Werk & Studie
alle pijlers
Rolverwarring functie.
zondag 16 november 2025 om 13:24
Dag allemaal, wie kan mij adviseren?
Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:
Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van bijeenkomsten (klein en groot, tot ±100 personen)
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten voor het primair- en het voortgezet onderwijs
Wat breng jij mee?
• Hbo-denk- en werkniveau
• Snel kunnen schakelen en prioriteiten kunnen stellen
• Een scherp oog voor structuur, planning en details
• Overzicht kunnen houden in de ondersteuning van meerdere projecten tegelijkertijd
• Analytisch vermogen: je filtert hoofd- en bijzaken moeiteloos
• Een proactieve werkhouding
• Assertiviteit: je durft vragen te stellen en je mening te geven
• Ervaring met projectondersteuning
• Uitstekende ICT-vaardigheden
• Klantgericht en je beschikt over sterke sociale en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.
In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur
Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.
Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).
Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?
Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.
Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:
Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van bijeenkomsten (klein en groot, tot ±100 personen)
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten voor het primair- en het voortgezet onderwijs
Wat breng jij mee?
• Hbo-denk- en werkniveau
• Snel kunnen schakelen en prioriteiten kunnen stellen
• Een scherp oog voor structuur, planning en details
• Overzicht kunnen houden in de ondersteuning van meerdere projecten tegelijkertijd
• Analytisch vermogen: je filtert hoofd- en bijzaken moeiteloos
• Een proactieve werkhouding
• Assertiviteit: je durft vragen te stellen en je mening te geven
• Ervaring met projectondersteuning
• Uitstekende ICT-vaardigheden
• Klantgericht en je beschikt over sterke sociale en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.
In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur
Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.
Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).
Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?
Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.
mentosje wijzigde dit bericht op 16-11-2025 13:25
Reden: Taalfout
Reden: Taalfout
0.83% gewijzigd
zondag 16 november 2025 om 13:33
Lastige situatie. En mijn mening heb je wellicht niet zoveel aan. Ik zit in een hoge functie maar ruim ook de vaatwasser uit als hij vol is. Of regel eens een kaartje voor een zieke collega. Maar het is niet structureel alleen mijn verantwoordelijkheid, dat is misschien het verschil.
Ik zou voor jezelf inzichtelijk maken hoeveel tijd dit je kost. Is het incidenteel en doen anderen op de afdeling ook dit soort taken dan zou ik het accepteren. Ben jij de enige die dit soort taken doet en kost het je veel tijd dan zou ik van tevoren goed in kaart brengen om welke taken het gaat. En per taak vervolgens een actieplan maken.
Ik zou voor jezelf inzichtelijk maken hoeveel tijd dit je kost. Is het incidenteel en doen anderen op de afdeling ook dit soort taken dan zou ik het accepteren. Ben jij de enige die dit soort taken doet en kost het je veel tijd dan zou ik van tevoren goed in kaart brengen om welke taken het gaat. En per taak vervolgens een actieplan maken.
zondag 16 november 2025 om 13:36
Deze wedstrijd ga je niet winnen als die andere rollen waarvan jij vindt dat de taken daar horen er niet zijn.
Ik mis dus context in je verhaal: grote organisatie of klein? Plat of hiërarchisch?
Ze geven zelf aan “dat doen we hier zo”. Je mag er ook voor kiezen hen te geloven en je te realiseren dat dit niet de baan voor jou is.
Ik mis dus context in je verhaal: grote organisatie of klein? Plat of hiërarchisch?
Ze geven zelf aan “dat doen we hier zo”. Je mag er ook voor kiezen hen te geloven en je te realiseren dat dit niet de baan voor jou is.
zondag 16 november 2025 om 13:40
Tja, hier is denk ik niet zo zwartwit antwoord op te geven. Op papier heb je gelijk, maar in de werkelijkheid is het wat genuanceerder. Enerzijds wil je niet als boodschappenmeisje gebruikt worden, anderzijds moeten er ook een boel klusjes gebeuren die niet altijd exact tot je functieprofiel horen.
Wie moet die taken doen als jij het niet doet, en is dat in de praktijk ook haalbaar? En doen andere mensen ook wel eens taken die niet precies in hun profiel passen? Ben jij de enige die wel eens wat buiten het profiel moet doen?
Ik zie bv wel eens dat jonge of onervaren werknemers wat erg snel geneigd zijn om hun grenzen te bewaken, tot in het onredelijke. Niet even een doekje over gemorste koffie willen halen, want dat is het werk van de schoonmakers. Niet even bij willen springen aan de balie ook al hebben ze best tijd, want zij zijn aangenomen om een project te doen.
