Werk & Studie alle pijlers

Help! Ik moet notuleren!

16-12-2009 11:38 25 berichten
Alle reacties Link kopieren
Deze week kreeg ik te horen dat ik moet notuleren. De paniek sloeg toe want dit had ik nog nooit gedaan.

Hebben jullie wat tips voor mij? Dan kan ik wat relaxter de vergaderingen bijwonen.

Alvast bedankt!
Alle reacties Link kopieren
Allereerst gewoon luisteren, hoofdlijnen opschrijven en DIRECT daarna uitwerken, vooral in het begin.

Alle aanwezigen noteren, alle afwezigen, de notulist(jij dus) en de voorzitter.



Isse nie moeilijk nie.
Alle reacties Link kopieren
Sowieso vooraf overleggen met de voorzitter/organisator van het overleg: vraag wát er genotuleerd moet worden: letterlijk alles? actiepunten? hoofdlijnen?



Van te voren de agenda vragen en oude notulen, zodat je je kunt inlezen/voorbereiden.



Als je niet alle mensen kent: voor de vergadering naamkaartjes laten maken die ze voor zich zetten, zodat je kunt zien wie wat zegt.



Kun je een dictafoon mee laten lopen, zodat je later nog e.e.a. terug kunt luisteren?



Vraag of de voorzitter het gesprek/onderwerp samen kan vatten en notuleer dat (vooral). Soms zijn het losgeslagen projectielen en praat iedereen door elkaar en weet je niet wat je nou wel en niet op moet schrijven.



Werk de notulen zo snel mogelijk uit, laat ze niet weken liggen. Zo vlak na de vergadering 'hoor' je nog in gedachten wie wat en hoe heeft gezegd.



Wat voor soort vergadering is het? Hoe belangrijk is het dat alles tot in de puntjes wordt genotuleerd? Met hoeveel mensen?
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
Alle reacties Link kopieren
Durf te vragen tijdens de vergadering als je even iets niet goed hebt meegekregen of niet helemaal begrijpt wat de bedoeling is.
Kun je schrijven?



Zo nee, dan heb je nu een groot probleem



Zo ja, waar zit het probleem, bij de inhoud van de vergadering? Bij het detailniveau van de notulen? Of iets anders?



Je zou ook kunnen vragen of je de vergadering op mag nemen, omdat dit de eerste keer is dat je notuleert en bang bent iets te missen. Het ligt nogal aan het gremium en het onderwerp hoeveel wenkbrauwen er dan opgetrokken worden.
Alle reacties Link kopieren
Zijn er eerder dit soort vergaderingen geweest? Neem dan de oude notulen mee en kijk wat daar genotuleerd is. Wis eventueel de tekst zodat je één en ander in kunt vullen.
Alle reacties Link kopieren
Lees je van tevoren goed in. Houd de agenda bij. Het gaat met name om afspraken en beslissingen die in de vergadering gemaakt worden. De rest is minder relevant.

Als het je even niet duidelijk is gewoon vragen.
Vroeger toen de zee nog schoon was en seks vies....
Alle reacties Link kopieren
Zou ook even gaan googelen als ik jou was. Kom diverse goede checklists tegen.
Alle reacties Link kopieren
Sluit me bij Himalaya aan.

Belangrijkste punten:

vantevoren kortsluiten of je alles of alleen actiepunten of hoofdlijnen moet notuleren;vantevoren agenda + vorige notulen doorlezen;navragen of je alleen moet notuleren of dat je ook wordt geacht in de vergadering mee te praten (als dat bij mij het geval is, vergeet ik regelmatig dat stukje te notuleren).Kijk of 't mogelijk is om op een laptop te notuleren. Scheelt heel wat uitwerkingstijd. Hoofdpunten heb je dan in elk geval, dan hoef je 't alleen nog maar leesbaar te maken.
Alle reacties Link kopieren
Himalaya geeft goede tips.



Ter aanvulling:

- Als je dingen niet duidelijk zijn, kun je ook best even onderbreken en verifieren. Tenminste dat doe ik wel eens. Soms ook om aan te geven, dat we op een ander spoor terecht komen en van de kern afdwalen... . Ik notuleer graag want ik geef eerlijk toe dat ik wel manipuleer met notuleren.

