (de meeste mensen slepen dat ding overal mee naartoe). Een digitaal boodschappenlijstje, de familieplanner enz. Die kan ze gelijk delen met haar partner. Dus dan is ze ook niet meer de enige die er aan moet denken!
Als klagen telde als werk, dan had mijn ex zich ook moeiteloos een Mercedes kunnen veroorloven.
zaterdag 13 juli 2019 18:22
Ik gebruikte vaak een agenda met aan de ene kant van de pagina de dagen van de week en aan de andere kant streepjes voor notities
Moleskine heeft van deze agenda’s. Alle taken die ik niet afkreeg schreef ik opnieuw bij de week erna
En geen mondelinge opdrachten maar alles laten mailen. Ik had vaak mensen die me dingen vroegen maar tegen de tijd dat ik terug was op mijn kamer was ik het vergeten
Moleskine heeft van deze agenda’s. Alle taken die ik niet afkreeg schreef ik opnieuw bij de week erna
En geen mondelinge opdrachten maar alles laten mailen. Ik had vaak mensen die me dingen vroegen maar tegen de tijd dat ik terug was op mijn kamer was ik het vergeten
zaterdag 13 juli 2019 18:26
Daarom loop ik altijd met een notitieboek rond op kantoor als ik even iets bij een collega ga vragen of afgeven. Antwoorden op mijn vragen kan ik gelijk opschrijven. Zo ook overige vragen en verzoeken.lisbeth schreef: ↑13-07-2019 18:22Ik gebruikte vaak een agenda met aan de ene kant van de pagina de dagen van de week en aan de andere kant streepjes voor notities
Moleskine heeft van deze agenda’s. Alle taken die ik niet afkreeg schreef ik opnieuw bij de week erna
En geen mondelinge opdrachten maar alles laten mailen. Ik had vaak mensen die me dingen vroegen maar tegen de tijd dat ik terug was op mijn kamer was ik het vergeten
Als klagen telde als werk, dan had mijn ex zich ook moeiteloos een Mercedes kunnen veroorloven.
zaterdag 13 juli 2019 19:38
Om eraan te denken om mijn notitieboek mee te nemen was ik weer te chaotisch
