Werk & Studie
alle pijlers
Rolverwarring functie.
zondag 16 november 2025 om 13:24
Dag allemaal, wie kan mij adviseren?
Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:
Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van evenementen (klein en groot
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten.
Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.
In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur
Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.
Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).
Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?
Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.
Ik werk sinds enkele maanden als projectmedewerker (hbo-niveau).
Mijn functieprofiel is duidelijk: ik ondersteun projecten door structuur, projectadministratie, planning, notuleren, CRM, en het organiseren van bijeenkomsten. Dit is een gedeelte van het functieprofiel:
Als projectmedewerker ben jij de spil in de organisatie. Jij zorgt dat projecten, overleggen en bijeenkomsten goed voorbereid, soepel uitgevoerd en netjes afgerond worden. Je denkt mee, stelt scherpe vragen en houdt het overzicht.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder meer uit:
• Het opzetten van een systeem voor projectadministratie en projectplanning
• Structuur aanbrengen in processen en documenten
• Organiseren van evenementen (klein en groot
• Ondersteunen bij vergaderingen, agendabeheer en planning
• Input ophalen en verwerken ten behoeve van rapportages en verantwoordingen
• Administratieve taken, CRM-beheer en voorraadbeheer
• Ondersteunen bij specifieke projecten.
Mijn voorgangers waren projectassistenten (mbo-niveau) en deden vanuit loyaliteit en weinig werkervaring veel uitvoerend werk en losse klusjes voor projectleiders en andere collega’s. Die informele werkwijze is nooit gecorrigeerd, waardoor nu het beeld is ontstaan dat dit “bij de rol hoort” en voor verwarring zorgt bij collega’s. Ook merk je duidelijk binnen de afdeling het verschil in hiërarchie, mijn functie is een soort afvoerputje voor niet duidelijk belegde klusjes.
In de praktijk krijg ik nu structureel taken die niet in mijn functieprofiel passen, zoals:
– uitvoerend werk bij trainingen die door projectleiders worden gegeven (materialen klaarzetten)
- boodschappen doen (bv snacks kopen voor trainingen die gegeven worden door projectleiders. Omdat er geen procedure is qua budget wordt er verwacht dat ik alles voorschiet en later declareer. Mijn voorgangers schoten soms aankopen voor van honderden euro’s.
– communicatiewerk (stickers, drukwerk, etiketten)
– inhoudsverwerking van trainingen (post-its uitwerken)
– afspraken plannen voor projectleiders en bezoek ophalen
– facilitair werk (werkplekinventarisatie en optimalisering)
– teamzorgtaken (kaartjes, attenties)
– taken iov van een interim communicatieadviseur
Hierdoor ontstaat een mismatch tussen mijn formele hbo-functieprofiel en wat mijn leidinggevende, collega’s en projectleiders gewend zijn van mijn voorgangers.
Mijn leidinggevende benoemt het als “teamtaken” of “zo doen we dat hier”, terwijl de taken feitelijk behoren tot andere rollen (communicatie, facilitair, projectleiding, HR).
Mijn vragen zijn:
1. Hoe maak ik deze rolverwarring bespreekbaar zonder dat het wordt gezien als ‘werkweigering’ of ‘niet collegiaal’ of als moeilijk doen?
2. Wat is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende in het corrigeren van historisch gegroeide taakverdeling uit een lager functieniveau?
3. Hoe leg ik uit dat (vrijwillige) taken van voorgangers geen officiële functie-inhoud vormen?
4. Hoe ga ik om met het spanningsveld tussen “cultuur/gewoonte” en mijn formele functieprofiel?
Alle adviezen of ervaringen zijn welkom — ik wil dit professioneel en constructief bespreken.
mentosje wijzigde dit bericht op 16-11-2025 19:25
10.33% gewijzigd
maandag 17 november 2025 om 18:33
Ik vind deze mening dan weer echt zwart-wit overkomen. Ik kan mij bijvoorbeeld voorstellen dat TO geen HBO studie heeft gedaan om later boodschappen te doen voor een bedrijf. Dat is natuurlijk de situatie platslaan maar vergroot wel uit waar de ontevredenheid van TO zit.
Ik kan me voorstellen dat het bedrijf het altijd zo heeft gedaan en niet duidelijk heeft waar het mogelijk beter thuis zou horen, betekent niet dat TO dan maar alle ballen hoog moet houden.
