Werk & Studie
alle pijlers
Personeelsplanning maken en kloppend krijgen?
vrijdag 11 september 2020 20:57
Bij ons op het werk zijn er regelmatig gaten in het rooster te vinden door personeelstekort vanwege ziekte en vakantie.
Invalkrachten liggen niet voor het oprapen. Het zijn vaak dezelfde mensen die extra komen werken.
Ik ben op zoek naar goede ideeën, waarin we de roosters kloppend kunnen krijgen, met regels waar zowel werkgever als werknemer zich in kan vinden.
Nu wordt er iets te vaak aan ieders wensen voldaan, terwijl het redelijkerwijs eigenlijk niet altijd kan.
Hoe worden bij jullie op het werk de roosters gemaakt?
Welk programma gebruiken jullie? Online roosteren staat ook nog op het verlanglijstje.
Wat zijn de regels qua vrij nemen, invallen, ruilen, zelfroosteren, goedkeuren/afkeuren vrije dagen?
Hebben jullie per dag een "achterwacht" die bij voorbaat standby staat bij onverwachte calamiteiten?
Met bijv als regel: ben je voor 8.00 uur niet gebeld ben je vrij die dag
Kortom alle tips zijn welkom!
Invalkrachten liggen niet voor het oprapen. Het zijn vaak dezelfde mensen die extra komen werken.
Ik ben op zoek naar goede ideeën, waarin we de roosters kloppend kunnen krijgen, met regels waar zowel werkgever als werknemer zich in kan vinden.
Nu wordt er iets te vaak aan ieders wensen voldaan, terwijl het redelijkerwijs eigenlijk niet altijd kan.
Hoe worden bij jullie op het werk de roosters gemaakt?
Welk programma gebruiken jullie? Online roosteren staat ook nog op het verlanglijstje.
Wat zijn de regels qua vrij nemen, invallen, ruilen, zelfroosteren, goedkeuren/afkeuren vrije dagen?
Hebben jullie per dag een "achterwacht" die bij voorbaat standby staat bij onverwachte calamiteiten?
Met bijv als regel: ben je voor 8.00 uur niet gebeld ben je vrij die dag
Kortom alle tips zijn welkom!
vrijdag 11 september 2020 22:00
mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:30Nee, maar het is zo maar een idee.
Ik ben persoonlijk liever een paar dagen per maand achterwacht, dan dat ik om de haverklap mijn bed wordt uitgebeld om aan het werk te gaan.
Hoe vaak komt er iemand op de dag zelf niet opdagen dan? Is het dan vanwege ziekte of omdat ze vrij nemen?
vrijdag 11 september 2020 22:01
We hebben nu geen wachtdagen, dit is zomaar een idee van mij om eventueel voor te stellen.montblanc schreef: ↑11-09-2020 21:43Waarom nemen jullie geen nieuwe roosterplanner in? Iemand die dit zeg maar, kan. Want als jij daar de boel mag gaan reorganiseren, terwijl je er nul ervaring mee hebt, kan ik je op een briefje geven dat er gezeik in het team gaat ontstaan.
Daarnaast vraag ik me oprecht af waarom jullie met wachtdagen werken terwijl het om kantoortijden gaat. Met een x aantal fulltimers en twee studenten/parttimers voor de drukke dagen ben je toch rond lijkt me? Of schat ik het nou zo verkeerd in?
Een planner speciaal aannemen is ook niet haalbaar. Het gaat om een paar uur per maand.
Er staat al langere tijd een vacature uit, maar er komen helaas weinig reacties.
vrijdag 11 september 2020 22:03
mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:01
Er staat al langere tijd een vacature uit, maar er komen helaas weinig reacties.
Ah, dus dat is het probleem. Er is geen overcapaciteit om vrije dagen etc in te vullen.
Als je bezetting bijv minimaal 5 man/vrouw per dag aanwezig is moet je meer dan 5 FTE aan personeel hebben. Anders krijg je het nooit rond zonder overwerk.
vrijdag 11 september 2020 22:03
De laatste maanden is er iedere week onverwacht wel iemand afwezig door ziekte.