- Vraag van te voren duidelijk wat de doelstelling van de vergadering is. Je zou het niet zeggen, maar de meeste vergaderingen is dat niet eens echt duidelijk.

- Algemene punten die in notulen terugkomen wat mij betreft:

- Agenda

- Aanwezigen (en hun functie of afdeling ofzo wat relevant is)

- Genodigden maar afwezig

- Datum natuurlijk

- Doelstelling

- Actiepunten (op het eind) Die houd ik gedurende de vergadering voortdurend bij Zodra iemand zegt "dat doe ik wel ff"

of "dat moeten we doen!" ga ik naar het eind van het document om het te notuleren. Actiepunten staat bij wie de verantwoordelijke is en wat de deadline is (indien die aan te geven is).

- Ik maak in de notulen meestal subkopjes per vergaderonderwerp.
Alle reacties Link kopieren
Ha ik heb hetzelfde probleem,kreeg ook de vergaderlijst voor het komende jaar en ik ben ook aan de beurt maar het is gelukkig pas in november.

Werk er nog niet zo lang en ken dus ook nog niet alle namen maar heb al gezien bij de laatste vergadering hadden de notulisten(wij hebben er altijd 2,1 voor en 1 na de koffie pauze) ook zo'n dictafoon liggen dus die vraag ik ook zeker te leen.



Ik had voor mezelf ook al bedacht om de oude notulen goed door te lezen en te kijken hoe de stijl is dat het opgeschreven is.
Alle reacties Link kopieren
Notuleer je met een laptop?



Zo ja:



Vooraf: - Stukken uitprinten en schrijfblok meenemen voor het geval je laptop het begeeft.

- De agenda openen op je laptop (zo heb je alvast een rode draad en kan je de notulen gewoon onder elk agendapunt tikken)



- Als iedereen koffie haalt zet je alvast de aan- en afwezigen erbij. Is hier geen tijd voor: laat een presentielijst rondgaan, dan doen ze het zelf maar en werk je het later uit.



- Op de vooraf geprintte actielijst en notulen gewoon met pen strepen/bijschrijven. Kan je later wel uitwerken.



- Niet op tikfouten letten, dat kan je later uitwerken. Steekwoorden zijn soms ook genoeg, als je het maar snel na afloop uitwerkt.



- Vraag tijd als iets te snel gaat. Een goede voorzitter let op de notulist, maar niet iedereen doet dit. Je mag echt voor jezelf opkomen als het te snel gaat, daar worden de notulen alleen maar beter van en is iedereen uiteindelijk gelukkiger



- Direct uitwerken, en bij onduidelijkheden de betreffende persoon gewoon even vragen hoe ze het bedoelden.



Isse echt nie moeilijk nie!
Heb je ervaring met MS Onenote? Vind ik persoonlijk handiger dan Word om in te notuleren.
Alle reacties Link kopieren
Op de laptop (als je dat kan) werkt veel sneller en prettiger.
I`ve learned so much from my mistakes.. I`m thinking of making a few more.
Ben persoonlijk een groot voorstander van papier ipv laptop.



Niet onbelangrijk: notuleren en mee vergaderen is bijna onmogelijk, behalve als je gewend bent aantekeningen te maken tijdens gesprekken die je voert.



en inderdaad: METEEN uitwerken.
Alle reacties Link kopieren
Als er oude notulen zijn, deze doorlezen. Dan weet je in welke stijl er genotuleerd wordt en raak je bekend met het jargon.



Ik zou zeker vragen op wat voor soort notulen er gerekend wordt. Sommige notulen zijn slechts besluitenlijsten en andere zijn meer een verslag van de vergadering.



Bij ons is het overigens absoluut niet de bedoeling dat de notulist meevergadert of zich op een of andere wijze bemoeit met de vergadering. Alleen als de voorzitter agendapunten vergeet of het besluit is niet duidelijk, dan zeg ik wat.



