Werk & Studie alle pijlers

hoofdpijn project... en -collega

30-06-2011 09:24 30 berichten
Alle reacties Link kopieren
Ik werk in een grote rijksorganisatie, met veel projecten die zich over meerdere onderdelen van de organisatie uitstrekken, en ook veel overlap hebben met soortgelijke projecten. Een van mijn projecten is een zogenaamd hoofdpijn dossier, het heeft nooit gelopen en meerdere mensen hebben zich er op stuk gebeten. Het is lastig samenwerking tussen de verschillende onderdelen te bewerkstelligen, en het kernteam is eigenlijk geen team. Gister kwam de mail van mijn projectleider dat hij, door dit project, overspennan thuis zit en niet meer terug komt. Er zitten te weinig mensen op, er is te weinig geld...



Maar het grootste probleem is en van mijn collega's inhoudelijk is ze ontzettend goed, maar ze kan de balans tussen inhoud en proces niet vinden. Als zij niet tevreden is over een stuk gaat het gerust 3 maanden (!) Te laat de deur uit omdat ze nog wat wil aanpassen. Ze is daarop niet aanspreekbaar, laat zich niet aansturen... Ze is een tijd zelf projectleider geweest maar is er weer afhehaald om de reden dat ze zich dus alleen om de inhoud bekommerde en het proces liet voor wat het was. Ze legt op alle inhoudelijke slakken zout en wil van een compromis niets weten. Gevolg, ruzie met opdrachtnemers en -gevers, te late stukken, verstoorde verhoudingen. Ze beloofd beterschap, vanalles belooft ze, maar ze doet niks anders dan eerst. Het is zelfs geploft met haar afdelingshoofd, toen is ze van afdwkling gewisseld...



En nu ben ik dus boos. Ik vind het heel erg dat onze projectleider hier zoveel last van had dat hij nu overspannen thuis zit. En ik weet niet wat ik moet doen om dit te helpen oplossen. Het liefst zou ik haar er ip aanspreken, maar dat heeft in het verleden geen resultaat gehad. Ik denk ook niet dat zij uit het project zal stappen of er af gehaald zal worden, dus we moeten het werkbaar maken. Maar hoe? Iemand een heldere ingeving?
Overleg met de opdrachtgever? Wie betaalt bepaalt.
Alle reacties Link kopieren
Wacht even, ik mis even wie de "ze/haar" is in het verhaal? Wat is haar rol?
Alle reacties Link kopieren
Opschalen? Dossier opbouwen? Knelpunten noteren en haar de lijst voorleggen? Haar direct aanspreken als ze het gedrag vertoont? Kijken of ze alleen een inhoudelijke taak kan krijgen en de eindverantwoordelijkheid over deadlines bij haar wegnemen? Haar naar een plaats op de achtergrpnd manouvreren?
Alle reacties Link kopieren
Ah ik zie waar het mis gaat... Ik kan niks wijzigen, maar ik bedoel dus 1 van mijn collega's, ipv en van mijn collega's. Er is een e te weinig.



Ze heeft al alleen inhoudelijke taken, maar geeft de stukken gewoon niet af. Omdat ik ze niet kan schrijven zijn we daarin van haar afhankelijk, en ze levert ze gewoon niet op. Deadlines komen en gaan, we bellen mailen schrijven maar ze doet gewoon haar zin. En qua inhoud heeft ze ook echt helemaal gelijk. Dat zet ze in als machtsmiddel, dat het natuurlijk wel goed moet zijn. Ze kan niet voor een 6, 7, of 8 gaan, het moet en zal een 10 zijn...
Hoe bedoel je dat ze zich niet laat aanspreken? Er moet toch iemand zijn die haar aanstuurt? Is er geen leidinggevende meer nu de projectleider overspannen thuis zit? Je kunt toch zeggen dat je niet verder kunt zolang zij de stukken niet afgeeft?
Alle reacties Link kopieren
Met de vorige leidinggevende is het door dit soort zaken zover geescaleerd dat ze van afdeling is gewisseld... Ik weet gewoon echt niet meer wat ik moet doen. Als je zegt dat je de stukken nodig hebt krijg je doodleuk te horen dat andere dingen prioriteit hebben en ze nog niet klaar is en dat het heel belangrijk is dat ze nog artikel x leest voor ze de boel uitstuurt. Een bombardement aan inhoudelijke zaken...
Alle reacties Link kopieren
Oh zo, nu snap ik het.