En in vakantietijd waren we al onder bezet en de druk op de rest wordt steeds groter.
vrijdag 11 september 2020 22:05
mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:03De laatste maanden is er iedere week onverwacht wel iemand afwezig door ziekte.
En in vakantietijd waren we al onder bezet en de druk op de rest wordt steeds groter.
Dan is het probleem niet het roosteren maar de onderbezetting. Ik zou dit probleem fijn bij de praktijkmanager neerleggen.
vrijdag 11 september 2020 22:07
Als er fte tekort is maar het is niet aan te vullen
Dan zullen de werkzaamheden verminderd moeten worden
Anders op termijn stort je huidige personeel ook in
Bij ons is er ook iets meer fte dan nodig,
Als dat door omstandigheden niet is ( na de covid ellende vloog het ziekteverlof omhoog) dan worden er dus bedden gesloten
Dan zullen de werkzaamheden verminderd moeten worden
Anders op termijn stort je huidige personeel ook in
Bij ons is er ook iets meer fte dan nodig,
Als dat door omstandigheden niet is ( na de covid ellende vloog het ziekteverlof omhoog) dan worden er dus bedden gesloten
vrijdag 11 september 2020 22:08
Wij hebben ook op de standaard werkdagen altijd gaten in het rooster door allerlei omstandigheden....
Ergens gaat er dus iets niet goed en daarom proberen we nu te kijken wat we het beste kunnen doen.
We zijn op zich best een heel leuk team, maar het wringt wel een beetje dat sommigen altijd extra werken en sommigen nooit.
vrijdag 11 september 2020 22:09
Het ligt dus niet aan het rooster, maar aan te weinig personeel. Dan moet er dus beter geworven worden.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:08Wij hebben ook op de standaard werkdagen altijd gaten in het rooster door allerlei omstandigheden....
Ergens gaat er dus iets niet goed en daarom proberen we nu te kijken wat we het beste kunnen doen.
We zijn op zich best een heel leuk team, maar het wringt wel een beetje dat sommigen altijd extra werken en sommigen nooit.
vrijdag 11 september 2020 22:11
Nou dat moet niet zo moeilijk in te vullen zijn.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:20In een medisch centrum werktijden zijn werkdagen van 8.00 -17.00 uur
Wij werken 5 dagen per week plus drie avonden en zaterdag.
Iedereen heeft een gedeelte aan vaste uren dus dat ik elke week hetzelfde plus een aantal flexibele uren voor wanneer er iemand ziek of vrij is.
Plannen doet 1 persoon via een online programma. Roosters zijn 2 weken van te voren klaar.
vrijdag 11 september 2020 22:13
Ja want dan ga je je ergeren aan degene die nooit extra werken, echter dat is onterecht want je kan mensen niet verplichten extra te werken. Ze werken namelijk niet voor niks een bepaald aantal uren per weekmamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:08Wij hebben ook op de standaard werkdagen altijd gaten in het rooster door allerlei omstandigheden....
Ergens gaat er dus iets niet goed en daarom proberen we nu te kijken wat we het beste kunnen doen.
We zijn op zich best een heel leuk team, maar het wringt wel een beetje dat sommigen altijd extra werken en sommigen nooit.
En als je ze onder druk gaat zetten dan gaan ze weg
En dan heb je een nog veel groter probleem
vrijdag 11 september 2020 22:14
Toen ik nog jong was dacht ik ook altijd dat het normaal was om gaten te dichten. Inmiddels ben ik geen Gekkie Henkie meer. Jullie hebben geen rooster probleem, maar te weinig mensen. Dat mag de werkgever oplossen en niet het personeel.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:08
We zijn op zich best een heel leuk team, maar het wringt wel een beetje dat sommigen altijd extra werken en sommigen nooit.
prinses30 wijzigde dit bericht op 11-09-2020 22:14
Reden: typo
Reden: typo
0.34% gewijzigd
vrijdag 11 september 2020 22:16
Wat moet je, vind jij, met je kind / hond / bejaarde moeder doen als ze je weer eens uit je bed bellen ?mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 22:08Wij hebben ook op de standaard werkdagen altijd gaten in het rooster door allerlei omstandigheden....
