Positief assertief op het werk

Arme man, denkt eindelijk een baan te hebben waar hij die klusjes aan een ander kan overlaten, je hebt een assistente per slot van rekening.

Heeft die assisitente taken waardoor ze hem niet kan assisteren, moet hij die karweitjes nog zelf doen

quote:jenniferb schreef op 31 augustus 2009 @ 19:16:

[...]..Vast blijven houden aan mijn grenzen dus en niet te snel toegeven.En vast blijven houden aan die gedachte, jenniferb; vast blijven houden aan je grenzen is misschien wel het belangrijkste dat je voor jezelf (en daardoor ook voor een ander - omdat je duidelijkheid verschaft) kunt doen.

quote:jenniferb schreef op 31 augustus 2009 @ 19:12:

Bedankt, Nummerzoveel, daar kan ik wel iets mee. Ben in zulke gesprekken altijd geneigd mijn emoties de vrije hand te geven en dat leidde vorige keer dat ik hem er op aansprak tot een slecht gesprek. Doordat ik me niet assertief opstelde gaf ik uiteindelijk toe en heb de opdracht toen maar gedaan. Nu hoop ik door het inderdaad bij mezelf te houden en door hem evt. om hulp/oplossingen te vragen, te voorkomen dat hij bozig wegloopt, ik me gefrustreerd voel en er niks opgelost is. Ben verbaal niet zo sterk en deze manager is dat juist wel. thanks.Daarom is het ook belangrijk om dit gesprek "in het algemeen" te voeren en niet naar aanleiding van een specifieke klus. Die zal er dan altijd tussenin staan en het middelpunt vormen van de machtstrijd. Door dat er tussenuit te halen, krijg je direct al een heel ander gesprek.

quote:jenniferb schreef op 31 augustus 2009 @ 18:52:

Chardonnay, dat begrijp ik. Maar deze manager vraagt het niet 1x omdat hij druk heeft maar iedere keer, ook als hij het niet druk heeft en ik wel. De discussie of ik dit geval wel of niet moet doen is eigenlijk niet zo relevant, ik zocht eigenlijk advies over HOE ik dit het beste bespreek met hem.

Hoe weet jij nou of deze manager het wel of niet druk heeft... En tja, al zou hij niets doen de hele dag, hij is de manager en jij de secretaresse. En een secretaresse heeft een dienstbare functie. Had je ook maar manager moeten worden.



Ik ben zelf manager en ik heb een assistente. Wij verdelen het werk eerlijk, en ik maak ook kopietjes als het moet. Verhoudingsgewijs doet de assistente meer 'gedienstig' werk (dus meer k*t klusjes), maar ik ben wel degene die de directie op de nek krijgt als iets niet goed gaat en de moeilijke problemen moet oplossen. Mijn assistente kijkt me dan meewarig aan en zegt dan: wat ben ik blij dat ik de assistente ben.



Als je werkdruk te hoog is - dat kan natuurlijk, dan moet je zelf met een creatieve oplossing komen. Je kan tegen de manager (assertief) zeggen, dat de werkdruk nu heel hoog is en dat je voor Piet, Henk en Kees ook iets af moet maken. En of het goed is dat je de presentatie naar een copyshop e-mailt, het laat inbinden en weer op kantoor laat bezorgen en dat kost x euro. Als de manager dat te duur vindt, kan hij a) het zelf doen, b) wachten tot je wel tijd hebt. Maar presentaties printen en inbinden hoort nou eenmaal bij je functie.

Joh, wat maakt jou het nu (binnen grenzen van het redelijke) wat jij op een dag doet? Als die ad hoc klussen je andere werk verdringen, so be it. Wel aan je baas laten weten natuurlijk, dat je nu dus niet aan klus X toekomt, omdat de kopietjes kennelijk voor moesten. Prima toch. Ik heb zelf een leidinggevende functie gehad als office manager maar zit nu weer helemaal op mijn plek in een operationele functie als PA, I love it; dienstbaar zijn).

Okee:

1 Officieel hoort dat kopieren dus bij jouw werk als je ergens anders zou werken, maar bij jullie bedrijf doen veel mensen het zelf.

2 Je kan hierdoor (en door soortgelijke verzoeken) andere taken niet uitvoeren.



Ik zou hem de keus voorleggen welke taak hij liever gedaan heeft (e.v. zeggen wie er op dat andere werk zit te wachten). Als hij dan nog steeds voor het kopieren kiest, ben je wel door je opties heen.