Anderzijds zie ik ook leidinggevenden en organisaties die de nieuwelingen uitbuiten door alle rotklussen op hun bordje te schuiven.
Wie moet die taken doen als jij het niet doet, en is dat in de praktijk ook haalbaar? En doen andere mensen ook wel eens taken die niet precies in hun profiel passen? Ben jij de enige die wel eens wat buiten het profiel moet doen?
Ik zie bv wel eens dat jonge of onervaren werknemers wat erg snel geneigd zijn om hun grenzen te bewaken, tot in het onredelijke. Niet even een doekje over gemorste koffie willen halen, want dat is het werk van de schoonmakers. Niet even bij willen springen aan de balie ook al hebben ze best tijd, want zij zijn aangenomen om een project te doen.
Anderzijds zie ik ook leidinggevenden en organisaties die de nieuwelingen uitbuiten door alle rotklussen op hun bordje te schuiven.
Harba lorifa
zondag 16 november 2025 om 13:40
Ik zou het gesprek insteken vanuit de reden dat je deze taken niet kan/wil doen. Heb je bijvoorbeeld er geen tijd voor/komen andere taken hierdoor in het gedrang? Voel je je niet genoeg uitgedaagd? Heb je het geld niet om boodschappen voor te schieten? Etc.
Ook is de functieomschrijving natuurlijk nogal breed geformuleerd. Een deel van de taken die jij niet bij je rol vindt passen, vallen er in mijn ogen wel onder. Materialen klaarzetten of de catering is onderdeel van bijeenkomsten organiseren en post-its digitaliseren klinkt als een vorm van "input ophalen en verwerken t.b.v. rapportages".
Daarmee wil ik niet zeggen dat je het maar gewoon moet blijven doen, want ik kan me voorstellen dat jij andere verwachtingen had. Wel zou ik proberen te voorkomen dat het een welles-nietes discussie wordt over dit soort voorbeelden.
Ook is de functieomschrijving natuurlijk nogal breed geformuleerd. Een deel van de taken die jij niet bij je rol vindt passen, vallen er in mijn ogen wel onder. Materialen klaarzetten of de catering is onderdeel van bijeenkomsten organiseren en post-its digitaliseren klinkt als een vorm van "input ophalen en verwerken t.b.v. rapportages".
Daarmee wil ik niet zeggen dat je het maar gewoon moet blijven doen, want ik kan me voorstellen dat jij andere verwachtingen had. Wel zou ik proberen te voorkomen dat het een welles-nietes discussie wordt over dit soort voorbeelden.
amaryllis wijzigde dit bericht op 16-11-2025 13:43
2.14% gewijzigd
zondag 16 november 2025 om 13:42
Geen enkele functie bestaat uit enkel de formele zaken.
Ik zou 2 dingen doen, bij tijdgebrek de belangrijke taken voorrang geven en de andere zaken dus laten liggen. En buitengrenzen stellen, dus niet zoveel geld voorschieten bijvoorbeeld.
Blijf in overleg met je leidinggevende. Als de rest erbij hoort is dat ook wat het is, vind je dat vervelend dan beter verder kijken in het kader van 'het bleek niet zoals verwacht'.
Ik zou 2 dingen doen, bij tijdgebrek de belangrijke taken voorrang geven en de andere zaken dus laten liggen. En buitengrenzen stellen, dus niet zoveel geld voorschieten bijvoorbeeld.
Blijf in overleg met je leidinggevende. Als de rest erbij hoort is dat ook wat het is, vind je dat vervelend dan beter verder kijken in het kader van 'het bleek niet zoals verwacht'.
zondag 16 november 2025 om 13:44
Oh en iets anders. Communicatie beoordelen vanaf een scherm is altijd moeilijk, maar je vragen (mn 2 en 3) zijn wel een beetje zo geformuleerd dat het klinkt alsof je een beetje hoog te paard zit. Zo van "ik heb gelijk en zij moeten dat nog leren".
Misschien is dat in werkelijkheid niet zo hoor, maar ik zou niet diezelfde tone of voice gebruiken om het gesprek aan te gaan.
Misschien is dat in werkelijkheid niet zo hoor, maar ik zou niet diezelfde tone of voice gebruiken om het gesprek aan te gaan.
Harba lorifa
zondag 16 november 2025 om 13:48
zondag 16 november 2025 om 13:51
Eens, dat mag een organisatie niet zomaar verwachten. Zeker als het geen incident is, maar er vaker boodschappen of bedankjes nodig zijn.