De vergaderingen die ik notuleer, zijn zeer formele vergaderingen en de notulen zijn rechtsgeldige documenten, presentielijst is dus verplicht.



Ik notuleer direct in de laptop, ik maak van te voren een frame met alle agendapunten en vaste stukken tekst. En wat handig is met Word, de veel voorkomende woorden kort ik af met autocorrectie. Voorzitter is vz, vergaderstuk is vs, etc.



Ik lees hier dat iemand de notulen manipuleert? Zijn dat formele notulen? Maw: kunnen er juridische consequenties aan vastzitten?



Ik heb mijn naam als notuliste een keer laten schrappen omdat een directeur de notulen wilde manipuleren, daar werk ik echt niet aan mee en daar zet ik ook mijn integriteit niet voor op het spel.
Alle reacties Link kopieren
Laptop! Echt een uitkomst, behalve nog de puntjes op de 'i' zetten hoef je het niet meer helemaal uit te werken. En ik tik sneller dan dat ik schrijf..
Perfectionisme is niet perfect...
Alle reacties Link kopieren
Laptop is zóveel makkelijker! Ik tik veel sneller dan dat ik schrijf, een lange vergadering schrijvend notuleren is echt een drama met krampen in mijn hand en achteraf geworstel met onleesbare aantekeningen.

Ik sluit me aan bij alle voorgaande tips. Nog een tip: houd goed in de gaten wanneer er 'alleen maar' gediscussieerd wordt. Vaak kan een vergadering op sommige punten uitlopen op een soort brainstorm, waarbij iedereen met ideeën komt. Dan is het meestal niet nodig alles nauwkeurig te notuleren, een samenvatting is dan voldoende. Vraag desnoods tijdens de vergadering bij twijfel aan de voorzitter of e.e.a. genotuleerd moet worden, en zo ja, of hij een samenvatting wil geven.



Soms is het wel, soms is het juist niet gewenst te vermelden wie wat heeft gezegd; vraag dat van te voren na bij de voorzitter. In notulen die ook verspreid worden onder niet-aanwezigen is het meestal niet wenselijk namen te vermelden, opdat de sprekers niet op hun mening worden aangesproken door iedereen in de organisatie.
Alle reacties Link kopieren
[quote]Bagheera schreef op 16 december 2009 @ 12:11:

Ik lees hier dat iemand de notulen manipuleert? Zijn dat formele notulen? Maw: kunnen er juridische consequenties aan vastzitten?

[quote]

Nee hoor, niet zo formeel. Het zijn meer afdelingsvergaderingen dus intern. Niet zo formeel, maar wel om duidelijk te krijgen wie waar mee bezig is. Als mensen tussen neus en lippen door zeggen dat ze iets doen, dan zet ik het erin! Ik stuur die notulen daarna nog aan alle aanwezigen door, dus ze zien zelf ook wel als er iets in staat waar ze het niet mee eens zijn.
Alle reacties Link kopieren
Tips bij notuleren

Notulen vormen de schriftelijke weerslag van een vergadering.

Notuleren betekent ook selecteren . . . Schrijf dus niet alles op.

Begin elk verslag met:

• de naam van de vergadergroep, dus . . . werkgroep, . . . commissie en dergelijke

• plaats en datum van de vergadering

• namen van de aanwezigen. Bij de betrokkenen de toevoeging (vz) en (not.). Namen van

de afwezigen, al dan niet onder toevoeging van met kennisgeving (m.k.)

• de kopielezers van het verslag (verzendlijst)

• begin- en eindtijdstip van de vergadering. Dit laatste kan ook in het verslag zelf:

1. De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur, respectievelijk

9. De voorzitter sluit de vergadering om 22.00 uur

• Schrijf het verslag thematisch, in volgorde van de agenda:

- kopjes, naar de onderwerpomschrijvingen uit de agenda

- korte probleemstelling, korte weergave van de discussie

- besluiten en actie-afspraken, tenzij deze er niet zijn.