Heeft de projectleider een projectplanning gemaakt? Zaten daar ook duidelijke "milestones" of oplevermomenten in en wie voor wat verantwoordelijk is? Is die vervolgens besproken met opdrachtgever en met het team? Leek die toen realistisch (ook door die collega) en is dat afgekaart? Waarom is het niet gelukt binnen de gestelde tijd, iets waarvan ook collega blijkbaar dacht dat het zou lukken? Welke acties zijn er ondernomen toen bleek dat het niet binnen de gehaalde tijd gehaald zou worden? Waarom bepaalt zij terwijl zij niet de projectleider is? Heeft de projectleider geen mandaat gekregen? Kunnen jullie de kennis ook elders halen, of zij cruciaal in het project?

Gaat het alleen op dit punt mis? (de reden die PL geeft lijkt breder te liggen dan alleen de situatie met je collega)

Zomaar even wat vragen



Wat is jouw rol eigenlijk: jij bent denk ik ook teamlid he?
Alle reacties Link kopieren
quote:allis schreef op 30 juni 2011 @ 09:40:

Ah ik zie waar het mis gaat... Ik kan niks wijzigen, maar ik bedoel dus 1 van mijn collega's, ipv en van mijn collega's. Er is een e te weinig.



Ze heeft al alleen inhoudelijke taken, maar geeft de stukken gewoon niet af. Omdat ik ze niet kan schrijven zijn we daarin van haar afhankelijk, en ze levert ze gewoon niet op. Deadlines komen en gaan, we bellen mailen schrijven maar ze doet gewoon haar zin. En qua inhoud heeft ze ook echt helemaal gelijk. Dat zet ze in als machtsmiddel, dat het natuurlijk wel goed moet zijn. Ze kan niet voor een 6, 7, of 8 gaan, het moet en zal een 10 zijn...



Sorry hoor, maar als de deadline wordt gemist dan meldt je dit aan haar leidingevende, als de tweede deadline wordt gemist dan meldt je aan haar leidinggevende dat je wilt dat iemand anders haar rol in het project over gaat nemen. Daarbij zet je haar netjes in de CC.

Er is maar 1 optie en dat is blijven escaleren naar haar baas, tot je binnen het project geen last meer van haar hebt, maar daarbij is het wel belangrijk dat je eerlijk en open naar haar communiceert. Dus: "Collega, aangezien je de deadline mist en dit veel gevolgen heeft voor de voortgang van het project voel ik mij genoodzaakt dit met je leidinggevende te bespreken".
Als jij inderdaad ook teamlid bent en dus hiërarchisch gezien op hetzelfde niveau staat als zij, kun je niets anders doen dan het aankaarten bij het afdelingshoofd. Als dat geen effect heeft, moet je het loslaten, hoe moeilijk het ook is. Het heeft geen zin als jij je er boos over maakt als je er niets aan kunt veranderen. Dat is verspilde energie. Maar ik snap je frustraties helemaal.
Alle reacties Link kopieren
Het probleem is, denk ik, dat we geen goede vervanging voor haar hebben. We zijn allemaal specialisten, en als we haar niet meer in jet project hebben dan moeten we het werk uitbesteden. Ik ben daar zelf inmiddels wel voor, maar daar moet dan wel weer geld voor geregeld worden...



Ik reageer later weer, nu eerst aan de vergadering. Ander project, gelukkig.



Ik ga inderdaad maar wat sneller escaleren, zit niks anders op.



En ik ben idd ook teamlid
Alle reacties Link kopieren
lijkt mij overheid dit
Alle reacties Link kopieren
Als jij een opdracht krijgt, waarbij je van haar input afhankelijk bent, kun je al aangeven aan leidinggevende dat je hier een probleem voorziet, namelijk dat huppeldepup vaak de deadline niet haalt. In een werkoverleg kun je dat ook aangeven. Het zal geen nieuws voor haar zijn. Verzin gezamenlijk een oplossing voor dit probleem.
Alle reacties Link kopieren
Rieltje, het is idd overheid, en hoewel ik veel andere projecten heb die wel prima lopen, is het in zoverre van belang dat het idd lastiger is iemand uit een functie/prject te knikkeren.
Alle reacties Link kopieren
Tja je projectleider is hier verantwoordelijk voor. Ik vind het vreemd dat hij haar werk (nu de bottleneck - al heb ik de indruk dat er wel meer niet goed zit) niet beter monitort als het daar steeds mis gaat en daar actie op onderneemt. Het is van den gekke om het uit te besteden terwijl zij daar zit en aan het project is toegewezen. Daar zou echt steviger op ingezet moeten worden. Als het niet lukt, moet (in samenspraak met haar leidinggevende) gekeken worden waarom niet. Heeft ze teveel projecten? Is ze te perfectionistisch? etc. Vervolgens moet zij geholpen worden om hier wat aan te doen: een ander project laten vallen, een cursus, een training, extra handjes, leren plannen, weet ik het.. En daar moeten dan ook duidelijke afspraken over gemaakt worden, die ook weer gemonitort moeten worden. (Van haar kant moet ze trouwens ook duidelijk aangeven wanneer iets niet lukt of ze hulp nodig heeft en ook steeds bij besprekingen van de projectplanning haar woordje doen zodat de verwachtingen in het project ook helder zijn en blijven. Als iets niet lukt moet ze aangeven wanneer dan wel, etc etc.)

Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om dit te signaleren, er actie op te ondernemen en als niks werkt of er niet meegewerkt wordt dit ook te escaleren: het is ZIJN project die hierdoor mislukt.



Elke keer als zij niet oplevert naar jou toe, zou ik simpelweg stellen naar je projectleider (en haar) dat X niet heeft opgeleverd op de geplande datum en dat dit betekent dat jij niet op tijd zal kunnen opleveren (en de projectplanning dus vertraging zal oplopen). Ik vind dit niet eens escaleren; dit is gewoon jouw verantwoordelijkheid nemen in open, heldere communicatie over de projectvoortgang en jouw werkzaamheden daarin.



Ik ben verder wel benieuwd naar je antwoorden van straks, want het zou fijn zijn als 1 en ander straks soepeler zou kunnen verlopen. (Niet dat ik de illusie heb dat wij het hier zo 123 oplossen )
Alle reacties Link kopieren
Mmm lastig - mijn vriend werkt for een NGO en als ik daar zie hoe incompetentie word beloont kan ik een beetje beter begrijpen in wat voorn pakket je zit.



Want de kans dat ze gewoon er uitgeknikkerd word, wat in de private sector allang gedaan was, laten we eerlijk zijn, is klein.



Inderdaad in elk geval jezelf indekken - en elke dag dat je een deadline mist - hetzelfde mailtje naar je superior sturen - Ik kan rapport ABC nog niet presenteren want ik wach op de input can Collega X. Zodra ik deze ontvangen heb zal ik bla bla bla.



Ow en nog 1 ding - het is natuurlijk niet de schuld van jouw horrer collega dat iemand overspannen thuis zit. Dat is toch echt de organisatie structuur die dit allemaal toe laat.



In elk geval veel succes!
Alle reacties Link kopieren
quote:allis schreef op 30 juni 2011 @ 10:07:

Het probleem is, denk ik, dat we geen goede vervanging voor haar hebben. We zijn allemaal specialisten, en als we haar niet meer in jet project hebben dan moeten we het werk uitbesteden. Ik ben daar zelf inmiddels wel voor, maar daar moet dan wel weer geld voor geregeld worden...



En ik ben idd ook teamlidVolgens mij zijn dit valkuilen. Vervanging voor niet functionerende teamleden, het al dan niet uitbesteden van projecten en zeker budget zijn niet jouw verantwoordelijkheden als teamlid. Leg die verantwoordelijkheden daar waar ze horen (leidinggevende van niet-functionerend teamlid en/of opdrachtgever project). Wat je nu doet - knelpunten die boven je macht liggen, zelf proberen op te lossen - kost jou je werkplezier en mogelijk je nachtrust en meer. Maar je ontneemt daarmee ook de opdrachtgever de mogelijkheid zijn/haar werk goed te doen; je houdt informatie die voor hen van belang is, bij ze weg.
Alle reacties Link kopieren
Oh we hebben wel degelijk opgeschaald, alle afdelingshoofden weten er van. Ik vind ook niet dat het aan mij is om dit op te lossen, maar ik ondervind er wel hinder van... En ik zit volgene week weer met haar om tafel. Ik wil voorkomen dat het tussen ons ook escaleert, dat zpu de boel alleen maar erger maken. Ik denk dat ik een gesprek aanvraag met het afdelingshoofd waar dit project onder valt. Sowieso om te bekijken hoe nu verder zonder projectleider, en misschien is er ruimte om wat zaken bespreekbaar te maken.



Zo, pauze van vergadering is ergens nuttig voor
Alle reacties Link kopieren
quote:Primabella schreef op 30 juni 2011 @ 10:24:

Elke keer als zij niet oplevert naar jou toe, zou ik simpelweg stellen naar je projectleider (en haar) dat X niet heeft opgeleverd op de geplande datum en dat dit betekent dat jij niet op tijd zal kunnen opleveren (en de projectplanning dus vertraging zal oplopen). Ik vind dit niet eens escaleren; dit is gewoon jouw verantwoordelijkheid nemen in open, heldere communicatie over de projectvoortgang en jouw werkzaamheden daarin.