En ja, als bedrijf vasthoudt aan alle werkzaamheden waarbij TO het gevoel blijft houden alles maar half te kunnen doen dan kan ze altijd weer verder kijken.
maandag 17 november 2025 om 22:10
Ik gooi de knuppel maar in het hoenderhok: maar zijn sommige hbo-opleidingen het predicaat wel waard? Lijdt opleidingenland niet een beetje aan diploma-inflatie? Zijn sommige mbo-opleidingen geen hbo geworden om onze diploma-honger naar ‘hoger is beter’ te stillen? Zetten werkgevers misschien hbo-vacatures uit omdat mbo’ers niet te vinden zijn?
maandag 17 november 2025 om 22:12
En dit vooral. Je blijft je toch niet verliezen in klusjes doen als je die kunt stroomlijnen en beter kunt regelen? Dat kost je een half jaar leuren om toestemming en budget, maar dan is het toch geregeld? Hbo’er zijn betekent ook dat je je LG van repliek kunt dienen en staat voor een betere oplossing.
dinsdag 18 november 2025 om 04:46
Dan moet ze een andere baan zoeken.Yavanna schreef: ↑17-11-2025 18:33Ik vind deze mening dan weer echt zwart-wit overkomen. Ik kan mij bijvoorbeeld voorstellen dat TO geen HBO studie heeft gedaan om later boodschappen te doen voor een bedrijf. Dat is natuurlijk de situatie platslaan maar vergroot wel uit waar de ontevredenheid van TO zit.
Ik kan me voorstellen dat het bedrijf het altijd zo heeft gedaan en niet duidelijk heeft waar het mogelijk beter thuis zou horen, betekent niet dat TO dan maar alle ballen hoog moet houden.
En ja, als bedrijf vasthoudt aan alle werkzaamheden waarbij TO het gevoel blijft houden alles maar half te kunnen doen dan kan ze altijd weer verder kijken.
dinsdag 18 november 2025 om 08:34
TO geeft aan dat de functie op hbo-niveau is.Yavanna schreef: ↑17-11-2025 18:33Ik vind deze mening dan weer echt zwart-wit overkomen. Ik kan mij bijvoorbeeld voorstellen dat TO geen HBO studie heeft gedaan om later boodschappen te doen voor een bedrijf. Dat is natuurlijk de situatie platslaan maar vergroot wel uit waar de ontevredenheid van TO zit.
Maar niet dat ze een hbo-opleiding heeft gedaan. TO heeft veel topics over werksituaties gepost en heeft vooral een secretariële achtergrond. En sommige instanties noemen bepaalde opleidingen ook hbo, terwijl het een een- of tweejarige opleiding betreft.
dinsdag 18 november 2025 om 08:54
Je gaat ook geen HBO-opleiding doen om de vaatwasser uit te ruimen, toch hebben de meeste organisaties daar geen aparte mensen voor. Ik heb WO gedaan, maar ik was mijn eigen mokken (en die van gasten) af, sta zelf met tafels te slepen als ik een andere opstelling in een zaaltje wil, ben 9 van de 10 keer zelf degene die post-its overtikt en ben regelmatig de notulist in vergaderingen. Niks hiervan staat in mijn functieomschrijving en het is zeker niet de reden dat ik dit werk ben gaan doen.Yavanna schreef: ↑17-11-2025 18:33Ik vind deze mening dan weer echt zwart-wit overkomen. Ik kan mij bijvoorbeeld voorstellen dat TO geen HBO studie heeft gedaan om later boodschappen te doen voor een bedrijf. Dat is natuurlijk de situatie platslaan maar vergroot wel uit waar de ontevredenheid van TO zit.
Ik kan me voorstellen dat het bedrijf het altijd zo heeft gedaan en niet duidelijk heeft waar het mogelijk beter thuis zou horen, betekent niet dat TO dan maar alle ballen hoog moet houden.
En ja, als bedrijf vasthoudt aan alle werkzaamheden waarbij TO het gevoel blijft houden alles maar half te kunnen doen dan kan ze altijd weer verder kijken.
Het punt is: geen enkele baan is 100% leuk of elke minuut van de dag inhoudelijk op het scherpst van de snede. De vraag is of de baan onderaan de streep leuk genoeg is.
dinsdag 18 november 2025 om 09:20
Ik zou dus wel overleggen met je leidinggevende over wat voor een prioritering als meest wenselijk wordt gezien voor de organisatie en of daar nog aanvullend werkafspraken voor gemaakt moeten worden.Mentosje schreef: ↑16-11-2025 19:22Het is gewoon teveel werk. Het lijkt wel of ik 4 functies heb en de taken die mij voorgespiegeld zijn daaronder lijden. In praktijk moet ik zes projectleiders ondersteunen. Het uitwerken van notulen blijft bijvoorbeeld liggen omdat ik boodschappen moest doen en bureaus gesjouwd moesten worden. Ik moest vorige week een draaiboek klaar hebben voor een project maar dat blijft liggen omdat ik een spoedklus stapel post-its (via foto’s) moest uitwerken. In opdracht van een externe communicatie-adviseur moest ik een kort communicatieplan schrijven waardoor het schrijven van een projectplan blijft liggen. En zo kan ik nog wel veel meer voorbeelden noemen. Er is gewoon heel veel structureel uitvoerend werk en dat het in de praktijk zoveel en structureel zou zijn valt me gewoon tegen. Ik heb het gevoel alles maar half te doen.
