Werk & Studie
alle pijlers
Agenda openzetten
woensdag 19 september 2018 om 10:20
Onze ict heeft aangegeven om per 1 oktober van dit jaar alle agenda's binnen de organisatie open te gaan zetten.
Als je nu een afspraak wilt maken met iemand kun je bij de meeste alleen nog maar zien of hij een interne of externe afspraak heeft en hoe lang.
Als de agenda's opengezet worden kun je ook ziet wat de afspraak is en of je niet tóch de afspraak die jij wilt plannen er op dat tijdstip in kan zetten (voor secretaresses handig omdat je soms een grote groep hebt en dus kunt zien wat het beste uitkomt)
Mij maakt het persoonlijk niks uit, ik zet alleen werkgerelateerde dingen erin, het enige wat je moet doen is geen namen meer voluit gaan zetten.
Wij werken met zo´n 250 man van verschillende afdelingen en uiteraard zijn sommige collega's het er niet mee eens.
Ik ben zelf van mening dat je met zijn allen binnen 1 organisatie werkt, je geheimhoudingsplicht hebt, dus het niks uitmaakt. Maar goed.
Mag dit wel aangezien de AVG?
Als je nu een afspraak wilt maken met iemand kun je bij de meeste alleen nog maar zien of hij een interne of externe afspraak heeft en hoe lang.
Als de agenda's opengezet worden kun je ook ziet wat de afspraak is en of je niet tóch de afspraak die jij wilt plannen er op dat tijdstip in kan zetten (voor secretaresses handig omdat je soms een grote groep hebt en dus kunt zien wat het beste uitkomt)
Mij maakt het persoonlijk niks uit, ik zet alleen werkgerelateerde dingen erin, het enige wat je moet doen is geen namen meer voluit gaan zetten.
Wij werken met zo´n 250 man van verschillende afdelingen en uiteraard zijn sommige collega's het er niet mee eens.
Ik ben zelf van mening dat je met zijn allen binnen 1 organisatie werkt, je geheimhoudingsplicht hebt, dus het niks uitmaakt. Maar goed.
Mag dit wel aangezien de AVG?
woensdag 19 september 2018 om 10:38
Verbazend genoeg zetten sommige er ook ´privé´ dingen in, bv wanneer ze gaan sporten, dat ze hun kinderen naar school brengen of moeten halen, of wanneer hun kinderen zwemles hebben. Tandarts heb ik trouwens ook weleens gezien. Niet zo heel privé allemaal, het is gewoon een voorbeeld
woensdag 19 september 2018 om 10:39
Mocht je in je werkagenda iets willen vrijhouden ivm een privé-afspraak, dan zet je DIE afspraak toch privé!?
Zo zien anderen dat ze daar niks kunnen plannen, maar niet precies waarom.
Jij zelf natuurlijk wel.
Op mijn werk is dit al jaren policy, muv enkele specifieke afdelingen/personen ivm de gevoeligheid van gegevens in de afspraken (juist vanwege de GDPR/AVG dus).
Zo zien anderen dat ze daar niks kunnen plannen, maar niet precies waarom.
Jij zelf natuurlijk wel.
Op mijn werk is dit al jaren policy, muv enkele specifieke afdelingen/personen ivm de gevoeligheid van gegevens in de afspraken (juist vanwege de GDPR/AVG dus).
woensdag 19 september 2018 om 10:42
Dit heeft volgens mij niks met de AVG te maken en is in meerdere bedrijven zo geregeld. In ons geval is het standaard ingesteld dat je alleen beschikbaarheid kunt zien, maar in mijn vorige bedrijf kon je standard alles zien. Met mijn afdeling hebben we de agenda's gedeeld, omdat het soms handig is om te kunnen kijken waar iemand is (en of je kunt storen bij iets belangrijks bv.).
Ik snap die ophef nooit zo. Je kunt bepaalde zaken toch gewoon op persoonlijk zetten met zo'n slotje? Doe ik altijd bij persoonlijke gesprekken met medewerkers, bijvoorbeeld inzake ziekte, of andere werkgerelateerde dingen waarvan ik vind dat niet iedereen dat (al) zou moeten zien. En als ik iets privé heb waardoor ik niet beschikbaar ben, zet ik dat er ook op die manier in. Volgens mij is de enige die dat dan wel kan zien mijn secretaresse, omdat die ook schrijfrechten in mijn agenda heeft (en overigens al mijn mails kan lezen, dus van privé is daar al lang geen sprake meer).