Escaleren is toch gewoon een probleem singaleren, dit niet op het huidige hierarchische niveau opgelost krijgen en daarom contact opnemen met iemand hoger in de boom om het wel opgelost te krijgen?
Alle reacties Link kopieren
Ik kreeg het idee dat jij de plaatsvervangende projectleider was. Als je dat niet bent dan zijn bovengenoemde problemen niet jouw problemen om op te lossen.



Je zegt dat je volgende week met haar om tafel zit, volgens mij kun je niets anders dan, vragen of ze het af heeft, als ze bevestigd dit bespreken en als ze ontkent zeggen dat je geen keus hebt dan dit op te nemen met de projectleider en haar leidinggevende.
quote:allis schreef op 30 juni 2011 @ 11:09:

Ik denk dat ik een gesprek aanvraag met het afdelingshoofd waar dit project onder valt. Sowieso om te bekijken hoe nu verder zonder projectleider, en misschien is er ruimte om wat zaken bespreekbaar te maken.Lijkt me een uitstekend idee. En in jouw plaats zou ik sowieso de ruimte innemen om dit specifieke punt bespreekbaar te maken. Ik zou dat dan brengen zoals in je OP, dus benoemen dat ze belangrijke kwaliteiten bezit maar door haar vertragingen het proces frustreert waardoor jij je werk niet kunt doen.
Alle reacties Link kopieren
Er zijn idd 2 soorten escaleren de boel ploft, of je zoekt het hogerop.
Alle reacties Link kopieren
quote:Kaaaaaaaatje schreef op 30 juni 2011 @ 11:24:

Escaleren is toch gewoon een probleem singaleren, dit niet op het huidige hierarchische niveau opgelost krijgen en daarom contact opnemen met iemand hoger in de boom om het wel opgelost te krijgen?

Ik begrijp wat je bedoelt, maar ik vind dit meer normale (team)communicatie over projectvoortgang ipv een probleem mbt functioneren die je maar niet opgelost krijgt, dus ik zou het niet zo noemen.

Ik was het grotendeels eens met je post, al zou ik zelf niet schrijven: "ik ben genoodzaakt met je leidinggevende bespreken". Ik zou niet naar de leidinggevende gaan maar naar de projectleider (volgens mij is lg geen pl toch? maar ik denk dat jij ook pl bedoelt) gaan en dan niet het functioneren van X bespreken, maar gewoon aangeven dat volgens het projectplan dit en dat nu opgeleverd zou zijn, dat dit niet het geval is, en ik daardoor mijn planning niet haal. En dat vanwege die en die werkzaamheden, ik denk dat ik dan en dan (pas) kan opleveren. Haar functioneren verder is mijn pakkie aan dan niet.
Alle reacties Link kopieren
quote:Primabella schreef op 30 juni 2011 @ 12:50:

[...]



Ik begrijp wat je bedoelt, maar ik vind dit meer normale (team)communicatie over projectvoortgang ipv een probleem mbt functioneren die je maar niet opgelost krijgt, dus ik zou het niet zo noemen.

Ik was het grotendeels eens met je post, al zou ik zelf niet schrijven: "ik ben genoodzaakt met je leidinggevende bespreken". Ik zou niet naar de leidinggevende gaan maar naar de projectleider (volgens mij is lg geen pl toch? maar ik denk dat jij ook pl bedoelt) gaan en dan niet het functioneren van X bespreken, maar gewoon aangeven dat volgens het projectplan dit en dat nu opgeleverd zou zijn, dat dit niet het geval is, en ik daardoor mijn planning niet haal. En dat vanwege die en die werkzaamheden, ik denk dat ik dan en dan (pas) kan opleveren. Haar functioneren verder is mijn pakkie aan dan niet.



Voor mijn gevoel wordt dit binnen projecten gewoon escaleren genoemd. En voor mijn gevoel is dit ook een normale manier van communiceren.



Verder ben ik het wel met je eens, al wil ik benadrukken dat ik het belangrijk vind dat je de "slecht functionerende collega" verteld dat je naar de PL zal gaan. Gewoon omdat je dat soort dingen niet opeens op je bord wil krijgen.



(ik bedoelde inderdaad PL, maar omdat ik ook het idee had dat TO zelf PL was is naar de LG gaan dan logisch).
Alle reacties Link kopieren
Ik ben geen pl, die is zojuist opgestapt, maandag zullen we ws horen hoe nu verder. Er is helaas geen vervangende pl in zoverre dat dit dan terugvalt op de leidinggevende. Maar dit is inhoudelijk natuurlijk niet afdoende. Ik gok dat we de vakantieperiode zonder pl doormoeten. Het is al een tijdje een zooi wat betreft mensen en geld, en de situatie met die collega maakt het llemaal nog een beetje erger.

Dit is een oud topic. Het topic is daarom gesloten.
Maak een nieuw topic aan om verder praten over dit onderwerp.

Terug naar boven