Ergens gaat er dus iets niet goed en daarom proberen we nu te kijken wat we het beste kunnen doen.
We zijn op zich best een heel leuk team, maar het wringt wel een beetje dat sommigen altijd extra werken en sommigen nooit.
Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet.
vrijdag 11 september 2020 22:20
Met de uren die jullie werken snap ik collega’s die nee zeggen wel: je hebt niet voor niks voor een contract van een bepaald aantal uren gekozen, als ze meer willen werken waren ze wel voor een groter contract gegaan. Dus er moet gewoon meer effort gestoken worden in het vinden van extra personeel. Als jullie de gaten blijven dichten is er dus blijkbaar geen probleem.
vrijdag 11 september 2020 22:21
mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:45We hebben nu allemaal een vast rooster, maar door ziekte, vakantie enz zitten er altijd gaten in het rooster die nu niet of moeilijk worden opgevuld, vaak door dezelfde mensen.
Dan heb je dus te weinig mensen. Het probleem lijkt niet de dagen waarop mensen beschikbaar zijn, maar het aantal weken dat men per jaar beschikbaar is voor werk.
Bij 25 vrije dagen full time is dat inclusief ziekte gemiddeld 46 weken per jaar geloof ik.
Je zou dus kunnen overwegen intern iemand meer fte te geven die flexibel wil zijn, zijn die mensen er niet dan een oproepkracht aannemen oid.
vrijdag 11 september 2020 22:32
Ik maakte het rooster voor 50 man personeel. We hadden een heel ingenieus roosterprogramma, dat in de praktijk nooit werkte. Ik maakte het rooster dus gewoon in excel. Ik had als regel, zoveel mogelijk dezelfde roosters (als in zoveel mogelijk dezelfde dagen vrij elke week), max 2 personen vrij en 1 op vakantie. Vrij vragen ging via een ouderwetse fysieke agenda, waarbij je wist dat als je je naam als derde opschreef, je weinig kans had. Verder heel goed opletten dat men niet zeven dagen aaneen had door eventuele roosterwijzigingen.
First come first serve, en ook een beetje tegemoetkomen aan teamleden die minder vrij vroegen. Als je zoveel mogelijk aan ieders wensen voldoet, dat zijn mensen ook eerder geneigd in te springen wanneer er een zieke is. Rooster ging er een maand van te voren uit. Daar was ik wel een dag mee bezig, om het kloppend te krijgen.
Maar dit is horeca, dus waarschijnlijk/uiteraard
heel anders plannen. Sinds Corona zijn alle tijdelijke contracten niet verlengd, terwijl de gasten wel weer meer komen.
Nu is mijn team nog maar 20 man, roeien we met de riemen die we hebben en wordt het rooster per week uitgestuurd. Niemand klaagt gelukkig vooralsnog. Maar Corona nekt ons volledig, zoals waarschijnlijk in alle branches gebeurt. 2 collega's zitten sinds de her-opening met een burnout thuis. Roosteren is nu dus gewoon kut.
First come first serve, en ook een beetje tegemoetkomen aan teamleden die minder vrij vroegen. Als je zoveel mogelijk aan ieders wensen voldoet, dat zijn mensen ook eerder geneigd in te springen wanneer er een zieke is. Rooster ging er een maand van te voren uit. Daar was ik wel een dag mee bezig, om het kloppend te krijgen.
Maar dit is horeca, dus waarschijnlijk/uiteraard
heel anders plannen. Sinds Corona zijn alle tijdelijke contracten niet verlengd, terwijl de gasten wel weer meer komen.
Nu is mijn team nog maar 20 man, roeien we met de riemen die we hebben en wordt het rooster per week uitgestuurd. Niemand klaagt gelukkig vooralsnog. Maar Corona nekt ons volledig, zoals waarschijnlijk in alle branches gebeurt. 2 collega's zitten sinds de her-opening met een burnout thuis. Roosteren is nu dus gewoon kut.