Ik snap die ophef nooit zo. Je kunt bepaalde zaken toch gewoon op persoonlijk zetten met zo'n slotje? Doe ik altijd bij persoonlijke gesprekken met medewerkers, bijvoorbeeld inzake ziekte, of andere werkgerelateerde dingen waarvan ik vind dat niet iedereen dat (al) zou moeten zien. En als ik iets privé heb waardoor ik niet beschikbaar ben, zet ik dat er ook op die manier in. Volgens mij is de enige die dat dan wel kan zien mijn secretaresse, omdat die ook schrijfrechten in mijn agenda heeft (en overigens al mijn mails kan lezen, dus van privé is daar al lang geen sprake meer).
woensdag 19 september 2018 om 11:13
Nooit zo bij stil gestaan, maar ik snap de vraag wel. Voor mezelf maakt het geen klap uit, maar ik heb ook afspraken met externen waarvan het niet wenselijk is dat iedereen weet waarom en wanneer diegene een afspraak met mij heeft.
Stel je werkt bij een advocaat en je wilt iets inplannen in de agenda van je collega en je oog valt erop dat je buurvrouw een afspraak heeft. En die collega is toevallig echtscheidingsadvocaat, dat lijkt me toch gevoelige info.
Stel je werkt bij een advocaat en je wilt iets inplannen in de agenda van je collega en je oog valt erop dat je buurvrouw een afspraak heeft. En die collega is toevallig echtscheidingsadvocaat, dat lijkt me toch gevoelige info.
woensdag 19 september 2018 om 11:15
Dit is dan uiteraard een goede oplossing. Het vaagt alleen wel bewustzijn en een andere manier van afspraken inplannen.Flomo schreef: ↑19-09-2018 10:42Je kunt bepaalde zaken toch gewoon op persoonlijk zetten met zo'n slotje? Doe ik altijd bij persoonlijke gesprekken met medewerkers, bijvoorbeeld inzake ziekte, of andere werkgerelateerde dingen waarvan ik vind dat niet iedereen dat (al) zou moeten zien. En als ik iets privé heb waardoor ik niet beschikbaar ben, zet ik dat er ook op die manier in. Volgens mij is de enige die dat dan wel kan zien mijn secretaresse, omdat die ook schrijfrechten in mijn agenda heeft (en overigens al mijn mails kan lezen, dus van privé is daar al lang geen sprake meer).
anoniem_329319 wijzigde dit bericht op 19-09-2018 11:16
0.20% gewijzigd
woensdag 19 september 2018 om 11:16
woensdag 19 september 2018 om 11:17
woensdag 19 september 2018 om 11:29
Niet mee eens, het is nl ook wel handig om te zien waar een afspraak plaatsvindt zodat je evt rekening kunt houden met de benodigde reistijd. Ook al zie je of een afspraak extern is, maakt het nogal een verschil of de afstand naar kantoor een half uur is of 2 uur.viva-amber schreef: ↑19-09-2018 11:17Het moet een doelbinding hebben met het werk. Het lijkt mij voldoende dat je kunt zien dat iemand niet beschikbaar is zonder het hoe en waarom.
woensdag 19 september 2018 om 11:31
en dat zet ik er dus gewoon bij. Als de externe afspraak om 14.00 begint. Blok ik van 13.00 tot 14.00 als 'reistijd'
woensdag 19 september 2018 om 11:38
Dat gebeurt bij ons ook inderdaad - lijkt me ook zwaar onhandig om dan tijd 'open' te hebben staan, terwijl die als reistijd gebruikt zou moeten worden. Dan doe je gewoon aan slecht agendamanagement.
Bij ons is het wel zo dat ik over verschillende locaties werk en dat je dus in mijn agenda kunt zien waar ik die dag of dat dagdeel ben. Dan kunnen mensen ook zien dat het niet handig is om een afspraak op locatie B te plannen omdat ik aansluitend een afspraak op locatie A heb.
Gelukkig doet mijn secretaresse het merendeel van mijn agenda, maar ik vind het zelf ook wel belangrijk (en soms ook wel zo praktisch) om het bij te houden.
woensdag 19 september 2018 om 11:40
Haha deze reactie had ik al verwacht
. Ook dit was ooit bij een opdrachtgever als oplossing voorgesteld, maar in de praktijk leek dat niet echt goed te werken en vergaten heel veel collega’s dit. Ik begrijp dat sommige werkgerelateerde afspraken ook niet voor iedereen zichtbaar hoeven te zijn, maar deze kun je dan alsnog op privé zetten. Uiteindelijk is dit ook de oplossing geweest en policy van het desbetreffende bedrijf geworden.
woensdag 19 september 2018 om 12:27
Daar hebben ze een geheimhoudingsplicht voor uitgevonden, dat heeft niks met agendabeheer te maken.Eames6 schreef: ↑19-09-2018 11:13Nooit zo bij stil gestaan, maar ik snap de vraag wel. Voor mezelf maakt het geen klap uit, maar ik heb ook afspraken met externen waarvan het niet wenselijk is dat iedereen weet waarom en wanneer diegene een afspraak met mij heeft.