Ik heb ooit bij een tijdelijk studentenbaantje een baas gehad die erg graag sjiek deed: als er bezoek was, moest de andere secretaresse koffie komen brengen. Toen zij er een keer niet was, moest ik het doen, maar ik heb een wat lompe motoriek met zulke dingen, dus het dienblad arriverde met schoteltjes met een voetenbad. Hij wees me daar ontzet op, waarop ik tamelijk praktisch zei dat er tissues op tafel stonden. Dat was meer mijn studentenhuis-instelling dan mijn assertiviteit hoor

Dat was duidelijk niet het antwoord dat hij verwachtte. De keer daarna kwam hij het secretariaat al weer ingezeild met de bestelling op zijn lippen, tot hij zag dat ik er weer alleen zat...

Toen heeft hij de koffie zelf gehaald



Let op: dit soort acties niet uitproberen als je erg aan je baan gehecht bent! Het gaat vast ook wel eens verkeerd; ik vind mezelf geen kampioen baas-dresseren... Als je toch al aan het uitkijken bent naar wat anders of je houdt van "living on the edge": probeer zijn opdrachten zo vervelend mogelijk te verpesten (b.v. pagina's kwijt raken en ondersteboven innieten) tot hij het uit wanhoop niet meer vraagt. Wij hebben 1 secretaresse -aan wie ik trouwens een hekel heb- die dit volgens mij als vaste strategie heeft. Heel veel taken doet ze niet omdat ze zogenaamd niet weet hoe dat moet: b.v. brieven en adressen samenvoegen enzo. Daarvoor gaat ze rustig twee uur zitten wachten tot een secretaresse van een andere afdeling dat even voor haar kan komen doen. Normaal zeg je dan dat je dat graag wilt leren, maar zij probeert het altijd te vermijden. Ze komt er mee weg...

Ik ben ook secretaresse en als mijn baas mij vraagt om een presentatie 40x uit te printen en in mapjes te doen, dan doe ik dat. Mijn baas is namelijk te duur om het zelf te doen. Als iemand anders het mij vraagt, dus niet mijn baas, dan doe ik het niet, tenzij ik tijd over heb (wat bijna nooit voorkomt). Maar soms vind ik het best fijn om even zo'n "geestdodend" klusje tussendoor te doen.

En ja, koffie halen hoort ook bij mijn taak als secretaresse, jammer maar helaas. Maar omdat ik er niet erg goed in ben (vergeet het altijd of knoei) vraagt hij het me niet zo vaak.



Ik vraag me af waarom je secretaresse/assistente bent als je vooral zelfstandige taken uitvoert en geen klussen wil doen voor je baas. Dan kan je beter de functie anders noemen, om verwarring te voorkomen, administratief medewerker ofzo.

Afgezien van of jij wel of niet deze taken uit hoort te voeren, het gaat erom dat je in de knel komt door teveel werkzaamheden.



Plan een gesprek in met je baas. Vertel dat je heel veel werk hebt (vertel wat) en dat je geen tijd hebt. Mag het op een ander moment? Zou het andere werk even doorgeschoven kunnen worden? Is er een onderdeel van het andere werk wat je baas zelf op kan nemen?



Normaal communiceren zoals je met iedereen doet kan ook geen kwaad. Je baas zal zien dat je welwillend bent, maar uren tekort komt en laat hem meedenken.



Bovendien zou je zelf zaken kunnen delegeren? Misschien kan je een andere assistente vragen jou te helpen? Heeft je baas daar ideeen over?



Assertief zijn is goed, maar af willen ketsen niet altijd handig. Mensen bij zaken betrekken en mede eigenaar van het probleem maken wel. Communicatie op normale, respectvolle, duidelijk en vriendelijke wijze volstaat.

Kan me voorstellen dat het in deze niet gaat om het feit dat TO nu kopieerwerk moet doen, maar om het feit dat ze het al druk heeft en als ze dit werk nu gaat doen; het hek mogelijk van de dam is.



Mijn tip (heb een ass. training gedaan): je haalt jezelf vaak alle mogelijk scenarios in je hoofd: "Hoe zal hij reageren als ik NEE zeg?" Maar meestal valt het wel mee. Tuurlijk moet je het bijv. wel op jezelf betrekken (Ik heb het te druk, bla bla) en je niet kwestbaar (lees: oa. emotioneel) opstellen. Dan zul je zien: het valt wel mee! (Beren op de weg zien, noemen ze dat.)



Daarom denk ik dat als je gewoon aangeeft dat je niet kunt/nu geen tijd hebt en met alternatieven komt (die voor jullie beiden redelijk zijn) hij hiervoor wel begrip zal hebben en jullie er zo wel uitkomen.