'It's better to be absolutely ridiculous, than absolutely boring'
vrijdag 11 september 2020 23:16
Zelfde hier alleen met ONS-Nedap. En dat werkt prima.snowy2 schreef: ↑11-09-2020 21:09Ik werk in een verpleeghuis.
Wij mogen één dag in de week als harde wens opgeven, die hoef je sowieso niet te werken. Verder een zachte wens, daar proberen ze rekening mee te houden maar dat lukt niet altijd.
Verder word je gewoon ingepland. Ruilen mag en kan maar alleen met iemand van gelijkwaardig niveau. Als je vrij wil voor een bruiloft of zo, dan vraag je dat ruim van te voren aan. Dokterbezoek etc regel je op je vrije dagen of je ruilt zelf een dienst. Bij calamiteiten lossen we dat binnen het team op, maar dan moet er wel echt iets aan de hand zijn. Vakanties verdelen we, er mag bij mij in het team maximaal 1,8 fte tegelijk op vakantie. We vragen allemaal aan wat we graag willen en kijken dan of dat kan. Bij teveel overlap gaan we schuiven. Als je vorige keer geschoven hebt, krijg je nu 1e keus.
Qua roostersysteem hebben we Ortec, maar dat zou ik je niet aanraden...
vrijdag 11 september 2020 23:27
Goed roosteren is een vak. Dat doe je er niet zo maar even bij.
Naast dat je afhankelijk bent van beleid en cultuur van je werkgever, zit er ook nog een belangrijke HR component aan. Nou zal dat bij een 8-17 rooster voor 5 dagen per week wel meevallen, maar bij bijvoorbeeld continue roosters ligt dat al weer heel anders.
Hoeveel uur per week mag iemand werken? En voor hoeveel weken mag dat?
Hoe vaak mag iemand maximaal oproepbaar zijn?
Hoe veel uur moet iemand per bepaalde periode aaneengesloten vrij zijn?
Etc.....
Heel eerlijk? Ik denk wel te snappen waarom jullie zo veel problemen hebben met het rooster.....
1. het is een vak
2. goed en duidelijk en gedragen beleid is nodig
2. jullie hebben te weinig bezetting (stel je moet 52 weken per jaar met 3 personen tegelijk 5 dagen per week tussen 8 en 17 aanwezig zijn, dan heb je meer personeel nodig dan 52*3*5*9, want je moet rekening houden met ziekte, vrije dagen, pauzes etc.)
Naast dat je afhankelijk bent van beleid en cultuur van je werkgever, zit er ook nog een belangrijke HR component aan. Nou zal dat bij een 8-17 rooster voor 5 dagen per week wel meevallen, maar bij bijvoorbeeld continue roosters ligt dat al weer heel anders.
Hoeveel uur per week mag iemand werken? En voor hoeveel weken mag dat?
Hoe vaak mag iemand maximaal oproepbaar zijn?
Hoe veel uur moet iemand per bepaalde periode aaneengesloten vrij zijn?
Etc.....
Heel eerlijk? Ik denk wel te snappen waarom jullie zo veel problemen hebben met het rooster.....
1. het is een vak
2. goed en duidelijk en gedragen beleid is nodig
2. jullie hebben te weinig bezetting (stel je moet 52 weken per jaar met 3 personen tegelijk 5 dagen per week tussen 8 en 17 aanwezig zijn, dan heb je meer personeel nodig dan 52*3*5*9, want je moet rekening houden met ziekte, vrije dagen, pauzes etc.)
zaterdag 12 september 2020 00:20
Dat is een stuk eenvoudiger plannen dan 24 uurs planning.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:20In een medisch centrum werktijden zijn werkdagen van 8.00 -17.00 uur
Regel één een planner doet het nooit goed, je kunt het niet iedereen naar zijn zin maken, en je bent geen vriendjes.