Stel je werkt bij een advocaat en je wilt iets inplannen in de agenda van je collega en je oog valt erop dat je buurvrouw een afspraak heeft. En die collega is toevallig echtscheidingsadvocaat, dat lijkt me toch gevoelige info.
Trouwens: als je op een advocatenkantoor werkt zie je vaak nog wel spannender dingen dan alleen een afspraak van de buurvrouw in de agenda.
En verder: het is een WERKagenda en alles wat je daar aan privezaken in zet kan dan gezien worden door anderen (nou en) of je maakt er inderdaad een priveafspraak van.
Zullen we proberen het een beetje gezellig te houden?!
woensdag 19 september 2018 om 12:39
Ik vind het nuttig om de afspraken van mijn collega's met wat meer detail te kunnen zien. Iedereen heeft een volle agenda en als je met een paar mensen om de tafel moet kan het knap lastig zijn. Als er ééntje dan twee uur heeft geblokt voor 'werken aan voorstel x' net op het moment dat de anderen wel kunnen, dan kun je die persoon gewoon vragen om dat een uurtje later in te plannen. Meestal kan dat dan ook.
woensdag 19 september 2018 om 12:43
nou, als ik tijd blok voor "werken aan voorstel X", dan heb ik die tijd ook gewoon echt nodighappybaby schreef: ↑19-09-2018 12:39Ik vind het nuttig om de afspraken van mijn collega's met wat meer detail te kunnen zien. Iedereen heeft een volle agenda en als je met een paar mensen om de tafel moet kan het knap lastig zijn. Als er ééntje dan twee uur heeft geblokt voor 'werken aan voorstel x' net op het moment dat de anderen wel kunnen, dan kun je die persoon gewoon vragen om dat een uurtje later in te plannen. Meestal kan dat dan ook.
woensdag 19 september 2018 om 12:48
Dat snap ik, maar als er nog meer blokken van zoveel uur open staan, dan is het vaak mogelijk om het op te schuiven. Als iemand zijn/haar hele dag vol heeft gepland dan gaat het uiteraard niet op.
woensdag 19 september 2018 om 12:55
In de praktijk vallen we hier dan even bij elkaar binnen:
Mag ik vanmiddag ff uurtje in je agenda plannen?
woensdag 19 september 2018 om 13:01
woensdag 19 september 2018 om 16:34
In onze organisatie leefde deze discussie ook. En is het door de directie besloten om het niet te doen (ivm met privacy en de AVG - voor sommige afdelingen met veel klantencontact). Het is ook uitgebreid in de OR besproken en die hebben ook tegen gestemd.
Verzoek kwam vanuit het callcenter omdat zij nooit telefoontjes konden doorschakelen omdat ze de agenda's van collega's niet konden inzien. Ze zagen dus niet of iemand in overleg zat of 2 weken op vakantie was. Ze werken nu met terugbelverzoeken die ze naar een team sturen en dan moet het vandaar uit maar opgepakt worden.
Raar overigens dat jullie ICT afdeling dit bepaald. Zij hebben hier geen enkel belang bij of inspraak in. Het is gewoon een vinkje in de policys die bepaald of een agenda standaard open of dicht staat. Dus het kan gewoon dicht blijven als dat nodig is. Een ICT afdeling hoeft dit dus niet voor de business te bepalen. Dat zou eigenlijk op een hoger niveau bepaald moeten worden. Waarom is dit bij jullie niet zo?
Verzoek kwam vanuit het callcenter omdat zij nooit telefoontjes konden doorschakelen omdat ze de agenda's van collega's niet konden inzien. Ze zagen dus niet of iemand in overleg zat of 2 weken op vakantie was. Ze werken nu met terugbelverzoeken die ze naar een team sturen en dan moet het vandaar uit maar opgepakt worden.
Raar overigens dat jullie ICT afdeling dit bepaald. Zij hebben hier geen enkel belang bij of inspraak in. Het is gewoon een vinkje in de policys die bepaald of een agenda standaard open of dicht staat. Dus het kan gewoon dicht blijven als dat nodig is. Een ICT afdeling hoeft dit dus niet voor de business te bepalen. Dat zou eigenlijk op een hoger niveau bepaald moeten worden. Waarom is dit bij jullie niet zo?
woensdag 19 september 2018 om 16:40
Precies, zo doen wij het hier ook.Pipistrello schreef: ↑19-09-2018 10:43Bij ons heeft iedereen de agenda's open. Meer dan 250 man/vrouw.
En als een afspraak privé is dan wordt die gewoon geblokt met reden 'privé afspraak'.
Diegene weet zelf wel wat het is en een ander kan dan niks zien.
Ik zie het probleem niet.
