Rolverwarring functie.

Dag allemaal, wie kan mij adviseren?

Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:

Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van bijeenkomsten (klein en groot, tot ±100 personen)
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten voor het primair- en het voortgezet onderwijs

Wat breng jij mee?
• Hbo-denk- en werkniveau
• Snel kunnen schakelen en prioriteiten kunnen stellen
• Een scherp oog voor structuur, planning en details
• Overzicht kunnen houden in de ondersteuning van meerdere projecten tegelijkertijd
• Analytisch vermogen: je filtert hoofd- en bijzaken moeiteloos
• Een proactieve werkhouding
• Assertiviteit: je durft vragen te stellen en je mening te geven
• Ervaring met projectondersteuning
• Uitstekende ICT-vaardigheden
• Klantgericht en je beschikt over sterke sociale en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.

In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur

Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.

Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).

Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?

Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.

ladadieladieda schreef: ↑

16-11-2025 14:44

Kan het zijn dat de mbo’ers die deze functie in het verleden deden te veel bleven hangen in ‘klusjes doen’ en ze juist iemand zochten die het grotere geheel wel overzag en die klusjes gestructureerder aan kan pakken?
Dat ze daarom een hbo’er hebben aangenomen? Omdat die mbo’ers een dag bezig waren met die post-its en het dan enkel een transcriptie was, terwijl jij tegelijk groepeert, waardeert en niet zeurt over onleesbare handschriften?

Zelf heb ik de indruk dat de wederzijdse verwachtingen niet matchte. Nu ik het zelf heb meegemaakt ben ik zelf van mening dat qua werkzaamheden zowel een projectassistent of projectmedewerker de lading niet dekt. Ik denk dat binnen mijn organisatie behoefte is aan een projectcoördinator.

biol schreef: ↑

16-11-2025 14:52

Jij baseert jouw input nu op jouw visie van hoe het hoort en op basis van een functieomschrijving die nooit alle taken kan bevatten.

Ik vind veel van de taken die jij benoemt wel bij die functie horen. Ik vraag me dan ook af welke taken die jij benoemt behoren bij facilitair of hr want die zie ik er niet tussen staan eerlijk gezegd.

Je werk er nog niet zo lang begrijp ik, zou het kunnen zijn dat jij gewoon niet goed hebt doorgevraagd bij je sollicitatiegesprek? Want de taken die jij benoemt horen binnen dit bedrijf dus wel bij jouw functie. Dat jij dat niet vind mag en kan maar een bedrijf gaat niet zijn werkwijze aanpassen omdat er een nieuwe medewerker is die bepaald heeft dat taken niet bij deze functie horen. Zo werkt het niet in de wereld.

Overigens; hoe weet jij zo precies welk niveau jouw voorgangers hadden? Voor mij zit er niet zo heel veel verschil tussen de titel project assistent of project medewerker… en daarbij what’s in a name?

Nee, de taken die ik benoem zijn absoluut niet benoemd bij mijn sollicitatiegesprek. Alleen de taken die benoemd zijn in het functieprofiel. Die waren duidelijk. En ik weet helemaal niet welk niveau mijn voorgangers hadden. Hoe kom je tot die conclusie? Ik weet alleen dat ze andere, lager ingeschaalde functie hadden die een (nog meer) uitvoerend karakter hadden. Ik zeg ook nergens dat ik maar vind dat het bedrijf hun werkwijze maar moet aanpassen.

Solsol schreef: ↑

16-11-2025 14:56

TO geeft geen info over de grootte van het bedrijf maar ik ging er in mijn reactie niet vanuit dat ze bij een superklein familiebedrijf werkt en er niemand met een andere functie is die dit zou kunnen doen. Als dat wel het geval is en er moet speciaal iemand voor aangenomen worden of iedereen is hbo’er, ja dan kan TO het idd doen dan….maar dan zou ik me als manager nog eens achter mn oren krabben over welke functies je hebt rondlopen en wat die mensen kosten.

Het is een middelgrote organisatie. Er werken rond de 500 mensen. Dus er is een HR afdeling, een secretariaat, een front-office etc. Dus het is geen klein bedrijfje waar het misschien wat logischer is dat je wat extra taken erbij doet. Nou ja, ik ga het volgende week met mijn leidinggevende over hebben met wat onderbouwingen. En dan vragen hoe hij het ziet.