Als bijvoorbeeld iedereen gewend is lastminute aan te kloppen ben je inderdaad een soort afvoerputje. Die spoedklus klinkt wel een beetje zo, want er komen toch niet onverwachts ergens post-its vandaan?
Maar ik zie ook wel kansen om je huidige taken te gebruiken voor taken die meer in je functieprofiel staan: neem met projectleiders door welke projecten er lopen en wat de planning daarvan is. Zo te lezen hangt dat voor een groot deel samen met de taken die je nu ad hoc in je schoot geworpen krijgt. En van daaruit zou je wat meer naar een systeem voor projectplanning kunnen werken.
dinsdag 18 november 2025 om 09:57
hier ben ik het mee eens. ik kan alles waarvan jij aangeeft dat je vindt dat het er niet bij hoort plaatsen in een taak van je profiel. maar niet het voorschieten.vivapimpelmees schreef: ↑16-11-2025 13:33Een aantal taken die jij beschrijft horen m.i. bij het organiseren en afronden van bijeenkomsten.
Op je strepen gaan staan betreffende het voorschieten van boodschappen en het plannen van afspraken voor anderen en bezoekers ophalen.
welk niveau je erbij zet maakt mij niet zoveel uit, je hebt een uitvoerende functie en bijvoorbeeld bij organiseren hoort dus ook zorgen dat dingen gekocht worden. dat doe je zelf als daar niemand voor in het bedrijf is zoals een facilitair medewerker bijvoorbeeld.
ik zie dus alleen een ding bij het voorschieten. laat ze maar een projectpas voor je regelen met een max. budget erop ofzo
En doooooor!
dinsdag 18 november 2025 om 10:03
Dit zou inderdaad heel goed kunnen. Dat is wel onderdeel van het HBO verhaal en in mijn ogen de enige reden om dat niveau zo te benadrukken. het blijft een uitvoerende/faciliterende functie, maar van HBO mag je verwachten dat ze ook naar het proces kijken en dat optimaliseren.ladadieladieda schreef: ↑16-11-2025 14:44Kan het zijn dat de mbo’ers die deze functie in het verleden deden te veel bleven hangen in ‘klusjes doen’ en ze juist iemand zochten die het grotere geheel wel overzag en die klusjes gestructureerder aan kan pakken?
Dat ze daarom een hbo’er hebben aangenomen? Omdat die mbo’ers een dag bezig waren met die post-its en het dan enkel een transcriptie was, terwijl jij tegelijk groepeert, waardeert en niet zeurt over onleesbare handschriften?
En doooooor!
dinsdag 18 november 2025 om 15:56
Dat wilde ik ook net schrijven. Ik heb ook geen WO opleiding gedaan om de vriezer te ontdooien, maar toch doe ik dat ook gewoon. Want ik ben er misschien te duur voorAmaryllis schreef: ↑18-11-2025 08:54Je gaat ook geen HBO-opleiding doen om de vaatwasser uit te ruimen, toch hebben de meeste organisaties daar geen aparte mensen voor. Ik heb WO gedaan, maar ik was mijn eigen mokken (en die van gasten) af, sta zelf met tafels te slepen als ik een andere opstelling in een zaaltje wil, ben 9 van de 10 keer zelf degene die post-its overtikt en ben regelmatig de notulist in vergaderingen. Niks hiervan staat in mijn functieomschrijving en het is zeker niet de reden dat ik dit werk ben gaan doen.
Het punt is: geen enkele baan is 100% leuk of elke minuut van de dag inhoudelijk op het scherpst van de snede. De vraag is of de baan onderaan de streep leuk genoeg is.
, maar iemand aannemen om het te doen náást mij is nog duurder. Ik vul ook zelf het printerpapier bij als het op is als ik wil printen en haal de vaatwasser leeg als hij klaar is. Dat zijn niemands expliciete taken, maar gewoon de klusjes die je er met zijn allen bij neemt. Toen ik de OP las dacht ik ook: ‘weer zo iemand die alleen taken ‘op haar niveau’ wil doen, daarbij vergetend dat er nou eenmaal ook stomme uitvoerende dingen bij horen. ‘Een meeting organiseren’ betekent niet alleen mensen uitnodigen en een agenda opstellen, maar soms ook tafels anders neer zetten ja.
dinsdag 18 november 2025 om 16:04
Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn
Al een account? Log dan hier in
