Rolverwarring functie.

Mentosje zondag 16 november 2025 om 13:24

Dag allemaal, wie kan mij adviseren?

Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:

Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van evenementen (klein en groot
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten.

Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.

In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur

Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.

Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).

Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?

Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.

mentosje wijzigde dit bericht op 16-11-2025 19:25

10.33% gewijzigd

Fantasy zondag 16 november 2025 om 16:39

merano schreef: ↑
16-11-2025 16:33
Als ik naar de functiebeschrijving kijk, dan zie ik eigenlijk meer een MBO of MBO+ functie.

En alleen m.b.t. het voorschieten heeft TO volgens mij een punt.
Wat betreft de overige klussen: ook al zijn ze niet expliciet benoemd dan vallen ze wel zo'n beetje onder "spin in het web" en "klantgericht".

Het is al een tijdje zo dat de meeste werkgevers ondersteunende functies zien als HBO-functies. Of zelfs WO. In dit geval zie ik er ook geen HBO in, maar meer een secretaressefunctie. Hoewel secretaressefuncties ook weer MBO of HBO kunnen zijn.

Enfin, ik heb nooit diploma's behaald, toch heb ik leiding gegeven aan een bestuurssecretariaat van een Hogeschool. En, God verhoede, ik zorgde ervoor dat jarigen een cadeautje kregen. Die ik meestal zelf ging halen ook. Het is me allemaal wat.

Deck mich zu mit Zärtlichkeiten

Fantasy zondag 16 november 2025 om 16:44

Koffiezetapparaat schreef: ↑
16-11-2025 16:38
Het functieprofiel is natuurlijk een kader, maar de werkplek bepaalt uiteindelijk de details en precieze invulling. In veel functies is het heel normaal dat je naast je hoofdtaken ook neventaken oppakt. Waar ligt voor jou precies het probleem? Voelt het als te veel, of word je onvoldoende uitgedaagd?

Dat schrijft ze nergens.

Uit de OP:
Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.

2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?

Het lijkt me duidelijk dat TO zich a) te goed voelt om deze taken te doen (want zij hoeft dat niet met haar HBO), en b) alleen taken wil doen die bij haar "officiele functie-inhoud" horen. Tja.

Deck mich zu mit Zärtlichkeiten

Xantileppe zondag 16 november 2025 om 17:12

En dat voorschieten moet ik ook. Ik heb met LG afgesproken dat ik direct een tikkie stuur die direct betaald moet worden. Daarnaast heb ik onze werkomgeving afspraken gemaakt dat ik lokaal op factuur kan bestellen. En ik heb accounts aangemaakt voor bijvoorbeeld kaartjes versturen, zodat ik dat soort ongein niet hoef voor te schieten. Onze inkoopafdeling vindt dat iets van omdat ze graag controle willen over het aantal leveranciers, maar ik wil graag controle over mijn eigen portemonnee, dus daar heb ik lak aan.

Lady*Voldemort zondag 16 november 2025 om 17:14

Fantasy schreef: ↑
16-11-2025 16:44

Het lijkt me duidelijk dat TO zich a) te goed voelt om deze taken te doen (want zij hoeft dat niet met haar HBO), en b) alleen taken wil doen die bij haar "officiele functie-inhoud" horen. Tja.

Ja ik proef dat ook wel een beetje uit de OP, dat TO iets of wat gepreoccupeerd is door het HBO-niveau van haar functie.

Graftak!

Xantileppe zondag 16 november 2025 om 17:29

Lady*Voldemort schreef: ↑
16-11-2025 17:14
Ja ik proef dat ook wel een beetje uit de OP, dat TO iets of wat gepreoccupeerd is door het HBO-niveau van haar functie.

Ik ben het hier niet helemaal mee eens…dat ligt ook aan het gesprek en wat je is voorgespiegeld. Als dit al de 5e persoon is die niet blij is met de uiteindelijke invulling dan gaat er wel iets mis.