Ik zou van een medewerker op HBO-niveau echter wel verwachten dat diegene dan niet simpelweg "nee, doe ik niet meer" zegt, maar begrijpt dat ze in dit geval onderdeel is van "ze" en dus actief meedenkt hoe dat voortaan te organiseren: voorschot vragen, betalen met een betaalpas vanuit het bedrijf, bestellen en de factuur laten opsturen, etc. Sterker nog: TO is degene die de bijeenkomsten organiseert volgens haar formele functieomschrijving.
Van daaruit zou ik een gesprek ook insteken: dat je bepaalde taken niet bij je functie vindt passen (en wie het volgens jou wel zou moeten doen) en andere dingen onhandig vindt gaan zoals achteraf post-its overtikken of boodschappen voorschieten (en dan met ideeën komen hoe het beter kan).
amaryllis wijzigde dit bericht op 16-11-2025 13:55
22.32% gewijzigd
zondag 16 november 2025 om 13:54
Belangrijk is om te kijken wie die klussen dan wèl moet doen, als jij ze niet doet. En te zorgen dat diegene dat weet (vanuit zijn functieomschrijving), kan en snapt (dus de taak inhoudelijk kan uitvoeren) en wil (als in tijd hebben en dit bij zijn functie vindt horen). Anders blijven ze op jouw bordje terugkomen.
En bespreek dit met degene die opdrachtgever is van die taken en die er het meeste last van heeft als jij ze niet meer doet. Misschien is dit niet jouw leidinggevende, maar de projectleider zelf.
Je moet een lange adem moeten hebben, zal een kleine reorganisatie teweeg brengen.
En bespreek dit met degene die opdrachtgever is van die taken en die er het meeste last van heeft als jij ze niet meer doet. Misschien is dit niet jouw leidinggevende, maar de projectleider zelf.
Je moet een lange adem moeten hebben, zal een kleine reorganisatie teweeg brengen.
zondag 16 november 2025 om 14:06
zondag 16 november 2025 om 14:16
zondag 16 november 2025 om 14:18
Ik vind best wel een deel van de taken passen bij de functieomschrijving. Geen teamkaartjes enzo natuurlijk.
Maar alle projectgerelateerde taken, zoals bezoek ophalen of materialen klaarzetten, kan je met een beetje goede wil in het profiel teruglezen.
Het klinkt een beetje alsof je je te goed voelt voor 'uitvoerende' taken met je HBO.
Niet elke organisatie kan alle taken uitsplitsen in verschillende functies/personen.
Misschien past een grotere organisatie jou beter, eentje waar ze meerdere functies hebben, en er verschil is tussen projectmedewerker en ‐assistent.
Maar alle projectgerelateerde taken, zoals bezoek ophalen of materialen klaarzetten, kan je met een beetje goede wil in het profiel teruglezen.
Het klinkt een beetje alsof je je te goed voelt voor 'uitvoerende' taken met je HBO.
Niet elke organisatie kan alle taken uitsplitsen in verschillende functies/personen.
Misschien past een grotere organisatie jou beter, eentje waar ze meerdere functies hebben, en er verschil is tussen projectmedewerker en ‐assistent.
toulouse_74 wijzigde dit bericht op 16-11-2025 14:20
0.17% gewijzigd
zondag 16 november 2025 om 14:20
zondag 16 november 2025 om 14:21
Nee, ik voel me niet te goed. Dat interpreteer je verkeerd.toulouse_74 schreef: ↑16-11-2025 14:18Ik vind best wel een deel van de taken passen bij de functieomschrijving. Geen teamkaartjes enzo natuurlijk.
Maar alle projectgerelateerde taken, zoals bezoek ophalen of materialen klaarzetten, kan je met een beetje goede wil in het profiel teruglezen.
Het klinkt een beetje alsof je je te goed voelt voor 'uitvoerende' taken met je HBO.
Niet elke organisatie kan alle taken uitsplitsen in verschillende functies/personen.
