Collega aanspreken, hoe? Tips..

Hallo!!

Ik werk op een kantoor, waar we ondersteuning hebben van administratieve krachten.

Zo zorgen zij dat de brieven en orders in het (digitale) dossier komen, beheren ze het klantensysteem en maken ze de digitale dossiers aan. Zodat mijn collegas en ik daar mee verder kunnen.



Op zich prima. Alleen, ik kan het allemaal beter zelf doen, omdat er zo vaak fouten gemaakt worden, afspraken niet nagekomen worden en ik constant dingen zelf kan verbeteren of toe kan voegen.



Als ik weer iets voor de 5e keer zie, zeg ik wel eens "denken jullie aan....". Vaak verbeter ik typfouten(!!) (bijv: "prodcutinformatie" ipv "productinformatie") zelf, als ik zie dat een adres niet klopt(bijv. Postadres), voer ik het juiste adres op of als ik zie dat er een brief niet is ingescand dan scan ik hem in en voeg ik hem toe.

Er gaan ook brieven uit, waarin in de adressering een naam staat (dhr jansen) en vervolgens bij de aanhef "geachte heer/mevrouw". Dat staat zo slordig!

Of soms dat er orders zijn binnengekomen, en ik die pas na een week krijg, omdat ze zijn blijven liggen.

En dan gaat ze wel om 14u naar huis of neemt ze vrij. Andere collega zit dan tot 17.30 om proberen alles af te krijgen..



Ik begin het alleen zo ontzettend beu te worden!! Ik blijf het zeggen/vragen. En telkens weer fouten.

Er wordt dan gezegd: fouten maken is menselijk, het is heel druk etc.



Ja, dat kan wel zijn, maar dat wil niet zeggen dat je slordige fouten mag maken.. Zeker niet als dat richting klanten gaat. Dan sla je een flater.



Ik vraag het ook altijd poesjeslief (zo walgelijk), omdat ik weet dat de collega altijd in de verdediging schiet. Ookal stel ik haar een vraag, meteen in de verdediging. Bijv: weet jij of die brief al verzonden is? Dan zegt zij: jaaa ik ben er nog mee bezig, kan niet alles tegelijk etc.

Maar ik vraag alleen maar of ze weet of de brief weg is!!



Begrijp me niet verkeerd, ik vind haar persoonlijk erg aardig, het is een aardige meid, doet haar best(denk ik), maar ik kan zo gewoon niet werken!



Nu had ik vrijdag een mail gestuurd, met de vraag waar een dossier was. Ik kreeg namelijk de vraag van een klant, wanneer zijn order verzonden kon worden. Ik keek in mijn systeem, en daar stond niks in. Ik zei dat we die nog niet ontvangen hadden. Onmogelijk volgens hem. Dus ik nazoeken, geeft een collega aan dat die gehoord heeft dat die eerder die week binnen was gekomen.

Maar ik wist van niks! Dus ik stuur een gefrustreerde mail naar de administratieve krachten, waar dat dossier is, omdat ik niks gehoord had van hun. En dat het zo niet goed over komt op de klant. Er van uitgaande dat die mail maandags pas gelezen werk.

Krijg ik een email terug (ze was vrij) dat ze er niet voor terug komt, en dat ze mijn mail heel vervelend vind.

Ik heb teruggemailt dat we het er maandag verder over hebben en het niet verkeerd bedoeld was.

Ik bedoelde het ook niet verkeerd, was gefrustreerd.





Samenvatting:

Administratieve collega is niet nauwkeurig, vergist zich, en schiet in de verdediging. Ik corrigeer haar foutjes maar ben er klaar mee.



Hoe geef ik dit aan, hoe kan ik mijn frustratie uiten zonder dat ik heel de werkrelatie om zeep help?

Ik kan soms wat direct uit de hoek komen, dus mogelijk dat ze zich aangevallen voelen.

Maar ik ben er zo klaar mee...

Zonnebloem, ik ben zelf wel perfectionistisch. Maar als er foutjes worden gemaakt die ik foutjes vind uit voorkeur, dan herken ik dat. Ik zeg er dan niks over. Dus ze hoeven het niet te doen zoals ik het zou doen, goed is goed! Maar gewoon die simpele dingen, als een juiste aanhef boven een brief, geen typfouten, geen dossiers door elkaar halen.. Dat is niet te veel gevraagd toch?



We hebben ook brieven die gegenereerd worden door het systeem. Als dan de gegevensvelden verkeerd/ met typfouten worden gevuld, komt dat overal terug. Het kost 5 seconden om die velden na te lopen, maar dat wordt niet gedaan blijkbaar. En dan vind ik het laksheid.



Mbt dat eerder weg gaan, ik weet waarom ze eerder weg ging, maar ivm herkenbaarheid zet ik het hier niet neer. En ik vond het geen goede reden.. Het is van dezelfde orde van grootte als: ik wil in de zon liggen / ik heb vanochtend afgesproken vanmiddag bij een vriendin wat te gaan drinken.

Ze had dus ook gewoon even wat langer kunnen blijven.

Ik ga ook wel eens eerder weg, maar als er bergen achterstallig werk liggen, draai ik overuren tot ik bij ben. Of minstens de uren die ik behoor te werken. Zeker als ik weet dat er anderen op mij zitten te wachten!



Ik word er inderdaad op afgerekend als iets niet op tijd de deur uit is. Die typfouten zie alleen ik (of mijn collega die hetzelfde werk doet). Maar die laatste geeft er dus niet zo veel om. Zegt er nooit wat van. Omdat die het gewoon zelf goed zet, geen ophef maken als het niet nodig is..



Ik wil in elk geval maandag met haar praten, omdat ze mijn mail zo vervelend vond. Ik wil door 1 deur kunnen blijven gaan. En ik wil er wat van zeggen en weten hoe het komt dat het gebeurt en blijft gebeuren! En dat ik er last van heb en graag een oplossing zou willen zien. Uiteraard vriendelijk, maar ik wil nu eens niet meer op mijn tong hoeven te bijten ( gaat al jaren zo!)

Anthonius, ik zeg bewust "die", als in die collega, omdat ik geen hij of zij wil zeggen



Loslaten? Dus, typfouten laten staan? Orders te laat verwerken?

De zoveelste fout lekker laten gaan?

No way. Dat kan gewoon echt niet! Je komt als bedrijf niet professioneel over. En uiteindelijk ben ik verantwoordelijk, dus als ik te laat ben met verwerken doordat het te laat wordt ingeboekt, dan ligt dat bij mij..



Dat ik het mee naar huis neem, is omdat ik die mail van haar terug krijg dat ze mijn mail zo vervelend vond, en ik haar geen rotgevoel wilde geven.



Die betreffende collega die er niks van zegt, is ook het type dat zelf dingen gaat doen als anderen het niet goed doen. Maar dan niks zeggen. Gewoon die mensen niks meer vragen. En dat lijkt me ook niet echt de bedoeling toch?



Bedankt voor de tips, ik ga het nu rechtuit zeggen, wel vriendelijk en niet beschuldigend.