Voorbeeld

Actie door: Verslag: Parttime plaatsen Pandora

De parttime plaatsing kent op dit moment twee mogelijkheden:

maandag, woensdag en vrijdag, of dinsdag en donderdag. Bij wijze van

experiment worden deze twee mogelijkheden per 1 maart 2007 gewijzigd

in maandag, dinsdag en donderdag, of woensdag en vrijdag. Het moet de

ouders duidelijk zijn dat het een experiment betreft waarop een evaluatie

volgt. De procedure hoe de ouders kunnen reageren moet algemeen

bekend worden gemaakt.

Besluit: Er wordt een brief hierover gericht aan het bestuur, die als

ingekomen stuk voor de vergadering van 22 december 2006 behandeld

kan worden. Dit punt gaat tevens als p.m. punt mee bij de Ouderraadsvergaderingen.

Mw. X stelt voor 15 december de brief op.

Mw. Z verzorgt de verzending.

• Vraag de voorzitter, voorzover dit nog niet is gebeurd, per agendapunt de discussie

samen te vatten en aan te geven wat besluiten en afspraken zijn.

• Behandel onder een agendapunt één thema per alinea, desnoods aangevoerd door een

tussenkopje.

• Vermeld geen namen van anderen dan actienemers en diegenen die in de rondvraag een

vraag stelden.

• Zorg dat direct duidelijk is wat het besluit en/of de actie is.

• Laat actienemers en uiterlijke data er duidelijk en typografisch (in de kantlijn)

uitspringen.

• Besluit elk verslag met een lijstje nog lopende P.M. punten.

• Zorg voldoende gedocumenteerd te zijn met alle vergaderstukken van voor, tijdens en

na de vergadering.

• Zorg dat de aantekeningen binnen een week na de vergadering (voor de actiepunten...)

maar uiterlijk twee weken voor de volgende vergadering als uitgewerkt verslag bij de

vergadergroep liggen.
Alle reacties Link kopieren
Hangmat, ik vind je tips heel helder en duidelijk, maar wel afhankelijk van het werkveld.



Ik denk dat als ik de voorzitter zou vragen de discussie samen te vatten, hij zal kijken of hij water ziet branden omdat dit (in mijn concrete geval) juist míjn taak is. Net zoals het herkennen van besluiten en afspraken. Hier maak ik overigens een aparte lijst van die altijd doorloopt omdat sommige afspraken meerdere vergaderingen besproken worden. Die afspraken worden genummerd met het jaartal ervoor, datum afspraak, omschrijving, wie moet het uitvoeren en de gewenste einddatum.



Omdat ik discussies samenvat, is het wel van belang dat er aangegeven wordt, wie wat heeft gezegd (mits terzake, uiteraard). De notulen zijn vertrouwelijk en worden alleen verzonden aan de genodigden voor de vergadering.



Ik heb overigens alleen ervaring met formele vergaderingen op directieniveau.



Ik vermijd overigens hele lappen tekst zonder witregels, dat maakt het lezen niet prettig. Nu zijn mijn notulen gerust 8 pagina's en vind ik daarom dat de layout ook rustig moet.
Alle reacties Link kopieren
Bagheera, mag ik jou vragen welke opleiding je gehad hebt en hoe jouw functie heet?



Het klinkt alsof jij typisch zo iemand bent met een baan die onderschat wordt (omdat je niet mee beslist begrijp ik dat goed?), maar dat samenvatten enz is echt niet voor iedereen weggelegd.



Datzelfde heb ik met directiesecretaresses of P/A's. Dat zijn vaak mensen die het echte werk doen en schiften tussen belangrijke en bijzaken. Directeur die zij ondersteunen is dan alleen maar degene die formeel voor de buitenwereld op een borrel handjes gaat schudden en toespraken houdt bij wijze van spreken.
Alle reacties Link kopieren
Duploo, (ik haal het zo weg ivm herkenbaarheid).
Alle reacties Link kopieren
aanvulling eerdere post
Alle reacties Link kopieren
Op Tuxx.nl kan je ook een model vinden voor een notulen.

Dit is een oud topic. Het topic is daarom gesloten.
Maak een nieuw topic aan om verder praten over dit onderwerp.

Terug naar boven