Misschien past een grotere organisatie jou beter, eentje waar ze meerdere functies hebben, en er verschil is tussen projectmedewerker en ‐assistent.
zondag 16 november 2025 om 14:21
Ik heb genoeg momenten in mijn leven gekend dat het voorschieten van 10 euro eigenlijk niet lukte, omdat de rekening echt leeg was aan het einde van de maand. En met mij helaas velen. Ik zou als manager hier een structurele oplossing voor willen, omdat het gewoon not done is om medewerkers wat dan ook voor te laten schieten.
zondag 16 november 2025 om 14:21
Mijn punt is dat dit waarschijnlijk wel in je profiel past en dus gewoon je werk is. Zou je er dan willen blijven?Mentosje schreef: ↑16-11-2025 14:20Ik vind het geen enkel probleem om af en toe een klusje te doen wat niet exact ondergebracht is binnen mijn functieprofiel. Ik heb er alleen moeite mee als het structureel wordt. Nu heb ik het gevoel dat ik een aantal functies tegelijk doe en dat zorgt bij mij voor een hoge werkdruk.
zondag 16 november 2025 om 14:22
Ik vind het ook niet niet passen in je profiel, op de boodschappen na.Mentosje schreef: ↑16-11-2025 14:20Ik vind het geen enkel probleem om af en toe een klusje te doen wat niet exact ondergebracht is binnen mijn functieprofiel. Ik heb er alleen moeite mee als het structureel wordt. Nu heb ik het gevoel dat ik een aantal functies tegelijk doe en dat zorgt bij mij voor een hoge werkdruk.
Honey, you should see me in a crown
zondag 16 november 2025 om 14:25
Voor mij zou het geen kwestie van ‘te goed voelen’ zijn, maar meer een kwestie van: ik heb op een functie gesolliciteerd die heel anders ingevuld wordt. Los van het niveau van boodschappen halen voor meetings vind ik dat gewoon vreselijk om te doen, ik bestel niet voor niets altijd alle boodschappen thuis. Als de werkzaamheden anders blijkbaar maar op gelijk niveau, dan zou ik ook gaan klagen als ik die werkzaamheden niks aan vind.toulouse_74 schreef: ↑16-11-2025 14:18Ik vind best wel een deel van de taken passen bij de functieomschrijving. Geen teamkaartjes enzo natuurlijk.
Maar alle projectgerelateerde taken, zoals bezoek ophalen of materialen klaarzetten, kan je met een beetje goede wil in het profiel teruglezen.
Het klinkt een beetje alsof je je te goed voelt voor 'uitvoerende' taken met je HBO.
Niet elke organisatie kan alle taken uitsplitsen in verschillende functies/personen.
Misschien past een grotere organisatie jou beter, eentje waar ze meerdere functies hebben, en er verschil is tussen projectmedewerker en ‐assistent.
Maar ook meer vanuit een managementpositie zou ik het zonde vinden om een hbo’er met bijbehorend salaris in te zetten om dergelijke ondersteunende klussen te doen. En dat is geen kwestie van iemand die zich te goed voelt, maar een kwestie van je FTE verstandig besteden in een bedrijf.
zondag 16 november 2025 om 14:36
De reden is dat mijn voorgangers hetzelfde hadden wat ik nu ook ervaar (andere verwachtingen van de functie) In 3 jaar tijd hebben 4 projectassistenten de revue gepasseerd. En alle 4 zijn ze op een niet leuke manier weggegaan wat ik heb begrepen.Yavanna schreef: ↑16-11-2025 14:06Waarom hebben ze nu gekozen voor een projectmedewerker als functie ipv een projectassistent? Dat zal toch een reden hebben gehad.
Mogelijk helpt het om terug te gaan naar de kern en het doel. Waarom willen ze een projectmedewerker (of is dat eigenlijk niet zo) en geen projectassistent?
zondag 16 november 2025 om 14:39
De "hier ben ik te duur voor" houding. Moet hier speciaal iemand voor worden aangenomen dan? En dat kost geen geld?Solsol schreef: ↑16-11-2025 14:25Voor mij zou het geen kwestie van ‘te goed voelen’ zijn, maar meer een kwestie van: ik heb op een functie gesolliciteerd die heel anders ingevuld wordt. Los van het niveau van boodschappen halen voor meetings vind ik dat gewoon vreselijk om te doen, ik bestel niet voor niets altijd alle boodschappen thuis. Als de werkzaamheden anders blijkbaar maar op gelijk niveau, dan zou ik ook gaan klagen als ik die werkzaamheden niks aan vind.
Maar ook meer vanuit een managementpositie zou ik het zonde vinden om een hbo’er met bijbehorend salaris in te zetten om dergelijke ondersteunende klussen te doen. En dat is geen kwestie van iemand die zich te goed voelt, maar een kwestie van je FTE verstandig besteden in een bedrijf.
Als hbo'er zijnde kun je toch ook wel bedenken dat je die boodschappen even meeneemt als je zelf boodschappen gaat doen, of in de ochtend op weg naar je werk ofzo?
Als je dat niet wil kun je voor de organisatie toch ook online bestellen?
Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn
Al een account? Log dan hier in