Als de één dus een k.. dienst moet draaien of terug komen, hou je daar volgende periode mee. En nee is een antwoord.
Als er op die dag al vrij is gegeven dan kun je niet nog meer mensen vrij geven. Waarbij calamiteiten en overlijden een uitzondering zijn.
zaterdag 12 september 2020 00:20
Dat is een stuk eenvoudiger plannen dan 24 uurs planning.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:20In een medisch centrum werktijden zijn werkdagen van 8.00 -17.00 uur
Regel één een planner doet het nooit goed, je kunt het niet iedereen naar zijn zin maken, en je bent geen vriendjes.
Als de één dus een k.. dienst moet draaien of terug komen, hou je daar volgende periode mee. En nee is een antwoord.
Als er op die dag al vrij is gegeven dan kun je niet nog meer mensen vrij geven. Waarbij calamiteiten en overlijden een uitzondering zijn.
zaterdag 12 september 2020 02:12
Je kan wel van alles bedenken maar het is slimmer om de Cao en de wet er eens bij te pakken.mamavanjumili schreef: ↑11-09-2020 21:19Wij hebben dit nu ook niet, maar zou wellicht een idee zijn.
Het zou bij ons dan neerkomen op 2 dagen per maand, waarbij er mijns inziens nog tijd genoeg overblijft om afspraken te plannen.
Daar staat vast wel in vermeld of je onbetaald als achterwacht ingezet kan worden of niet.
Je schrijft dat het heel erg moeilijk is om het rooster rond te krijgen omdat er niet aan invalkrachten te komen is.
Misschien moet Julie organisatie wat meer mensen in dienst nemen.
zaterdag 12 september 2020 06:48
Het is mensen hun goed recht om nee te zeggen, daar kunnen degenen die altijd ja zeggen over vallen maar dat is hun probleem.
Wachtdagen zou ik never nooit mee akkoord gaan, veel te onrustig (vroeger op bed, oppas achter de hand hebben, niks kunnen plannen).
Wij mogen 1 vast dagdeel in de week aanvragen. Vrije dagen moeten ver van tevoren moeten wouden aangevraagd en bij vakanties kijken we hoe het uitkomt en moet er 9 van de 10x geschoven worden. Ruilen mag altijd.
24uurs zorg.
Het probleem bij jou is de formatie en hogerhand lacht zich rot als jullie je in altemaal bochten gaan wringen om het te blijven oplossen dus leg het probleem bij hen neer, jij en je collega's zijn daar niet verantwoordelijk voor.
Wachtdagen zou ik never nooit mee akkoord gaan, veel te onrustig (vroeger op bed, oppas achter de hand hebben, niks kunnen plannen).
Wij mogen 1 vast dagdeel in de week aanvragen. Vrije dagen moeten ver van tevoren moeten wouden aangevraagd en bij vakanties kijken we hoe het uitkomt en moet er 9 van de 10x geschoven worden. Ruilen mag altijd.
24uurs zorg.
Het probleem bij jou is de formatie en hogerhand lacht zich rot als jullie je in altemaal bochten gaan wringen om het te blijven oplossen dus leg het probleem bij hen neer, jij en je collega's zijn daar niet verantwoordelijk voor.
zaterdag 12 september 2020 08:07
Probleem zit hem bij jullie niet in het rooster, maar in de lage bezetting.
Oplossing;
* nieuwe mensen aannemen
* aan huidige mensen vragen of ze meer uren willen werken en dit contractueel ook vastleggen
Je kan niet verwachten van mensen dag ze bij een permanent personeels tekort blijven bijspringen/overwerken. Dat gaat lijden tot meer ziekteverzuim en daar zitten jullie al helemaal niet op te wachten
Oplossing;
* nieuwe mensen aannemen
* aan huidige mensen vragen of ze meer uren willen werken en dit contractueel ook vastleggen
Je kan niet verwachten van mensen dag ze bij een permanent personeels tekort blijven bijspringen/overwerken. Dat gaat lijden tot meer ziekteverzuim en daar zitten jullie al helemaal niet op te wachten