Xantileppe zondag 16 november 2025 om 17:30

Lady*Voldemort schreef: ↑
16-11-2025 17:14
Ja ik proef dat ook wel een beetje uit de OP, dat TO iets of wat gepreoccupeerd is door het HBO-niveau van haar functie.

Ik ben het hier niet helemaal mee eens…dat ligt ook aan het gesprek en wat je is voorgespiegeld. Als dit al de 5e persoon is die niet blij is met de uiteindelijke invulling dan gaat er wel iets mis.

Lady*Voldemort zondag 16 november 2025 om 17:46

Xantileppe schreef: ↑
16-11-2025 17:30
Ik ben het hier niet helemaal mee eens…dat ligt ook aan het gesprek en wat je is voorgespiegeld. Als dit al de 5e persoon is die niet blij is met de uiteindelijke invulling dan gaat er wel iets mis.

TO heeft wel degelijk heel veel drukte gemaakt over het MBO-niveau van haar voorgangers, in de OP.

Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s.

Graftak!

Xantileppe zondag 16 november 2025 om 18:01

Lady*Voldemort schreef: ↑
16-11-2025 17:46
TO heeft wel degelijk heel veel drukte gemaakt over het MBO-niveau van haar voorgangers, in de OP.

Ah…overheen gelezen. Het is ook een mbo functie in mijn optiek. En wat heerlijk dat je voorgangers hands on waren.

Bontebok zondag 16 november 2025 om 18:03

Ik vind er niks geks aan. Wat je doet past binnen het profiel. Komt me over dat je jezelf te goed voelt voor dit soort dingen, maar ja, het zijn dingen die wel gedaan moeten worden.

Fantasy zondag 16 november 2025 om 18:09

Xantileppe schreef: ↑
16-11-2025 18:01
Ah…overheen gelezen. Het is ook een mbo functie in mijn optiek. En wat heerlijk dat je voorgangers hands on waren.

Moet je ook zijn binnen zo'n functie, maakt het werk extra leuk vond ik altijd.

Deck mich zu mit Zärtlichkeiten

canis-felis zondag 16 november 2025 om 19:06

Ik vind het ook meer een mbo(+)-functie als ik het zo lees. Ik had dan tijdens de sollicitatie gevraagd naar de verdeling van taken in de functie om te weten te komen waar het hbo-aspect zit. Ik krijg de indruk dat ze de functie aantrekkelijker hebben maken zonder dat de functieinhoud van projectassistent noemenswaardig veranderde.

Geef de liefde verdomme een keer een kans en niet de logica

Merel90 zondag 16 november 2025 om 19:11

Ik ben niet zo bekend met die rollen, enige wat ik zou weigeren is die boodschappen voorschieten. Ook al is het maar een paar euro, ik zou dat gedoe vinden, geef gewoon een pinpas. Zelf doe ik ook veel werk wat iedereen zou kunnen doen. Als de werkdruk te hoog wordt zou ik eerder aankaarten dat er wellicht nog iemand bij moet omdat je al die taken niet alleen kunt doen.
En verder zou ik het wel een afknapper vinden als een manager letterlijk zou zeggen dat het nu eenmaal zo gaat in dit bedrijf. Dat vind ik geen prettige manier van communiceren.

Courage zondag 16 november 2025 om 19:17

Mentosje; je hebt een PB.

Mentosje zondag 16 november 2025 om 19:22

Koffiezetapparaat schreef: ↑
16-11-2025 16:38
Het functieprofiel is natuurlijk een kader, maar de werkplek bepaalt uiteindelijk de details en precieze invulling. In veel functies is het heel normaal dat je naast je hoofdtaken ook neventaken oppakt. Waar ligt voor jou precies het probleem? Voelt het als te veel, of word je onvoldoende uitgedaagd?

Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

Xantileppe zondag 16 november 2025 om 19:50

Mentosje schreef: ↑
16-11-2025 19:22
Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

Dan is dat je ingang voor een gesprek met je leidinggevende en daarbij ook aangeven dat je juist energie krijgt van al die andere zaken waar je niet aan toe komt.

rosanna08 zondag 16 november 2025 om 19:52

Mentosje schreef: ↑
16-11-2025 19:22
Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

en als je nou hiermee begonnen was, had je al heel veel bruikbare tips gekregen.

I was born in the sign of water, and it's there that I feel my best

Laura1992 zondag 16 november 2025 om 19:53

Mentosje schreef: ↑
16-11-2025 19:22
Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

Dan zou ik daarop insteken. Teveel taken in te weinig tijd. Kan ik misschien ontlast worden?

justagirly zondag 16 november 2025 om 19:55

rosanna08 schreef: ↑
16-11-2025 19:52
en als je nou hiermee begonnen was, had je al heel veel bruikbare tips gekregen.

Haha, ja! Dat denk ik ook!

gonniegijsje zondag 16 november 2025 om 21:33

Mentosje schreef: ↑
16-11-2025 19:22
Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

Dat vraagt om prioriteiten stellen, dit overleggen met je leidinggevende en kijken of jullie overeen komen.

Bontebok maandag 17 november 2025 om 07:58

Je moet dan prioriteren. Overleg met je leidinggevende.

Amaryllis maandag 17 november 2025 om 09:25

Mentosje schreef: ↑
16-11-2025 19:22
Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.

Dat lijkt me een goede insteek voor het gesprek: het is teveel. Ken je de indeling van taken in belangrijk en/of urgent? Boodschappen doen of tafels sjouwen is urgent (want moet nú), maar (voor jouw functie) misschien niet het meest belangrijk. Daardoor kom je niet toe aan niet-urgente, maar wel belangrijke zaken zoals het draaiboek of de notulen.

Kan het ook deels komen doordat je er net werkt? Je wist bijvoorbeeld niet dat jij het eten&drinken moet regelen, dus werd het last-minute werk ten koste van iets anders. Je weet het nu wel, dus kun je het in het vervolg anders organiseren (uitbesteden, laten bezorgen, de dag ervoor halen, etc).

gonniegijsje schreef: ↑
16-11-2025 21:33
Dat vraagt om prioriteiten stellen, dit overleggen met je leidinggevende en kijken of jullie overeen komen.

Zo zou ik het ook aanpakken. Niet beginnen over je HBO-niveau, maar wél aangeven dat je teveel werk hebt en belangrijke dingen blijven liggen ten koste van algemene klusjes. Je hebt volgens mij een goed beeld van wat belangrijk is, dus dat zou ik aan de leidinggevende voorleggen én aangeven wat je vanuit hem/haar nodig hebt bij de prioriteiten ook prioriteit geven. Hulp bij het plannen van je werkzaamheden? Steun van je leidinggevende om te (durven/kunnen) zeggen "Nee sorry, ik heb geen tijd om tafels te tillen, deze notulen moeten vandaag echt af." Bevestiging dat je werk goed genoeg is, ook al voelt het alsof je het maar half doet? Een project minder?

ladadieladieda maandag 17 november 2025 om 09:36

Toch goed dat je het topic geopend hebt, Mentosje. Want al pingpongend met ons krijg je wel helder wat precies het probleem is, en eerder bleef je hangen in je functieomschrijving, waar je uiteraard niks aan hebt.
Ik denk trouwens dat veel mensen zich herkennen in blijven hangen bij de urgente zaken en maar niet toekomen aan de belangrijke zaken.
Voor een hoop klusjes moet je een voorstel doen bij je LG: lunch regel ik voortaan zo, boodschappen bestel ik daar, geef me een pinpas waar ik bij vaste leveranciers tot €X per periode zonder tussenkomst mag bestellen. Ik maak een hallmark account aan waar ik alles in zet. Ik zou blij zijn met zo’n doortastende assistent/medewerker/coordinator.

Actieve topics